El pensamiento estratégico implica analizar la documentación y hablar con los interesados para fundamentar las decisiones que se basan en la información disponible para ti.
Un estatuto del proyecto es un documento formal que define con claridad el proyecto y destaca los detalles necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto.
El gerente de proyectos crea el estatuto durante la fase de iniciación, que es la primera fase del ciclo de vida del proyecto.
El estatuto del proyecto te ayuda a organizar la información vital del proyecto, a crear un framework para el trabajo que hay que hacer y a comunicar esos detalles a las personas necesarias. También es útil como una referencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto, ya que puede ayudar a los interesados a reajustar el alcance, los objetivos y los costos del proyecto.
El estatuto del proyecto contiene información clave sobre un proyecto, como el resumen, los objetivos y los entregables,
El objetivo del resumen es proporcionar una perspectiva general del proyecto y destacar los objetivos que esperas lograr, Los resúmenes deben ser breves, de unas pocas oraciones como máximo, y directos.
Después del resumen vienen los objetivos y los entregables del proyecto.
Los objetivos del proyecto hacen referencia a los resultados deseados del proyecto, y los entregables hacen referencia a las tareas específicas y a los resultados tangibles que permiten al equipo cumplir con los objetivos del proyecto En general, los objetivos del proyecto abordan el resultado global que los interesados pretenden alcanzar. Están determinados por las aportaciones de los interesados y el gerente de proyectos. Por ejemplo, parte de los objetivos anuales de crecimiento y expansión de Sauce and Spoon es la puesta en marcha del proyecto del lanzamiento de tabletas, y uno de los entregables del proyecto es la instalación con éxito de las tabletas en dos restaurantes.
La última parte del estatuto del proyecto que cubriremos aquí es el alcance. Recuerda que el alcance se refiere a los límites de un proyecto. Junto con el alcance, el estatuto contiene información sobre el trabajo que está fuera del alcance, Los detalles que no contribuyen a los objetivos del proyecto se consideran fuera de alcance.
Un estatuto del proyecto es un documento formal que define con claridad el proyecto y destaca los detalles necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto. Los componentes principales de un estatuto del proyecto son el resumen, los objetivos, los entregables y el alcance. Un estatuto también puede incluir otras secciones, como el presupuesto y las métricas de costo y éxito.
Cada vez que comuniques los detalles de tu proyecto, debes pensar en tu público y en qué información es importante para ellos. Al agregar detalles a un estatuto del proyecto, hazte las siguientes preguntas sobre tu público, y, si es útil, intenta responder a estas preguntas en tus notas:
¿Quiénes son tus interesados? En este caso, tu público incluye a todos tus principales interesados. ¿Qué detalles son más importantes para ellos? ¿Hay detalles del proyecto acerca de los cuales ellos podrían estar en desacuerdo?
Una vez que hayas identificado los que creas que son detalles importantes, revisa tu estatuto y asegúrate de que todos esos detalles estén incluidos. A partir de ahí, podrás presentar el estatuto a tus interesados y confirmar que todos estén de acuerdo con la información del proyecto.
El estatuto del proyecto: además de servir como un documento formal que define el proyecto, un estatuto del proyecto es también una herramienta de alineación. En este caso, la alineación se refiere a alcanzar un acuerdo entre dos o más partes. Una causa común del fracaso de un proyecto es la desalineación entre los interesados sobre los detalles del proyecto. La desalineación también puede suceder entre tú y tus interesados cuando tienes visiones diferentes para el proyecto. Por eso es tan importante alinearse con tus interesados antes de comenzar el trabajo.
Los interesados no suelen participar en las tareas cotidianas de la ejecución del proyecto, por lo que es fundamental dedicar tiempo durante la fase de iniciación a crear un estatuto del proyecto que establezca con claridad los detalles de un proyecto. Esto ayuda a garantizar que el equipo trabaje para obtener los resultados esperados por todos los interesados y no solo por algunos de ellos.
Normalmente, la fase de iniciación es el momento ideal para realizar cambios en el proyecto. A medida que el proyecto avanza en las fases de planificación y ejecución, es posible que los cambios sustanciales requieran deshacer el trabajo ya realizado. Por eso, en esta primera fase del ciclo de vida del proyecto, no hay que tener miedo de hacer ajustes.
Aquí hay un ejemplo de cómo podrías experimentar la desalineación. Supongamos que estás hablando de los principales objetivos del proyecto de Sauce and Spoon. Un interesado tiene la visión de poder automatizar por completo, con el tiempo, la experiencia de pedidos con las tabletas. Otro interesado tiene un objetivo diferente. En lugar de automatizar por completo los pedidos, quiere que el proyecto de lanzamiento de tabletas mejore la precisión de los pedidos. Para ayudar a resolver esta situación, un gerente de proyectos podría facilitar una discusión entre los dos interesados para tratar de llegar a un acuerdo para confirmar la alineación sobre los objetivos del proyecto.
Cuando presentas un estatuto del proyecto a tus interesados, es importante recopilar feedback e identificar dónde hay desalineaciones. Luego, puedes realizar cambios para abordar esas desalineaciones. Si tú y tus interesados se toman el tiempo necesario para definir con claridad el proyecto, es mucho más probable que obtengas los resultados que tus interesados esperan al final del proyecto. Como gerente de proyectos, es importante registrar el feedback que recibes y documentar cualquier desalineación y sus soluciones, Esto les permite a ti y a tu equipo del proyecto, más adelante, hacer referencia a esas decisiones.
Una forma de documentar las desalineaciones y las soluciones es crear un apéndice con un sello de tiemp para la información nueva o actualizada. Un apéndice es una sección de contenido adicional al final de un documento. Un sello de tiempo incluye la fecha, y en algunos casos la hora, de cuándo se creó o se agregó el nuevo contenido al documento.
Excelente. Repasemos algunas de las ideas principales de lo que hemos hablado. Cada vez que comuniques los detalles de un proyecto, debes pensar en tu público y en qué información es importante para ellos, En el caso de un estatuto del proyecto, tu público está formado por tus interesados. Una causa común del fracaso de un proyecto es la desalineación entre las partes interesadas sobre los detalles del proyecto. Es importante tomarte el tiempo durante la fase de iniciación para crear un estatuto del proyecto que establezca con claridad los detalles clave de un proyecto y para alinearte con tus interesados antes de comenzar el trabajo. Y, por último, documenta cualquier desalineación y sus soluciones en tus notas y en el estatuto del proyecto para poder consultarlos más adelante.
Ser capaz de escribir objetivos específicos y medibles es una parte importante de la gestión de proyectos y una buena forma de demostrar tus habilidades de gestión de proyectos a los posibles empleadores.
Durante la fase de iniciación, algunos de los objetivos del proyecto pueden ser amplios porque no todos los los detalles del proyecto se han determinado. Si bien está bien tener objetivos más amplios, es útil agregar especificidad cuando sea posible. Esto se debe a que aclarar los objetivos del proyecto desde el principio puede ayudarte a evitar desajustes y a comprender mejor el alcance, el presupuesto y el plazo del proyecto.
