Beste toekomstige secretaris,
Deze template voor het notuleren van bestuursvergaderingen is geschreven door Douwe Hoekstra in 2021--2022, met minimale
toevoegingen in 2022-2023 door Mart Koster. Dit document is in 2022-2023 geschreven om je een beetje wegwijs te
maken met de notulenklasse, maar het loont ook zeker om eens rond te kijken in bijvoorbeeld dmins.cls
.
Succes met notuleren!
Het handigste is om de notulen te compilen met een programma genaamd Latexmk. Voor het installeren ga je naar https://mg.readthedocs.io/latexmk.html en volg je de stappen voor jouw besturingssysteem.
Wanneer je Latexmk geinstalleerd hebt, kun je de map met notulen openen in een terminal, en simpelweg latexmk
typen, waarna het bestand notulen_bestuursvergaderingen.tex
gecompiled wordt. De nodige instellingen voor het compilen zijn te vinden in .latexmkrc
. Het enige wat je nog nodig hebtis een teksteditor!
Voorafgaand aan de vergadering kun je in de map notulen
de template kopiëren naar een nieuw bestand. Vervolgens kun je
dit nieuwe bestand importeren in notulen_bestuursvergaderingen.tex
.
Het is handig om alvast de actiepunten van de vorige keer in je notulen te zetten. Voor de 37e bestuursvergadering kun
je dit bijvoorbeeld doen door alles in 36aps.tex
in je nieuwe notulen te zetten. (Mocht je vim gebruiken, dan is :r
een erg fijn commando.) Dit bestand wordt automatisch gegenereerd bij het compileren van de vorige notulen.
Er zijn aardig wat macro's om je wat tijd te besparen met typen. Vooral voor namen is dit erg handig.
Bij het afwerken van de lijst met actiepunten kun je aangeven hoe ver iemand ermee is. Dit kan door open
te vervangen
door progress
, done
of stricken
(idem voor openicon
).
Als je lokaal LaTeX gebruikt, kun je het makkelijkst de notulen compileren met latexmk
(zie ook het bestand
.latexmkrc
). Als je een versie van de notulen wil compileren voor de RvA waar vertrouwelijke informatie uit weggelaten
is, kun je latexmk notulen_bestuursvergaderingen_rva.tex
gebruiken. De resulterende pdf-bestanden komen in de map
build
terecht.
Tijdens de vergadering kun je actiepunten aan iemand toewijzen. Met \ap
kun je bijvoorbeeld je voorzitter aan het werk
zetten: \ap{\dvz}{Een leuke voorzitterstaak}
Als er gestemd wordt, kun je dit als volgt notuleren:
\stemming{voor=5,tegen=0,blanco=0,onthouding=0}
\besluit{Alle oud-besturen krijgen €~1000,- als bedankje voor hun inzet.}
Het besluit komt dan ook onderin de notulen in een besluitenlijst te staan.
Je kunt ook alleen het besluit notuleren als er niet is gestemd, maar je wel wil dat een bepaalde keuze in de besluitenlijst verschijnt.
\schorst{\dvz}[om=13.37,voor=10 minuten]
\heropen{\dvz}[13.47]
\uit{\dct}[13.37]
\in{\dct}[13.47]
Soms wil je niet dat bepaalde informatie in je notulen komt. Als je handmatig notulen_bestuursvergaderingen_rva.tex
compileert, wordt de volgende zin volledig weggelaten:
\begin{vertrouwelijk}
Deze zin is niet zichtbaar voor de RvA!
\end{vertrouwelijk}
Je kunt er als secretaris voor kiezen om bepaalde informatie uit de notulen te laten als je deze opstuurt naar bijvoorbeeld de Raad van Advies. Denk bijvoorbeeld aan wat jullie willen gaan doen bij de ALA.
In namen.tex
staat een lijst met afkortingen voor veel leden van Desda. Hier kun je steeds mensen aan toevoegen die
actief zijn binnen Desda, om niet telkens hun volledige naam te hoeven typen. Ook zijn er voor andere dingen die niet
zo snel te typen zijn afkortingen, zoals \Desda
om Desda in small caps te zetten. Je kunt altijd macro's toevoegen
aan notulen_bestuursvergaderingen.tex
.