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Sync 2021

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Dietrich Rordorf edited this page Aug 12, 2021 · 20 revisions

12. August 2021

  • Sync Meeting fand statt von 19:00-20:30 auf: https://meet.jit.si/base1Hack
  • Anwesend: Sabrina, Damaris, Didi, Roland
  • Entschuldigt: Dario, Patrick

Quick Update / Warm-Up

Roland: hat bei IWF Werbung gemacht, jemand hat sich angemeldet. Mailbox: 50 Nachrichten, 1/3 müsste man abarbeiten (z.B. Korrespondenzen).

Damaris: Besprechung mit Jutta mit ELCA HR Abteilung (Thema: Anzahl Teilnehmer*innen, 30 wären für gewisse Sponsoren zu wenig). Geht noch zur HF ICT.

Sabrina: Posts auf Social Media, evtl. jetzt auch Posts zu internen Sachen (z.B. Jury Mitglieder, Sponsoren, etc.). CAB hat Versprochen, dass da auch gew. Mitarbeiter*innen teilnehmen.

Didi: nochmals alle Hochschulen angeschrieben, DHWB Lörrach, FMS, alle kantonalen und privaten Gymnasien in Basel-Stadt sowie Umgebung. Bisher keine Rückmeldung.

Themen

Anmeldung: wir wollen bis am 22. August 30 Anmeldungen haben. Sonst müssen wir am 23. August einen Strich ziehen und entscheiden, ob wir um einige Monate in den Frühling verschieben.

E-Mail Inbox: jemand muss der/die Verantwortlicher sein (Lead für die Mailbox) Didi macht Anfragen von potentiellen Teilnehmerinnen; Sabrina schaut sich die potentiellen Partner an.

Cold Calling: mit GitHub nach Entwickler*innen in Basel Regio suchen und via LinkedIn anschreiben.

Newsletter: unbedingt nochmals Newsletter rauslassen am Montag oder Dienstag, da doch viele im Urlaub waren.

Jutta scheint doch raus zu sein (Anfrage auf Website in "Alumni" aufgeführt zu werden). Sie hat aber immer wieder Anfragen vom Vorstand bearbeitet. Die Ambiguität (mit dabei oder doch nicht mit dabei) wird zunehmend als Belastung wahrgenommen. Didi sucht nochmals das Gespräch mit Jutta. Damaris und Sabrina hatten beide Kontakt mit Jutta in den letzten Wochen.

Jury

Fix dabei:

  • Thomas Brenzikofer
  • Michael Nussbaumer

Weitere Optionen:

  • evtl. Conradin Cramer anfragen, oder Sebastian Kölliker
  • wir können in WhatsApp brainstormen: jede*r schreibt 1-2 Namen rein
  • Priska Burkhard anfragen (Didi) wegen Jury-Mitglied: wir wollen unbedingt auch 1-2 Frauen in der Jury

[Update: Didi hat am 12.08.2021 Priska Burkhard und Sebastian Kölliker angefragt]

Abstimmung:

  • Jury: 1, 2, 3 Platz Ranking (anstatt Kategorien)
  • Abstimmungsapp für alle Teilnehmer
  • Jury gibt Punkte von 1-10 nach div. Kriterien (Vorlage für Ranking?)
  • kurze Jury-Sitzung im Anschluss, Teilnehmer-Voting wird von Jury mitberücksichtigt
  • Jury kommt nach 10-15 Minuten aus der Beratung raus und verkündet die Gewinner für 1., 2., und 3. Platz

Ideen / Varia

  • Credit Points für BaselHack Teilnahme. (vlt. für nächstes Jahr im Hinterkopf behalten)
  • Partner-Posts auf LinkedIn nochmals liken und teilen (gegenseitig im Vorstand liken und teilen)
  • Startup Academy: Preissponsoring für 1. bis 3. Plat Coaching / Mentoring
  • Didi postet noch alle Parner Logos + BaselArea + Women in Tech + Innovation Basel
  • Journalisten BaZ anschreiben, Didi schreibt mal die Redaktion an

Helfer / Operations am Event

  • Aufbau & Abbau: Roland, Didi
  • Einlass: am Samstag und Sonntag morgens zwei Personen, Rest vom WE ein Schild mit Tel-Nummern von Vorstand
  • Jonas Jatsch wird noch helfen, Valentino (Mitglied) s.w. auch helfen, Matthias Cullman hatte auch mal Hilfe angeboten

29. Juli 2021

Formalia

  • Sync Meeting fand statt von 19:00-20:20 auf: https://meet.jit.si/base1Hack
  • Anwesend: Sabrina, Damaris, Didi, Patrick
  • Entschuldigt: Roland, Dario, Jutta

Themen, Beschlüsse & Aufgaben

  • Damaris fragt Michael Nussbaumer als Jury-Mitglied an.
  • Didi fragt Schulen in DE und FR an.
  • Didi positioniert Partnerlogos kommen auf Startseite des BaselHacks.
  • Thomas Brenzikofer fragte uns, ob er den Health-Hack beim BaselHack vorstellen darf. Wir werden ihm dies ermöglichen und fragen ihn als Jury-Mitglied an.
  • Für die Teilnahme am BaselHack 2021 ist ein Covid-Zertifikat (ausgestellt in CH od. EU) erforderlich.
  • Patrick fragt bei der Markthalle für Catering an (2-3 Stände).
  • Patrick bereitet kurzen Text für Newsletter vor; Sabrina wird Newsletter asap versenden.
  • Wir werden eine neue Partnerschaft mit Women in Tech eingehen.
  • Damaris weist Sponsoren auf Möglichkeit hin, GiveAways vor Ort zu positionieren. Wir werden daher seitens BaselHack keine bedruckten Notizblöcke/Stifte für Teilnehmer organisieren.