Los objetivos del proyecto son los resultados deseados del proyecto. Esbozar objetivos claros y específicos es un paso importante en la creación de un estatuto del proyecto eficaz y crucial para el lanzamiento de un proyecto con éxito, por lo que tendrás que ser capaz de identificar con precisión si un objetivo se ha cumplido o no.
Cuando tus objetivos estén claros, podrás determinar los entregables de tu proyecto. Los entregables del proyecto son tareas específicas o resultados que contribuyen a la finalización de un objetivo. Como gerente de proyectos, es probable que te encuentres con interesados que solo describen vagamente los resultados que desean para un determinado proyecto.
Por ejemplo, un interesado podría decirte que le gustaría que más clientes usaran un determinado servicio o que les gustaría vender más unidades de un producto en particular. Estos son buenos objetivos, pero no son muy específicos. No sabes cuántos clientes más, qué tipo de clientes o cuántas unidades necesitarás para cumplir los objetivos. Como gerente de proyectos, tu rol es asegurarte de que los objetivos del proyecto estén bien definidos para que tú y tu equipo tengan una hoja de ruta clara, Esto no solo te permite concentrarte, sino que también elimina la pérdida de tiempo y la falta de comunicación en el futuro.
Es posible crear objetivos claramente definidos con la ayuda del método SMART. El método SMART ayuda a convertir los objetivos de tu proyecto en objetivos SMART. Recuerda, esto significa que tus objetivos son:
Specific (específicos).
Measurable (medibles).
Attainable (alcanzables).
Relevant (relevantes).
Time-bound (de duración determinada).
Estas cualidades pueden ayudarte a medir tu éxito con mayor precisión y permitirte hacer ajustes más precisos a lo largo del proceso.
Algunas de las prácticas recomendadas para garantizar los objetivos de tu proyecto que también son objetivos SMART:
Para hacer que un objetivo sea más específico, asegúrate de que proporciona respuestas a preguntas como:
"¿Qué quiero lograr?"
"¿Cuáles son los requisitos y las limitaciones de este objetivo?"
Para agregar especificidad a los objetivos, elije palabras en tus objetivos que puedan ser subjetivas o que se basen en una opinión, por ejemplo, más grande, mejor o más rápido. Una vez que hayas identificado palabras subjetivas, comunícate con tus interesados para acordar una definición de lo que en realidad significa hacer algo más grande o mejor o más rápido,
¿Qué implica en la práctica ser más grande o mejor?
¿En qué medida debería ser más rápido?
El método SMART te ayuda a hacer que tus objetivos sean más específicos al hacerlos medibles. Por ejemplo, si tu interesado quiere aumentar las ganancias de la empresa, pregunta:
"¿En cuánto?" "¿Quiere aumentar las ganancias en un 5%?" "¿En un 30%?"
Si agregas números y cifras a tu objetivo, te resultará mucho más fácil saber cuando lo hayas conseguido. Si tienes problema en hacer que un objetivo sea medible, investiga cómo cuantifican el éxito otras personas de tu sector. Esto se llama benchmarking, que se refiere a la evaluación del éxito con respecto a la norma. Por ejemplo, hay muchas formas para medir el éxito en el sector de restaurantes. Puedes buscar en línea información mediante consultas del siguiente tipo:
"¿Cómo hacen los restaurantes para medir el éxito?" "¿Cómo se evalúan las sesiones de capacitación para empleados?"
Es probable que encuentres algunos resultados. Algunas métricas comunes incluyen:
la tasa de rotación de las mesas o el tiempo promedio que un cliente pasa en su mesa;
el costo de producción, que es el costo de la mano de obra más el costo total de bienes como alimentos y bebidas;
el importe promedio de la cuenta, que es la cantidad promedio de dinero que los clientes gastan en una comida determinada.
La mayoría de los sectores, como la hostería, el sector de entretenimiento y el sector de la construcción, tendrán sus propias métricas para el éxito. Eso también incluye el sector tecnológico. Las métricas son una parte importante de cómo medimos el éxito.
Los objetivos SMART también son alcanzables, lo que significa que el objetivo es desafiante, pero no es imposible de alcanzar. Pregúntate a ti mismo y al equipo:
"¿Se puede hacer?"
¿Tienes el tiempo, los recursos y las personas disponibles para cumplir el objetivo a tiempo y dentro del presupuesto?
Si no, tendrás que hacer algunos cambios en tus objetivos.
los objetivos del proyecto deben ser relevantes. Pregúntate:
"¿Tiene sentido para nosotros como empresa o como equipo de proyecto perseguir este objetivo?"
Una práctica recomendada para determinar la relevancia de tus objetivos del proyecto es darte cuenta el grado de alineación de los objetivos de tu proyecto con los objetivos más amplios de tu empresa u organización. Es posible utilizar una herramienta para el establecimiento de objetivos en toda la organización llamada objetivos y resultados clave, u OKR. los OKR combinan un objetivo y una métrica para determinar un resultado medible.
Por ejemplo, uno de los objetivos más amplios de Sauce and Spoon es hacer alimentos frescos y rápidos para las familias trabajadoras de su comunidad. Así que un objetivo relevante para el lanzamiento de la tableta de Sauce and Spoon podría ser disminuir el tiempo de permanencia del cliente en un 10%, en promedio, en las primeras seis semanas después de la implementación. Este objetivo del proyecto ayuda a la cadena de restaurantes a alcanzar su objetivo más grande: proporcionar comidas rápidas para los lientes.
La última parte del framework SMART es hacer que tu objetivo tenga un plazo determinado. Es conveniente que agregues una fecha límite a tu objetivo para que sepas cuándo debe estar terminado.
A la hora de pensar en qué tipo de información incluir en estatuto del proyecto, siempre es bueno tener en cuenta el público principal que lo leerá. Ya que el objetivo de crear un estatuto del proyecto es comunicarse con los interesados, ellos soluciones tu público principal.
Si sabes que uno de los beneficios de tu proyecto puede ser de especial interés para un interesado clave, debes asegurarte de destacar este beneficio en tu estatuto del proyecto. Es posible que los interesados que lean tu estatuto no vean los planes de proyecto más detallados en otros documentos posteriores, por lo que es importante conseguir un consenso sobre los elementos críticos ahora, mientras se ultiman los detalles del proyecto.
A continuación, debes establecer con tus interesados sobre el alcance, los beneficios y el costo:
El alcance, rápidamente, alcance se refiere a los límites del proyecto; por ejemplo, el número de restaurantes que participan en el proyecto piloto. Los detalles que no contribuyen a los objetivos del proyecto se consideran fuera del alcance. Para determinar lo que está dentro y fuera del alcance, piensa en lo que se necesita para lograr el objetivo del proyecto. Ten en cuenta las siguientes preguntas:
¿En qué detalles del proyecto coinciden los interesados que se considerarían dentro del alcance?
