Sync 2021

24. Juni 2021

Entscheid für das Datum: 11 & 12. September 2021
Entscheid für die Location: Launchlabs im Gundeli, Basel (wird an dem WE doch frei sein - ein Glücksfall). Es hat an der Location genug Platz, 2 Räume im Holz-Hochgeschoss, eine Rasenfläche ganz oben, ein Raum neben der Küche und die Hauptbühne. Insgesamt Platz für 6 - 8 Teams.
Logo ist auf dem OneDrive, auch ein Q&A für Sponsoren und weitere Unterlagen aus der Vergangenheit. Wir können möglich viel wiederverwenden.
Sponsoring: in der Vergangenheit gab es drei Abstufungen, von 1000 CHF über 3500 CHF bis 5000 CHF
- Hauptsponsoren (Super Mario) max. 2
- Sponsoren (Zelda) max 5
- Nebensponsor (Tetris) unbeschränkt
- Abstufung der Leistung gem. Tabelle in Rohfassung der Präsi von Damaris
- Naming der Sponsoren (z.B. Giga-Sponsor, Mega-Sponsor, Kilo-Sponsor)?
- klare Abstufung und möglichst klare Kommunikation, was die Pakete beinhalten (Sponsoren könnten sich absprechen, auch Verwässerung von Hauptsponsoren wäre schade)
Website:
- Website Code hier zu finden https://github.com/BaselHack/www.baselhack.ch
- Offene Punkte für Sebastian als Issues eintragen
Profile auf Website kann jeder selber pflegen, Sabrina gib die Logins durch
E-Mails @baselhack.ch waren über Microsoft, Roland sendet eine Test E-Mail
[email protected] geht an Jutta

Konsens: Phsyisches Event wäre am besten - es besteht aber weiterhin Ungewissheit bzgl. Präsenzevents im November 2021. ("Je später im Herbst, desto riskanter")
- Idee (verworfen): Gemeinsam mit den Sponsoren einen 'distributed Online-Hackathon' als Backup zum Präsenzevent konzipieren
- Idee (verworfen): Notfalls BaselHack auf Frühling 2022 verschieben
- Idee: BaselHack auf September 2021 vorverlegen
Konsens: es wäre wichtig den Sponsoren eine präzise Kommunikation zukommen zu lassen.

Teamfindung / "Forming" zu Beginn des Hacks
Sponsoren für Online-Event gewinnen: Warum sollten Sponsoren unser Online-Event unterstützen? Was können wir Sponsoren bieten?
Schwierig Personen für Teilnahme an einem Online-Event am Wochenende zu motivieren

Vorteile / Benefits für Sponsoren
- Profitieren von einem Online-Event ohne Organisationsaufwand für den Sponsor
- Marketing & Employer Branding
Ideen
- Satellitenevents on premise beim Sponsor (z.B. Firmenpräsentation/Apero/1-2 Technologien als Inspiration vorstellen)
- Sponsoren können MA an BaselHack entsenden, welche eingesetzte Technologien am BaselHack pitchen (ggf. Teilnahme der MA am Hack)
- "Food-Sponsoring": Unternehmen können eine/mehrere Mahlzeiten sponsoren
- "Location-Sponsoring"
Notfall-Plan, falls wir nicht ausreichend Sponsoren finden:
- "Selbst Kochen" od. einzelne Mahlzeiten (z.B. Frühstück) ausfallen lassen / Selbstversorgung

Weekend 11.-12.09.2021 (+ Fr 10.09. zur Vorbereitung)

Keine Anpassungswünsche am Protokoll.

Baselhack ist ein Ideenzünder, ein Schlüsselmoment zum Start von etwas, die Lösung eines Problems.
BaselHack ist ein offenes Event sein: jeder Sponsor darf teilnehmen, keine Vorgaben für Gruppengrössen.
Jutta & Sabrina haben einen Termin mit Sebastian bzgl. der BaselHack-Website am Montag 14.06.2021
Verdankung / Geschenk für ehemalige Vorstandsmitglieder am BaselHack

Erstellen eines Sponsoring-Flyers (Vorlagen aus Vorjahren vorhanden)
Erstellen einer Liste / Trello mit potentiellen Sponsoren ("Wer hat den Kontakt? Wer fragt nach?")
Jutta fragt bei LaunchLabs an (Anzahl Personen, Konditionen, Verfügbarkeit)
Sabrina fragt bei ImpactHub an (Anzahl Personen, Konditionen, Verfügbarkeit)
Patrick prüft Zugang zur Dateiablage auf Teams / Onedrive
Jutta lädt Patrick zu GoogleDrive ein
Didi macht einen Google Docs Entwurf zum Sponsoring-Angebot

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