14. Juli 2021

Formalia

Themen

  • COVID: GD Basel-Stadt hat BaselHack einschlägig als Veranstaltung eingestuft, wir brauchen Schutzkonzept. Streitfrage mit oder ohne Zertifikat: prüfen wir am Morgen an der Reception und dafür wenig Restriktionen das ganze WE, oder ohne Zertifikat und dafür Maskenpflicht, Abstand und 2/3-Belegung. Stichwort: "Diskriminierung": egal wie wir uns entscheiden, werden wir diskriminieren. Entweder (durch Zertifikat) der Leute, welche sich nicht testen lassen wollen; oder wir haben laxes Regime (ohne Zertifikat, aber Maskenpflicht) und möglicherweise diskriminieren wir so Leute, welche Krank (z.B. Autoimmunerkrankung, Adipositas) sind und auf einen stringenten Schutz angewiesen wären. Als Veranstalter sind wir für die Umsetzung der Schutzmassmasnahmen verantwortlich (Zertifikat / Identitätskontrolle am Einlass bzw. Maskenpflicht). Wir sollten uns beide Optionen möglichst offen halten, in der Kommunikation können wir im moment einfach auf die BAG-Regeln verweisen. Es ist möglich, dass sich die Regeln noch ändern bis im September und wir können uns möglicherweise durch Aufschub den Entscheid ersparen.

Gemäss Patrick ist testen auch in gewissen Apotheken möglich und Zertifikat wird per E-Mail zugestellt.

  • Social Media Konzept, Uni / FHNW anschreiben --> mit Jutta abklären wegen aufteilung
  • Jutta anrufen --> Didi und danach Rückmeldung in den WhatsApp Chat
  • Sebastian Fix anschreiben wegen "Register" Button auf Homepage --> Didi schreibt ihn an, Register Button soll direkt auf Eventfrog verlinken
  • Freigabe für Kommunikation an Sabrina -> wegen ankündigung auf Social Media und in Email Newsletter, Sabrina macht noch Grafiken bereit für die Komm

Event:

  • Catering Mittagessen / Abendessen frühzeitig anfragen (2 Wochen vor Event ist zu kurzfristig)
  • früher hatten wir mal Pizza von Dieci Pizza
  • Getränkelieferant (Lieferung am Freitag, Abholung wieder am Montag), Roland könnte am Freitag Nachmittag entgegennehmen

24. Juni 2021

Formalia

  • Sync Meeting fand statt von 19:30-20:50 auf: https://meet.jit.si/base1Hack
  • Anwesend: Damaris, Jutta, Sabrina, Roland, Didi
  • Entschuldigt: Patrick, Dario

Diskussionpunkte

  • Entscheid für das Datum: 11 & 12. September 2021

  • Entscheid für die Location:

    • Launchlabs im Gundeli, Basel (wird an dem WE doch frei sein - ein Glücksfall).
    • Es hat an der Location genug Platz, 2 Räume im Holz-Hochgeschoss, eine Rasenfläche ganz oben, ein Raum neben der Küche und die Hauptbühne.
    • Insgesamt Platz für 6 - 8 Teams, genaue Kapazität müssen wir noch abklären.
    • Jutta sagt noch offiziell per E-Mail zu mit Kopie an den Vorstand.
    • Besichtigung am Freitag, 2. Juli 2021 um 16:15 Uhr, Treffpunkt Eingang Launchlabs (auf dem gundeldingerfeld)

  • Logo ist auf dem OneDrive, auch ein Q&A für Sponsoren und weitere Unterlagen aus der Vergangenheit. Wir können möglichst viel wiederverwenden.

  • Sponsoring: in der Vergangenheit gab es drei Abstufungen, von 1000 CHF über 3500 CHF bis 5000 CHF

    • Hauptsponsoren (5K, Super Mario) max. 2
    • Sponsoren (3.5K, Zelda) max. 5
    • Nebensponsor (1K, Tetris) unbeschränkt
    • Abstufung der Leistung gem. Tabelle in Rohfassung der Präsi von Damaris
    • Naming der Sponsoren (z.B. Giga-Sponsor, Mega-Sponsor, Kilo-Sponsor oder auch Small, Medium, Large)?
    • klare Abstufung und möglichst klare Kommunikation, was die Pakete beinhalten (Sponsoren könnten sich absprechen, auch Verwässerung von Hauptsponsoren wäre schade)
    • Pre-Events nicht sehr realistisch dieses Jahr, da Hack bereits am 11/12.09 stattfindet, und die Firmen müssten den Pre-Event noch in den August "reindrücken". Wir können das anders ausdeutschen, damit auch die Möglichkeit besteht, einen Post-Event nach dem BH zu haben.
    • Baloise: für wir können Matthias anfragen, auf wen wir da am besten zugehen.
    • Sponsoring-Leads und verantwortliche Person gem. Board auf ClickUp