¿Los interesados están en desacuerdo con algún elemento?
¿Hay algún detalle que debas designar como fuera del alcance de este proyecto en particular?
Al pensar en estas preguntas, toma notas de lo que concluyas y recurre a ellas cuando completes la sección de alcance de tu estatuto del proyecto.
Los beneficios y los costos del proyecto. Los beneficios son las ganancias esperadas de un proyecto. Estos pueden ser directos, como las ganancias monetarias, o indirectos, como una mejora en la participación o satisfacción del cliente. Los costos se refieren al dinero gastado en las tareas del proyecto y a los precios del tiempo, los recursos y la mano de obra, por ejemplo. Los costos pueden evaluarse y gestionarse con un presupuesto de proyecto.
Un presupuesto es una estimación de la cantidad de dinero asignado para completar el proyecto. Usarás esa información para agregar dos listas a tu estatuto del proyecto: una lista de beneficios y una lista de costos. Por lo general, puedes encontrar los beneficios que el proyecto aportará al caso de negocio o a la propuesta del negocio.
Por ejemplo, tu lista de beneficios para el lanzamiento de la tableta puede incluir su potencial para acelerar el servicio y aumentar las ventas en un porcentaje estimado. Aquí hay otro beneficio. Las tabletas proporcionarán al restaurante puntos de datos claros sobre los pedidos de los clientes y un sistema de punto de venta integrado que ayude a guiar la toma de decisiones en el futuro.
Una lista de beneficios puede ayudarte a identificar los objetivos potenciales del proyecto que te hayas perdido. Una lista de costos incluirá artículos que la organización tendrá que pagar para poder realizar el trabajo, como el precio de la mano de obra o los materiales.
La enumeración de los costos ayuda a los interesados a sopesar los beneficios contra la cantidad de dinero necesaria para obtener esos beneficios. Puedes elaborar una lista de los costos junto con los interesados para obtener las estimaciones sobre la mano de obra, los materiales y cualquier otro factor que podría costarle dinero a la empresa durante el proyecto.
Los beneficios de un proyecto deben superar los costos. Esto es casi siempre el caso cuando se inicia o propone un proyecto, Cuando agregas estos detalles al estatuto, ayuda a visualizarlos en un solo lugar y que los costos y los beneficios sean muy claros para los interesados. Esta sección se usa mucho como una ayuda para asegurarse de que los interesados estén de acuerdo en que vale la pena el dinero para llevar a cabo el proyecto.
El problema más frecuente que veo cuando se está en la fase de iniciación del establecimiento de un proyecto es conseguir la alineación entre los principales interesados. Además, hay que asegurarse de que las personas adecuadas se hagan cargo del proyecto para incentivar a los gerentes de proyectos con verdadero talento a querer sumarse al proyecto.
Me parece que la atracción es mucho más eficaz que la promoción. Quiero que el talento venga hacia el proyecto en lugar de solo asignar el trabajo del proyecto. Eso lleva mucho trabajo. Vale la pena porque estás sentando una buena base para un proyecto exitoso, y, en última instancia, la mejor velocidad que podrías esperar.
Durante la fase de iniciación, cuando intento perfeccionar los criterios de éxito, hago muchas preguntas. Probablemente haya una lista de 20 de ellas. Un par de ejemplos podrían ser la comprensión del entorno: ¿Cuáles son algunos de los escollos o riesgos del ecosistema? También intento hacer encuestas de las entrevistas, de las personas en el entorno, y les pregunto, "¿Qué es lo que ves como un problema?" Además, planteo una serie de preguntas cuantitativas cuando corresponde, para entender ¿a qué me estoy enfrentando en términos de medidas? "Hay muchas razones por las que los proyectos pueden fracasar. En mi opinión, todo se reduce a lo siguiente: uno, definición del proyecto realmente pobre; dos, desorganización, el director del proyecto no está estableciendo un framework para gestionar el proyecto; y tres, hay demasiadas personas".
A menudo, se produce el efecto de que todos quieren trabajar en el proyecto y entonces no hay responsabilidad. No todos los interesados van a abordar el problema con la misma perspectiva. Así que retrocedo y pienso: ¿Quiénes son mis principales interesados? Digamos que, por ejemplo, hay dos patrocinadores, los principales interesados, y que son como peras con manzanas. Eso es un problema. En ese caso, tendré que reunirme mucho con ellos, entender el compromiso del intermediario y trabajar realmente en ese problema de formación inicial del proyecto.
Casi todas las partes de un proyecto requieren las aportaciones y el acuerdo de múltiples interesados, Por supuesto, no todos los interesados valorarán la misma información o estarán de acuerdo en las mismas cosas. Por eso, un gerente de proyectos exitoso también necesita ser un negociador experto.
Algunos aspectos comunes del proyecto que se negocian durante el curso de un proyecto incluyen
El alcance,
Los costos y beneficios,
El plazo,
Los criterios de éxito,
Las funciones y responsabilidades,
Los recursos.
Esta es otra razón por la que resulta útil alinearse con los interesados desde el principio. Una buena alineación puede ayudar a evitar algunos de estos tipos de negociaciones en el futuro.
Al principio del proyecto, es importante acordar el alcance. Es bueno recordar que muchas de las habilidades que aplicarás aquí serán útil para negociar otros elementos en todo el ciclo de vida del proyecto, si ese es el presupuesto, el plazo o los requisitos del producto. Te prepararás para esto y para las negociaciones futuras mediante la creación de un análisis de los interesados.
Un análisis de los interesados es una representación visual de todos los interesados. Te ayuda a entender quiénes son tus interesados, cuáles son sus prioridades y cómo prefieren comunicarse. Puede ayudarte a determinar el grado de prioridad que debes dar a las necesidades de determinados interesados o metas en el proyecto.
Los interesados tienen un interés centrado en el éxito del proyecto. Comprender a los interesados te ayuda a descubrir las personas adecuadas para incluir en las conversaciones importantes y cómo priorizar las diferentes necesidades de los diferentes interesados. Esto es clave para obtener el apoyo que necesitas durante el proyecto.
Como parte de tu análisis, intenta responder a todas las preguntas que puedas sobre cada interesado, Luego, mientras revisas tu lista, identifica qué interesados influyen directamente en el proyecto y el nivel de interés que tiene cada uno. La influencia de un interesado está relacionada con la cantidad de poder que tiene y cuánto puede afectar sus acciones al resultado del proyecto.
El interés se refiere a la medida en que las necesidades de los interesados se verán afectadas por las operaciones y los resultados del proyecto. Por ejemplo:
si un interesado tiene un alto interés e influencia, puede ser muy importante que lo mantengas informado y te asegures de que sus objetivos para el proyecto sean la máxima prioridad.
