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Processo Administrativo

Processo administrativo é a sequência de atividades da Administração, interligadas entre si, que visa a alcançar determinado efeito final previsto em lei. Trata-se do modo como a Administração Pública toma suas decisões, seja por iniciativa de um particular, seja por iniciativa própria.

No Brasil, a Lei que trata das diretrizes gerais do procedimento administrativo é a Lei n.º 9.784 de 1999, a qual se aplica a todos entes da Administração Pública direta e indireta federais. Além disso, o STJ tem reconhecido a aplicação desta lei federal para entes estaduais e municipais que ainda não aprovaram leis próprias.

Um processo é identificado no E-Docs pelo seu Protocolo, uma sequencia de letras e números única no formato AAAA-XXXXX, onde os 4 caracteres antes do traço constituem o Ano de sua autuação, e os cinco caracteres após o traço são uma combinação aleatória em Base 30 (algarismos e/ou letras consoantes - vogais são excluídas. Como existem 10 algarismos e 20 consoantes, temos 30 caracteres distintos à disposição, por isso o nome). Exemplo: 2020-F4X3T

Compõem os Metadados de um processo suas informações básicas:

• Resumo - o título do processo
• Classe - a classificação documental do processo. Usada para categorização e definição de prazos de guarda e descarte.
• Interessados - pessoas físicas ou jurídicas que tenham interesse direto no teor do processo, ou que possam ser afetados por decisões tomadas durante seu curso.

A Tramitação de um Processo pode ser feita entre Agentes dos tipos Órgão, Unidade, Grupo e Servidor. Entende-se por Custódia a posse de um processo por um agente em determinado momento. Apenas o agente que possui a custódia do processo tem a prerrogativa de realizar vários atos processuais, como entranhar novas peças, despachar para outros agentes, encerrar o processo, entre outros. Os processos sob sua custódia podem ser consultados na Caixa de Entrada de Processos, em uma das caixas onde você tem acesso.

Tanto os metadados de um processo quanto as informações a respeito de sua tramitação são Públicos, e acessíveis a qualquer usuário logado no sistema E-Docs. Já o teor dos documentos que compõem o processo podem ter diferentes níveis de acesso, que determinam quem pode os ler.

Processos são organizados em Atos Processuais. Os atos são as realizações de procedimentos praticados no andamento do processo. Basicamente, tudo que se pode fazer em um processo é através de um Ato. Os Atos existentes no E-Docs são:

• Autuação - o início de um processo, informando os metadados.
• Edição - alteração dos metadados inseridos na autuação.
• Despacho - o envio do processo para outro Agente, de forma que o processo siga seu curso.
• Entranhamento - a inclusão de documentos no processo. Nesta inclusão, o documento passa a ser chamado Peça Processual, e recebe um número Sequencial único e incremental dentro do Processo, de forma a identifica-lo dentro do mesmo.
• Desentranhamento - a retirada lógica de peças do processo, seja por inclusão equivocada, seja por expiração de sua validade.
• Avocamento - puxa de volta um processo já despachado por um Agente, desde que quem tenha sua custódia ainda não tenha feito nenhum outro ato.
• Encerramento - determina o fim da tramitação do processo. Até este momento, o processo é dito como Em Andamento, podendo tramitar onde for necessário. Ao ser encerrado, o processo fica na área de processos encerrados do setor onde ocorreu o encerramento.
• Reabertura - a reabertura volta o processo para Em Andamento, permitindo sua tramitação novamente.
• Ajuste de Custódia - ato especial, de acesso restrito, usado para mover processos presos em caixas inativas para um novo destino, de forma que o processo possa voltar a ser tramitado.

Todo ato processual gera um documento especial, chamado Termo, contendo as informações do ato realizado em si. O termo é capturado automaticamente ao se executar o ato; ele é nato-digital, tem valor original, e é assinado eletronicamente pelo usuário responsável pela ação. Os Termos de Autuação e Edição contém apenas metadados, e portanto são sempre públicos. Já os termos dos demais atos possuem informações adicionais, oriundas de campos obrigatórios ao se realizar o ato, e o conteúdo destas informações pode ou não requerer sigilo. Por padrão, se nenhum fundamento legal for informado, os demais termos possuem nível de acesso Organizacional.