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Sync 2021

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Dietrich Rordorf edited this page Jun 24, 2021 · 20 revisions

24. Juni 2021

Formalia

  • Sync Meeting fand statt von 19:30-20:50 auf: https://meet.jit.si/base1Hack
  • Anwesend: Damaris, Jutta, Sabrina, Roland, Didi
  • Entschuldigt: Patrick, Dario

Diskussionpunkte

  • Entscheid für das Datum: 11 & 12. September 2021

  • Entscheid für die Location:

    • Launchlabs im Gundeli, Basel (wird an dem WE doch frei sein - ein Glücksfall).
    • Es hat an der Location genug Platz, 2 Räume im Holz-Hochgeschoss, eine Rasenfläche ganz oben, ein Raum neben der Küche und die Hauptbühne.
    • Insgesamt Platz für 6 - 8 Teams, genaue Kapazität müssen wir noch abklären.
    • Jutta sagt noch offiziell per E-Mail zu mit Kopie an den Vorstand.
    • Besichtigung am Freitag, 2. Juli 2021 um 16:15 Uhr, Treffpunkt Eingang Launchlabs (auf dem gundeldingerfeld)

  • Logo ist auf dem OneDrive, auch ein Q&A für Sponsoren und weitere Unterlagen aus der Vergangenheit. Wir können möglichst viel wiederverwenden.

  • Sponsoring: in der Vergangenheit gab es drei Abstufungen, von 1000 CHF über 3500 CHF bis 5000 CHF

    • Hauptsponsoren (5K, Super Mario) max. 2
    • Sponsoren (3.5K, Zelda) max. 5
    • Nebensponsor (1K, Tetris) unbeschränkt
    • Abstufung der Leistung gem. Tabelle in Rohfassung der Präsi von Damaris
    • Naming der Sponsoren (z.B. Giga-Sponsor, Mega-Sponsor, Kilo-Sponsor oder auch Small, Medium, Large)?
    • klare Abstufung und möglichst klare Kommunikation, was die Pakete beinhalten (Sponsoren könnten sich absprechen, auch Verwässerung von Hauptsponsoren wäre schade)
    • Pre-Events nicht sehr realistisch dieses Jahr, da Hack bereits am 11/12.09 stattfindet, und die Firmen müssten den Pre-Event noch in den August "reindrücken". Wir können das anders ausdeutschen, damit auch die Möglichkeit besteht, einen Post-Event nach dem BH zu haben.
    • Baloise: für wir können Matthias anfragen, auf wen wir da am besten zugehen.
    • Sponsoring-Leads und verantwortliche Person gem. Board auf ClickUp

  • Website:

    • Website Code hier zu finden https://github.com/BaselHack/www.baselhack.ch
    • Offene Punkte für Sebastian als Issues eintragen
    • Zugangsdaten zu Social Media und Mailchimp
    • Kanäle sollten gepflegt werden, wir können diese Arbeit teilen (alle ein bisschen die Kanäle verfolgen)
    • LinkedIn Gruppe wohl verloren (kein Kontakt mehr zu Oliver)

  • Profile auf Website kann jeder selber pflegen, Sabrina gib die Logins durch

  • E-Mails:

  • Save the date E-Mail:

    • sobald Jutta die Location bestätigt hat, können wir das "Save the date" E-Mail rauslassen
    • mit kurzer Intro von uns allen aus dem Vorstand und Beweggründe

10. Juni 2021

Formalia

  • Sync Meeting fand statt von 19:00-20:30 auf: https://meet.jit.si/base1Hack
  • Anwesend: Damaris, Dietrich, Jutta, Patrick, Roland, Sabrina
  • Abwesend: Dario

Diskussion diverser Varianten (nur physisch, nur digital, eher physisch mit digital als backup, beides, ganz auslassen)

  • Konsens: Phsyisches Event wäre am besten - es besteht aber weiterhin Ungewissheit bzgl. Präsenzevents im November 2021. ("Je später im Herbst, desto riskanter")
    • Idee (verworfen): Gemeinsam mit den Sponsoren einen 'distributed Online-Hackathon' als Backup zum Präsenzevent konzipieren
    • Idee (verworfen): Notfalls BaselHack auf Frühling 2022 verschieben
    • Idee: BaselHack auf September 2021 vorverlegen
  • Konsens: es wäre wichtig den Sponsoren eine präzise Kommunikation zukommen zu lassen.

Herausforderungen beim Online-Event

  • Teamfindung / "Forming" zu Beginn des Hacks
  • Sponsoren für Online-Event gewinnen: Warum sollten Sponsoren unser Online-Event unterstützen? Was können wir Sponsoren bieten?
  • Schwierig Personen für Teilnahme an einem Online-Event am Wochenende zu motivieren

Sponsoring

  • Vorteile / Benefits für Sponsoren
    • Profitieren von einem Online-Event ohne Organisationsaufwand für den Sponsor
    • Marketing & Employer Branding
  • Ideen
    • Satellitenevents on premise beim Sponsor (z.B. Firmenpräsentation/Apero/1-2 Technologien als Inspiration vorstellen)
    • Sponsoren können MA an BaselHack entsenden, welche eingesetzte Technologien am BaselHack pitchen (ggf. Teilnahme der MA am Hack)
    • "Food-Sponsoring": Unternehmen können eine/mehrere Mahlzeiten sponsoren
    • "Location-Sponsoring"
  • Notfall-Plan, falls wir nicht ausreichend Sponsoren finden:
    • "Selbst Kochen" od. einzelne Mahlzeiten (z.B. Frühstück) ausfallen lassen / Selbstversorgung

📅 Termin für BaselHack 2021

Weekend 11.-12.09.2021 (+ Fr 10.09. zur Vorbereitung)

📍 Location

  1. LaunchLabs?
  2. ImpactHub?
  3. FHNW?

Protokoll Mitgliederversammlung 2021?

Keine Anpassungswünsche am Protokoll.

Diverses

  • Baselhack ist ein Ideenzünder, ein Schlüsselmoment zum Start von etwas, die Lösung eines Problems.
  • BaselHack ist ein offenes Event sein: jeder Sponsor darf teilnehmen, keine Vorgaben für Gruppengrössen.
  • Jutta & Sabrina haben einen Termin mit Sebastian bzgl. der BaselHack-Website am Montag 14.06.2021
  • Verdankung / Geschenk für ehemalige Vorstandsmitglieder am BaselHack

🚧 Tasks

  • Erstellen eines Sponsoring-Flyers (Vorlagen aus Vorjahren vorhanden)
  • Erstellen einer Liste / Trello mit potentiellen Sponsoren ("Wer hat den Kontakt? Wer fragt nach?")
  • Jutta fragt bei LaunchLabs an (Anzahl Personen, Konditionen, Verfügbarkeit)
  • Sabrina fragt bei ImpactHub an (Anzahl Personen, Konditionen, Verfügbarkeit)
  • Patrick prüft Zugang zur Dateiablage auf Teams / Onedrive
  • Jutta lädt Patrick zu GoogleDrive ein
  • Didi macht einen Google Docs Entwurf zum Sponsoring-Angebot

https://www.baselhack.ch

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