Si tiene intereses bajos y baja influencia, entonces podrías no priorizar una de sus preferencias personales para el proyecto.
Si se traza una tabla de poder e interés, se sabrá con mayor claridad a quién dar prioridad y cuál es la mejor forma de abordar las negociaciones con cada interesado. Una vez que tengas una idea clara de quiénes son tus interesados y de qué papel desempeñan en el éxito del proyecto, puedes usar esta información para apoyar las negociaciones de tu proyecto.
En una de las negociaciones más importantes, tratarás de definir y mantener el alcance del proyecto, Los interesados pueden presionar para que se agregue algo más al alcance, y es tu trabajo como gerente de proyectos negociar lo que sea realista dentro de las expectativas del presupuesto y el plazo.
La gestión de los interesados es el proceso de mantener buenas relaciones con las personas que tienen la mayor influencia en tu trabajo. La gestión eficaz de los interesados es una parte integral de todo proyecto porque fomenta la buena comunicación, el trabajo en equipo, la confianza entre los miembros y mucho más. Sin una gestión eficaz de los interesados, es menos probable que un proyecto tenga éxito.
Gestión de los interesados durante el inicio del proyecto:
Identificar a todos los interesados al comienzo de tu proyecto o iniciativa. Involucra a todos lo antes posible para establecer expectativas, responsabilidades y límites claros. Identificar a tus interesados desde el principio les da tiempo suficiente para expresar cualquier inquietud que puedan tener sobre el proyecto o su papel dentro de él. Si tienen un sentido de propiedad desde el principio, es más probable que tus interesados acepten tus roles, brinden información adecuada y ayuden a eliminar los obstáculos para permitir que el proyecto avance.
Mantener clara la visión del proyecto. La visión del proyecto describe la necesidad que satisface el proyecto. Es importante tener una visión clara y específica del proyecto porque, como hemos aprendido, los interesados pueden ejercer presión para aumentar los requisitos, acortar el plazo o recortar los recursos. Asegurarse de que los interesados hayan acordado la visión y, más específicamente, lo que parece "hecho" proporciona claridad para todos los involucrados en el proyecto. La inclusión de interesados altamente influyentes en los procesos de planificación estratégica garantizará que todos los miembros del equipo estén alineados con la visión del proyecto.
Equipa a tus interesados con recursos fáciles de usar en todo momento. Esto podría significar crear un informe de una página (un documento de una página que proporciona una descripción general de tu proyecto) o un informe de estado semanal con la información más reciente y enlaces a los principales artefactos del proyecto. También puede significar garantizar que todos tengan acceso a la documentación necesaria.
Gestión de las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto:
A medida que avances en el ciclo de vida del proyecto, deberás mantener buenas relaciones con todos los interesados para asegurarte de que estén satisfechos yy colaboren con el equipo. Las siguientes estrategias pueden ayudarte a conocer los intereses, las preocupaciones y las preferencias de comunicación de tus interesados y solicitar su ayuda a lo largo del ciclo de vida de tu proyecto:
Averigua qué les importa a los interesados y por qué. Pregunta a tus interesados: ¿Cuáles son tus prioridades y objetivos más importantes? ¿Qué papel te gustaría desempeñar en este proyecto? ¿De qué manera te respaldará este proyecto y cómo respaldará tus prioridades más importantes?
Ajusta la frecuencia y el enfoque de tu comunicación según las funciones y preferencias de los interesados. Diles a tus interesados: Así es como pienso mantenerte informado, ¿te parece bien?
Recurre a la ayuda de los principales interesados cuando sea necesario. Pregunta a tus interesados: ¿Con quién más recomiendas que me ponga en contacto acerca de este proyecto?
Una vez que los interesados tengan un interés personal, hay que plantearles los problemas del proyecto. Pregunta a tus interesados: ¿Cómo manejarías esta situación? ¿Qué soluciones te vienen a la mente?
Conclusión clave:
Los interesados pueden ser tus mayores aliados como gerente de proyectos. Practicar tus habilidades de gestión de los interesados puede ayudarte a obtener el apoyo de ellos y a mantenerlos comprometidos a lo largo de tu proyecto.
Como gerente de proyectos, tienes muchas herramientas útiles a tu disposición, pero incluso los negociadores más hábiles tienen que poner a prueba sus habilidades para cumplir con los objetivos del proyecto y conseguir la satisfacción de los interesados.
Habrá ocasiones en las que tengas que negociar un aspecto delicado de los objetivos o el alcance del proyecto, o podría haber un desacuerdo entre los interesados o podrías estar en desacuerdo con algo que los interesados quieren. Tendrás que usar técnicas de negociación para que un desacuerdo pase del estancamiento a la solución.
Cuando se trata de la gestión de proyectos, La persuasión y la negociación son herramientas constructivas que se pueden usar para mejorar la comunicación, aclarar los deseos y las necesidades y lograr soluciones viables para todos los involucrados. Ser hábil en la persuasión y en la negociación también aumentará tu nivel de influencia. Es importante que veas a las personas con las que negocias como tus colegas y compañeros, no como adversarios. Por eso hay que hacer un análisis de interesados para que puedas conocerlos como personas, con sus propios trabajos y responsabilidades, y como asociados que quieren que el proyecto tenga éxito.
Cuando se produzcan conflictos o desacuerdos entre tus interesados, lo mejor es abordar esos problemas, crear un consenso entre los grupos de interesados y reducir los conflictos. Una forma de hacerlo es encontrar soluciones que sean de beneficio mutuo. El beneficio mutuo es cuando todas las partes involucradas obtienen algún tipo de beneficio o de ventaja.
Por ejemplo, digamos que hay un desacuerdo sobre el número de personas que hay que contratar para un proyecto. Te gustaría contratar a cinco, pero un interesado quiere limitar el número de personas a tres. Una solución que ofrecería un beneficio mutuo podría ser la instalación de un software automatizado que asumiera parte del trabajo. Otra solución podría ser ajustar el plazo o las expectativas de manera que no se necesiten cinco personas para alcanzar el objetivo del proyecto. El interesado puede tener el tamaño deseado de equipo más pequeño, y puedes completar las tareas con menos personas.
El objetivo es alcanzar una solución que maximice los beneficios, minimice las pérdidas y sea justa para todos. Haz una lluvia de ideas de todas las opciones posibles que cumplan con estos criterios, Luego, durante las negociaciones, podrás presentar múltiples alternativas y elegir una que beneficie a todos en cierta medida. Ahora bien, por mucho que quieras satisfacer a tus interesados, es igual de importante que pienses en las concesiones que estás dispuesto a hacer.
Para hacerlo con éxito, necesitas comprender las prioridades del proyecto. Debes saber qué es lo más importante respecto del alcance, el plazo y el presupuesto. Por ejemplo, si hay un plazo específico que se debe cumplir, habrá que negociar cualquier cambio en el alcance que podría hacer que el proyecto se exceda de ese plazo. Si el producto necesita tener un aspecto o funcionar de una manera determinada, los requisitos son una prioridad absoluta, y se podrían negociar aspectos del presupuesto o del plazo para respetar el alcance.