  • Website:

    • Website Code hier zu finden https://github.com/BaselHack/www.baselhack.ch
    • Offene Punkte für Sebastian als Issues eintragen
    • Zugangsdaten zu Social Media und Mailchimp
    • Kanäle sollten gepflegt werden, wir können diese Arbeit teilen (alle ein bisschen die Kanäle verfolgen)
    • LinkedIn Gruppe wohl verloren (kein Kontakt mehr zu Oliver)
    • Redesign im Dark-Mode (evtl. ein Thema für nach dem diesjährigen Hack da nur noch 2 Monate?)

  • Profile auf Website kann jeder selber pflegen, Sabrina gib die Logins durch

  • E-Mails:

  • Save the date E-Mail:

    • sobald Jutta die Location bestätigt hat, können wir das "Save the date" E-Mail rauslassen
    • mit kurzer Intro von uns allen aus dem Vorstand und Beweggründe

10. Juni 2021

Formalia

  • Sync Meeting fand statt von 19:00-20:30 auf: https://meet.jit.si/base1Hack
  • Anwesend: Damaris, Dietrich, Jutta, Patrick, Roland, Sabrina
  • Abwesend: Dario

Diskussion diverser Varianten (nur physisch, nur digital, eher physisch mit digital als backup, beides, ganz auslassen)

  • Konsens: Phsyisches Event wäre am besten - es besteht aber weiterhin Ungewissheit bzgl. Präsenzevents im November 2021. ("Je später im Herbst, desto riskanter")
    • Idee (verworfen): Gemeinsam mit den Sponsoren einen 'distributed Online-Hackathon' als Backup zum Präsenzevent konzipieren
    • Idee (verworfen): Notfalls BaselHack auf Frühling 2022 verschieben
    • Idee: BaselHack auf September 2021 vorverlegen
  • Konsens: es wäre wichtig den Sponsoren eine präzise Kommunikation zukommen zu lassen.

Herausforderungen beim Online-Event

  • Teamfindung / "Forming" zu Beginn des Hacks
  • Sponsoren für Online-Event gewinnen: Warum sollten Sponsoren unser Online-Event unterstützen? Was können wir Sponsoren bieten?
  • Schwierig Personen für Teilnahme an einem Online-Event am Wochenende zu motivieren

Sponsoring

  • Vorteile / Benefits für Sponsoren
    • Profitieren von einem Online-Event ohne Organisationsaufwand für den Sponsor
    • Marketing & Employer Branding
  • Ideen
    • Satellitenevents on premise beim Sponsor (z.B. Firmenpräsentation/Apero/1-2 Technologien als Inspiration vorstellen)
    • Sponsoren können MA an BaselHack entsenden, welche eingesetzte Technologien am BaselHack pitchen (ggf. Teilnahme der MA am Hack)
    • "Food-Sponsoring": Unternehmen können eine/mehrere Mahlzeiten sponsoren
    • "Location-Sponsoring"
  • Notfall-Plan, falls wir nicht ausreichend Sponsoren finden:
    • "Selbst Kochen" od. einzelne Mahlzeiten (z.B. Frühstück) ausfallen lassen / Selbstversorgung

📅 Termin für BaselHack 2021

Weekend 11.-12.09.2021 (+ Fr 10.09. zur Vorbereitung)

📍 Location

  1. LaunchLabs?
  2. ImpactHub?
  3. FHNW?

Protokoll Mitgliederversammlung 2021?

Keine Anpassungswünsche am Protokoll.

Diverses

  • Baselhack ist ein Ideenzünder, ein Schlüsselmoment zum Start von etwas, die Lösung eines Problems.
  • BaselHack ist ein offenes Event sein: jeder Sponsor darf teilnehmen, keine Vorgaben für Gruppengrössen.
  • Jutta & Sabrina haben einen Termin mit Sebastian bzgl. der BaselHack-Website am Montag 14.06.2021
  • Verdankung / Geschenk für ehemalige Vorstandsmitglieder am BaselHack

🚧 Tasks

  • Erstellen eines Sponsoring-Flyers (Vorlagen aus Vorjahren vorhanden)
  • Erstellen einer Liste / Trello mit potentiellen Sponsoren ("Wer hat den Kontakt? Wer fragt nach?")
  • Jutta fragt bei LaunchLabs an (Anzahl Personen, Konditionen, Verfügbarkeit)
  • Sabrina fragt bei ImpactHub an (Anzahl Personen, Konditionen, Verfügbarkeit)
  • Patrick prüft Zugang zur Dateiablage auf Teams / Onedrive
  • Jutta lädt Patrick zu GoogleDrive ein
  • Didi macht einen Google Docs Entwurf zum Sponsoring-Angebot

https://www.baselhack.ch

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