Una herramienta común que se usa para determinar las prioridades es el modelo de la restricción triple, o el triángulo de hierro. La restricción triple te ayudará a decidir si una solicitud de proyecto es aceptable y qué impacto tendrá.
Repasemos. Persuasión y la negociación son herramientas constructivas que se pueden usar para mejorar la comunicación, aclarar los deseos y las necesidades y lograr soluciones viables para todos los involucrados. El objetivo es alcanzar un beneficio mutuo, que es cuando todas las partes involucradas obtienen algún tipo de beneficio o ventaja. Muy bien, eso es todo por ahora.
Incluso después de haber establecido el alcance del proyecto, es posible que algunos interesados deseen analizar cómo ajustarlo. Pueden pensar que el alcance actual del proyecto requerirá demasiado trabajo con muy pocos recursos, que el cronograma no es realista dado el alcance o que el proyecto requiere tareas y objetivos adicionales. Cuando tus interesados soliciten revisar el alcance de un proyecto, debes reunirte con ellos para que puedan plantear sus inquietudes. Saber cómo facilitar de manera efectiva las negociaciones del alcance te permitirá llegar a soluciones adecuadas para todos.
- Consejos para examinar el alcance con los interesados
Entender las motivaciones. Antes de tu discusión, considera las motivaciones de cada interesado para querer ajustar el alcance del proyecto. Algunas de esas motivaciones son presupuestarias (como el deseo de reducir los costos del proyecto), otras son interpersonales (como el deseo de disponer de más tiempo para completar las tareas) y otras están relacionadas con objetivos personales de la carrera (como mantener su puesto actual o la lucha por un ascenso). Comprender las motivaciones de los interesados puede ayudarte a trabajar juntos para llegar a un acuerdo.
Plantea la situación. Comienza la discusión con una reflexión sobre por qué se están reuniendo, Recuerda a tus interesados por qué estás involucrado en este proyecto y asegúrales que todos comparten un objetivo común.
Escucha primero. Escucha lo que tus interesados tienen que decir antes de presentar tus puntos de vista. Esto demostrará tu deseo de entender la perspectiva de la otra parte. Reconocer su punto de vista puede facilitar que acepten tus sugerencias o soluciones cuando sus ideas u opiniones difieren de las tuyas.
Haz preguntas para definir los objetivos. Sé minucioso y haz todas las preguntas que consideres necesarias para entender lo que quiere el interesado. Esto podría incluir que definan sus objetivos comerciales o de clientes. Esfuérzate por obtener detalles específicos y medibles de tus interesados, de modo que más adelante puedas determinar si has alcanzado con éxito sus objetivos. Un lenguaje medible (en lugar de subjetivo o poco claro) te ayudará a definir los objetivos. Un ejemplo de un objetivo específico y medible podría ser: “Queremos reducir el tiempo que tardan los clientes en suscribirse a nuestro boletín informativo en al menos un 30%”.
Explica el "porqué" antes del "qué". Cuando intentes persuadir a los interesados, o a cualquiera, en realidad, para que vean las cosas a tu manera, explica las razones de tu solicituda antes de describir lo que quieres. Por ejemplo, empieza por explicar el valor que se podría agregar a tu empresa o proyecto definiendo el alcance de una manera en particular. Si los interesados entienden primero de dónde vienes, es más probable que concedan tu solicitud cuando la hagas.
No los abrumes. A veces es mejor exponer tu caso y dar tiempo a los demás para que respondan. Después de haber presentado tus razones, posición y solicitud, retírate un poco para darle tiempo a tu audiencia de procesar lo que has dicho. Piensa en tu silencio, en esta situación, como una señal de respeto hacia tus interesados; les demuestra que quieres escucharlos. Y, si se callan por un rato, significa que has estimulado el pensamiento.
Sé creativo. Trabajar para encontrar soluciones alternativas puede convertir rápidamente una negociación pesada en un esfuerzo de equipo inspirador. Para encontrar soluciones reales a los estancamientos de la negociación, piensa de forma creativa en todos los aspectos del proyecto. Es posible que descubras que hay más de una solución para las diferentes opiniones.
No lo hagas personal. Concéntrate siempre en lo que es bueno para el proyecto. Si las consideraciones personales entran en la discusión, replantea la conversación mencionando hechos objetivos.
Busca un resultado beneficioso para todos. Por último, considera lo que se necesita para que la otra parte esté satisfecha. Luego, intenta identificar una manera de asegurarte de que tú también estés satisfecho. Habrá ocasiones en las que una de las partes tenga que ceder más que la otra, pero el objetivo debe ser siempre un acuerdo de beneficio mutuo (un acuerdo que beneficie a todas las partes involucradas).
El objetivo al negociar con los interesados debe ser siempre lograr un resultado beneficioso para todos o un acuerdo de beneficio mutuo. Este es un acuerdo que beneficia a todas las partes involucradas. Sin embargo, los acuerdos de beneficio mutuo no son solo para los interesados internos. Son una parte importante del proceso de negociación con vendedores, contratistas, proveedores, entre otros.
- Mejores prácticas para llegar a un acuerdo de beneficio mutuo
Compartir la información. A veces, en las negociaciones, una o ambas partes pueden pensar que tienen que ocultar información para no revelar demasiado. Sin embargo, esto no es muy eficaz. Lo mejor es esforzarse por mantener las líneas de comunicación abiertas, en las que cada parte comparta sus preocupaciones y preferencias. Por ejemplo, si el último proveedor de tu equipo te proporcionó productos de baja calidad, puedes expresar esto como una preocupación para que tus expectativas sobre la calidad queden claras.
Hacer preguntas y escuchar activamente las respuestas. Así como compartiste tus inquietudes y expectativas, puedes hacer preguntas a la otra parte para aclarar cuáles son sus inquietudes y expectativas. De esa forma, ambas partes habrán compartido toda la información necesaria para lograr un acuerdo de beneficio mutuo.
Proponer múltiples opciones siempre que sea posible. En las negociaciones, presentar solo una opción o solución puede llevarte al fracaso porque la otra persona puede pensar que tu primera oferta es la única. Si la otra parte rechaza todas tus propuestas, pídele que te comunique cuál es la que más le gusta, ya que eso puede orientarte a encontrar una solución que funcione para todos.
Hola. Soy Stanton, gerente del programa en YouTube. Un gerente del programa en YouTube básicamente trabaja en un montón de proyectos diferentes, pero los reúne en un programa que puede ayudar a las personas a entender lo que está sucediendo en cualquier momento, ya sea el desarrollo o los requisitos o las pruebas del producto, todo lo que tiene que confluir para que un proyecto funcione bien.
Un cambio de alcance puede suceder en cualquier momento, y descubrí que a menudo sucede cuando no quieres que suceda, por lo general justo antes de un lanzamiento. Este es un proyecto en el que estaba trabajando en una startup antes de llegar a YouTube, Se estaba implementando una nueva aplicación que tenía que ver con los porcentajes de peso corporal. La gestión de los interesados es realmente importante como gerente del programa porque es posible que los interesados no siempre sepan lo que está sucediendo. En este caso, con nuestro director ejecutivo, estaba realmente centrado en conseguir lanzáramos el producto, mientras pensábamos en todas las relaciones públicas y el marketing y todo lo que iba a anunciar una vez que todo entrara en funcionamiento. Vio eso específico con los gráficos y realmente quería que se cambiara. Esto es algo que sucede mucho. Puedes suceder un cambio de requisitos en el último minuto. Encuentras algunas formas de asegurarte de que tu cliente o los interesados sigan contentos con lo que puedes producir. En este caso, lo que se terminó haciendo fue volver a nuestros desarrolladores, obtuvimos una estimación de cuánto tiempo creían que llevaría hacer ese cambio, y eso nos llevó a superar los plazos que teníamos en mente. Así que se nos ocurrieron unas cuantas propuestas diferentes, y lo que terminó sucediendo fue que como se fijó la fecha del lanzamiento, no había forma de que pudiéramos hacer todos los cambios que él quería a tiempo para el lanzamiento. Así que negociamos y dijimos: "Oye, los tendremos así en el lanzamiento, pero según las estimaciones que recibimos, podremos tenerlos listos en otras dos semanas, y después haremos otro lanzamiento. No debería ser un gran problema. Solo será un cambio después del lanzamiento inicial".
Cuando se trata de los interesados, siempre habrá algunas cosas que quieran hacer más que otras. Cuando gestionas el alcance, especialmente si surge algo de última hora, puedes intentar clasificarlo dentro de ese nivel de prioridad. Lo único que también agregaría y sobre lo que advertiría es que no se puede conseguir nada gratis, así que, si tienes un cambio en el alcance, tienes que asegurarte de volver a mirar esa prioridad y ver qué es lo que realmente se elimina debido a lo nuevo que se incorpora. Acuden a ti porque eres un gerente de proyectos o un gerente del programa.
El Dr. Jay Conger enumera estos cuatro pasos para influir con eficacia:
Establecer la credibilidad
Un marco para intereses comunes
Proporcionar evidencia
Conectarse emocionalmente
Una forma de aplicar estos cuatro pasos es formar una coalición. Una coalición es una alianza temporal o una asociación de personas o grupos para lograr un propósito común o para participar en una actividad conjunta. Cuando dos o más personas abogan juntas por una idea, son capaces de ejercer más influencia que si intentan actuar solas.
Formar una coalición con el grupo adecuado de personas es una técnica de negociación poderosa y eficaz. Por ejemplo, piensa en algunos de los principales interesados que identificaste anteriormente en el proyecto de Sauce and Spoon. ¿Con cuáles podrías formar una coalición para que te ayuden a negociar uno de los elementos fuera del alcance que se solicitó? La creación de una coalición aumenta tu credibilidad al involucrar a otras personas que apoyan tu objetivo.
Las personas de tu coalición pueden ayudarte a encontrar intereses comunes y aportar pruebas. Además, puedes conectar emocionalmente al incluir a alguien que tenga una relación positiva con el interesado o que entienda al interesado y al objetivo lo suficientemente bien para establecer una conexión.
Una coalición eficaz incluye personas con la combinación adecuada de influencia o poder e interés. En otras palabras, identifica a las personas que pueden ayudarte a lograr tu objetivo a través de sus intereses creados y de la experiencia en el tema de tu proyecto. También puedes ir equilibrando tu coalición con personas que tengan un alto nivel de poder en tu organización para ayudar a influir y conseguir que las cosas se hagan.
Un análisis de los interesados es una herramienta útil para ayudar a guiar la formación de coaliciones. Una vez que hayas decidido quién es una buena opción para tu coalición, ponte en contacto con ellos y pide su apoyo. Una buena forma de hacerlo es a través de un correo electrónico bien redactado, pero también puedes preguntar en persona o con una llamada telefónica, el método que consideres más apropiado. Cuando hagas tu solicitud, expón con claridad el problema que estás intentando resolver, explica qué aspecto del proyecto se está negociando. Luego, pregúntales si podrían considerar el apoyo a tu posición o solución y explica en qué consiste. Y, por supuesto, consulta a las fuentes de poder o interés de esa persona que identificaste.
Por ejemplo, si estás negociando el plazo del proyecto, podrías decir algo como: "El momento del lanzamiento afectará al horario comercial, y tu experiencia en la gestión de proyectos de restaurantes durante todo el año podría ser útil para explicar por qué hay que reconsiderar este factor". Esto le hará saber que lo valoras, por qué lo impacta y por qué crees que puede ser de ayuda específica para ti.
La documentación útil incluye estatutos de proyectos, correos electrónicos y planes de proyecto anteriores que una empresa podría tener disponibles cuando te unes a una nueva organización o cambias a un nuevo proyecto.
Un plan de proyecto puede ser útil para cualquier proyecto, grande o pequeño, ya que te ayuda a documentar el alcance, las tareas, los hitos, el presupuesto y las actividades generales para mantener el proyecto en marcha. En el centro del plan de proyecto está el cronograma del proyecto. El cronograma es tu guía para hacer estimaciones de tiempo para las tareas del proyecto, determinar los hitos y supervisar el progreso general del proyecto.
Uno de tus trabajos principales como gerente de proyectos es identificar todas las tareas del proyecto, calcular cuánto tiempo llevará cada tarea y realizar un seguimiento del progreso de cada una. Entonces, ¿cómo haces para agregar tareas e hitos al plan por primera vez? podrias revisar los objetivos y entregables en el estatuto del proyecto. Luego, realizar una lista de todos los elementos que tienen tareas o hitos asociados a ellos. Los hitos son puntos importantes dentro del cronograma que indican el progreso. Suelen corresponderse con un entregable o una fase del proyecto, mientras las tareas del proyecto son actividades que se deben realizar en un período establecido de tiempo y se asignan a diferentes miembros del equipo de acuerdo con los roles y las habilidades de cada persona.
Para alcanzar un hito, tu equipo y tú deben completar ciertas tareas. Por ejemplo, uno de los entregables del proyecto de Sauce and Spoon es promocionar los nuevos menús para tabletas con letreros en las mesas y correos electrónicos masivos. En este caso, un hito podría ser la finalización de este entregable, que incluiría todas las tareas que se requieren para conseguir la aprobación de las versiones finales de los materiales de marketing y confirmar las fechas de envío masivo del correo electrónico. Algunas de estas tareas podrían incluir la redacción de varios borradores de los diferentes materiales de marketing, generar una lista de correo electrónico y programar los correos electrónicos para que se envíen en las fechas correctas. Para cada entregable, pregúntate lo siguiente:
¿Qué pasos debemos dar para lograr esto?
Los pasos se convertirán en las tareas individuales que deben completarse. Dirijamos nuestra atención a otro producto de Sauce and Spoon: la implementación de una encuesta posterior a la cena para evaluar la satisfacción del cliente.
¿Qué pasos debe seguir para lograr este entregable?
Es posible que deba asignar a un miembro del equipo para desarrollar una encuesta. También deberás determinar cómo entregar la encuesta y crear un proceso para llevarla a cabo.
Estos son solo algunos ejemplos de las muchas tareas que deberás completar para para lograr el entregable. Es tu trabajo ayudar a descubrir el resto de las tareas. ¿Cómo descubres más tareas? Además del estatuto del proyecto, existen otras formas comunes de documentación que pueden ayudarte a identificar tareas. Por ejemplo, puedes pedir a los interesados o colegas que compartan correos electrónicos o un plan de proyecto anterior para un proyecto similar.
Analicemos cómo estos pueden ser útiles a medida que creas tu lista de tareas. Los correos electrónicos relacionados con el proyecto pueden proporcionar mucha información útil de donde obtener tareas. Dado que gran parte de la comunicación en el lugar de trabajo se realiza a través del correo electrónico, pide que te envíen correos electrónicos relacionados que contengan debates sobre los detalles del proyecto. Estos correos electrónicos pueden ayudarte a descubrir tareas y también a identificar miembros del equipo con quienes conectarte si tienes preguntas adicionales.
También es útil revisar un plan de proyecto anterior para una iniciativa similar y averiguar qué tipo de tareas se incluyeron. Por ejemplo, si eres un gerente de proyectos encargado de lanzar un nuevo producto, podrías preguntarle a un colega con experiencia en el lanzamiento de otros productos para la misma empresa que comparta su plan de proyecto como ejemplo. O, si tu proyecto incluye algún trabajo de construcción, podrías preguntar a tus colegas sobre proyectos no relacionados que también tenían componentes de construcción.
Los planes de proyectos anteriores pueden brindarte una inspiración útil a medida que creas tu propia lista de tareas, También pueden ayudarte a identificar la posible duración de las tareas, los expertos en la materia e incluso los proveedores que pueden ser útiles para tu proyecto.
Mientras revisas la documentación del proyecto, toma nota de la información que sugiera otras tareas que tu equipo debería completar para ejecutar los entregables del proyecto. Durante este proceso, hazte preguntas como estas:
¿Hay una gran tarea en la que están trabajando muchas personas que podría dividirse en tareas más pequeñas asignadas a
los individuos?
¿Hay señales que implican que las tareas anteriores deben completarse primero?
Por ejemplo, un entregable como «instalar tabletas» podría implicar seleccionar un proveedor de tabletas como una tarea previa.
El proceso de identificar las tareas del proyecto y definirlas es algo que requiere práctica. Dividir las tareas en partes viables es un desafío porque tienes que decidir qué tareas pueden requerir subtareas adicionales y cuáles no. Por ejemplo, si estás gestionando una mudanza a través del país, no necesitas analizar la tarea de descargar las cajas del automóvil para ver qué caja debe moverse primero. Sin embargo, es posible que debas dividir las tareas de la mudanza en pasos más pequeños y detallados. A medida que progreses en tu carrera, mejorarás en el desglose de las tareas.
- Definir las tareas del proyecto en una o dos oraciones
Cuando escribas descripciones de las tareas del proyecto, redúcelas a una o dos oraciones. Si descubres que la descripción de una tarea determinada debe ser más larga que una o dos oraciones, esto indica que la tarea es compleja y podría dividirse en tareas más pequeñas o que podría necesitar una aclaración adicional.
- Examinar las dependencias de las tareas del proyecto
Cuando veas cómo puedes dividir ciertas partes del proyecto en tareas, ten en cuenta las dependencias de las tareas o lo que debe completarse o entregarse de una persona a otra antes de que se pueda comenzar el trabajo en cada tarea. Identificar las dependencias puede ayudarte a decidir cuánto se debe dividir una tarea. Por ejemplo, si estás gestionando un proyecto que incluye una ceremonia de premios y una de las tareas es preparar el escenario, las dependencias para esta tarea podrían incluir obtener estimaciones de un contratista audiovisual (AV), adquirir el equipo necesario y construir el telón de fondo del escenario.
- Obtener ayuda de los miembros del equipo
A menudo, es útil que tu equipo participe en el proceso de desglose de las tareas. Es posible que tengas una reunión en la que debatas cada objetivo general o tarea importante con el equipo. De esta manera, los miembros del equipo pueden presentar diferentes perspectivas a medida que trabajan juntos para dividir las tareas. Por ejemplo, si alguien de tu equipo tuvo experiencia en un proyecto similar, es posible que sugiera que una determinada tarea se divida en tres tareas diferentes.
- Definir las tareas del proyecto por la cantidad de tiempo que tardarán en completarse
Definir las tareas del proyecto por la cantidad de tiempo que se espera que lleven revelará cualquier tarea especialmente larga. Si se espera que una tarea lleve mucho tiempo, podría indicar que hay subtareas adicionales que deben definirse. La identificación de tareas por tiempo es útil para programar otras tareas o eventos en torno a las tareas más largas. Esta estrategia también te ayuda a determinar los hitos adecuados, ya que estos suelen ser la culminación de una serie de tareas, Reconocer la finalización de una tarea grande y larga también es una excelente manera de celebrar el éxito, aprender del proceso y mantener el proyecto en marcha.
- Identificar las tareas del proyecto por sus factores «terminados»
Comienza con el final en mente: ¿Qué significa que la tarea se considere «terminada»? A partir de ahí, puedes trabajar hacia atrás para ver si omitiste algún paso e identificar puntos de control para completar durante el proceso.
El conocimiento del dominio se refiere al conocimiento de una industria, tema o actividad específica. Si no estás familiarizado con el dominio de un nuevo proyecto, analiza la documentación de apoyo del proyecto que te ayudará a ampliar tus conocimientos. Habrá momentos a lo largo de tu carrera en los que serás nuevo en una organización o industria. Es posible que te asignen a un proyecto que no se parezca a nada que hayas gestionado, y eso está bien. Los nuevos desafíos pueden ser una parte realmente emocionante del trabajo.
Otra clave del éxito cuando se trabaja en un proyecto desconocido es saber dónde encontrar información útil que pueda ayudarte a aumentar tu conocimiento del dominio. Aquí hay un ejemplo. Supongamos que te contrataron para gestionar proyectos en la industria de la banca privada.
Para gestionar con éxito estos proyectos, necesitarás una comprensión básica de cómo funciona la banca privada. Esto incluye cómo los clientes abren cuentas, las operaciones administrativas y cómo se verifican las confirmaciones comerciales, para citar algunos ejemplos. Y, en el caso de Sauce and Spoon, necesitarás una comprensión básica de la industria de los restaurantes, como saber el promedio de comensales y el tiempo de rotación de mesas.
De nuevo, no necesitas ser un experto en tu proyecto, pero familiarizarse con las diferentes industrias y los tipos de proyectos es una habilidad valiosa que demuestra tu versatilidad. Tener conocimiento de la industria también puede ahorrarte tiempo en proyectos futuros dentro de esa industria, ya que no tendrás que hacer tantas preguntas ni investigar tanto. Dicho esto, si eres nuevo en una industria u organización, nadie esperará que tengas todas las respuestas de inmediato, Una forma de ayudar a desarrollar tu conocimiento del dominio cuando recién comienzas con la planificación del proyecto es a través de la investigación en línea.
La investigación en línea puede ayudarte a aumentar tu conocimiento de los términos, las técnicas, los procesos y mucho más, todo lo cual puede ser útil si te embarcas en un nuevo proyecto. Esto te permite investigar sobre cómo otras organizaciones han manejado proyectos similares. También es una oportunidad para inspirarse en sus éxitos y para aprender de sus errores.
Entonces, ¿a qué debes apuntar cuando investigues para un proyecto determinado? Repasemos algunos consejos que pueden ayudarte a comenzar:
Primero, intenta buscar en línea para encontrar cobertura de noticias sobre proyectos similares en otras empresas. Por ejemplo, puedes buscar artículos de noticias que se centren en grupos de restaurantes que hayan agregado capacidades de tabletas para tomar pedidos en sus restaurantes. Experimenta con términos de búsqueda como «noticias sobre tabletas de menú» o «noticias sobre tabletas en restaurantes» para encontrar artículos de noticias pertinentes. Mientras leas, toma nota de los datos interesantes.
¿La empresa experimentó algún resultado sorprendente después del lanzamiento de su producto? ¿Se encontraron con obstáculos inesperados? Si es así, toma nota de esto y decide si hay tareas que debas agregar a tu proyecto para lograr resultados similares o para evitar obstáculos parecidos. Identificar dónde podrían ocurrir éxitos o errores similares en tu propio proyecto puede ayudarte a descubrir tareas que podrías haber pasado por alto.
También es útil buscar en línea investigaciones sobre temas relacionados con tu proyecto. Por ejemplo, puedes buscar frases como «investigación sobre tabletas para restaurante» o «pedidos de menú digitales». Agregar etiquetas de búsqueda como «mejores prácticas» o «conclusiones clave» pueden ayudarte a optimizar tus resultados de búsqueda.
Luego, puedes revisar la investigación pertinente para buscar información que podría ayudar a completar la planificación de tu proyecto.
También puedes intentar investigar proyectos similares en otras industrias. Esto puede ser especialmente útil cuando eres nuevo en un proyecto o una industria. Por ejemplo, aunque tu proyecto se centre en el uso de tabletas en un entorno de restaurante, también puedes aprender sobre el proceso de instalación a partir de la investigación sobre el uso de tabletas en entornos similares, como tiendas minoristas o cafeterías. Los detalles serán diferentes, pero los proyectos similares en otras industrias pueden ser una fuente útil de ideas.
Una vez que hayas realizado una investigación inicial en línea, revisa la lista de tareas que identificaste hasta ahora e investiga los detalles de la ejecución de ese trabajo. Por ejemplo, tal vez una de las tareas de tu lista sea elegir el modelo de tableta que finalmente instalarás en los restaurantes. ¿Hay alguna subtarea más pequeña que tu equipo deba completar para decidir sobre un modelo de tableta? Buscar en línea puede ayudar a descubrir cualquier tarea adicional que necesites tener en cuenta.
Completar tu planificación con un conjunto de tareas puede indicar a futuros empleadores que eres capaz de identificar áreas clave de trabajo basado en documentación, investigación, conversaciones y más. También puede demostrar que eres capaz de resumir estas tareas en un documento único y organizado, algo que es una parte clave de la gestión de proyectos.
Revisar la documentación del proyecto e investigar tu proyecto en línea puede ayudarte a identificar tareas, pero eso no te dirá todo lo que necesitas saber. Debatir con otras personas con las que trabajes en el proyecto, como los interesados o los miembros del equipo, puede ayudarte a descubrir tareas que todavía se deben hacer o aclarar las subtareas más pequeñas.
Comencemos con consejos para identificar las tareas a través de conversaciones grupales con miembros de tu equipo del proyecto, Una forma de descubrir más tareas es mantener una sesión de lluvia de ideas en grupo con los miembros del equipo que probablemente trabajarán en esas tareas. Por ejemplo, Peta podría reunirse con el equipo del proyecto de Sauce and Spoon para hacer una lluvia de ideas sobre posibles desafíos que los camareros e invitados podrían tener con las tabletas.
Analizar estos temas como grupo puede ayudar a identificar ideas para tareas que podrían haberse pasado por alto. Otra forma de descubrir tareas es tener conversaciones individuales con los miembros del equipo sobre tareas que probablemente sean responsables de completar. Por ejemplo, podrías tener una conversación con un proveedor que se especializa en la capacitación de empleados de restaurante para determinar cómo prepararse para la capacitación; o podrías comunicarte con un diseñador gráfico para ver la creación de nuevos materiales de marketing.
Tu equipo, los proveedores externos y los ejecutivos de la compañía tienen experiencia específica y laboral que les brinda una comprensión más profunda del trabajo necesario para completar tareas o alcanzar hitos. A través de conversaciones con tus compañeros de equipo, es posible que aprendas que ciertas tareas son más complejas de lo que suponías o que le falta un paso clave a un proceso específico. En este caso, aprovecha la experiencia de tus compañeros de equipo para descubrir lo que no sabes y completar información en tu lista de tareas.
Además de conectar con tus compañeros de equipo para descubrir tareas del proyecto, también puede ser útil consultar con otras personas en tu organización que sean expertas en tareas determinadas. Aunque es posible que estas personas no participen en tu proyecto, podrían proporcionar una valiosa experiencia que te ayude a identificar, procesar y completar la información.
Una vez que te hayas conectado con miembros de tu equipo del proyecto y otros expertos de tu organización, examina tu lista de tareas. ¿Todavía hay áreas donde necesitas más información? Si es así, puede ser útil tener una conversación con los interesados clave para completar cualquier información faltante.
Como hemos debatido, los interesados principales a menudo están ocupados con otros aspectos de sus puestos de trabajo, por lo que debes saber a quién pedirle tener una reunión. Los interesados que tienen interés o influencia de nivel medio o alto en el proyecto son quienes más probablemente te proporcionen la información que necesitas. Algunos ejemplos incluyen interesados que son expertos en la materia y otros que se ven directamente afectados por el resultado del proyecto, como el gerente de tu equipo. Puedes consultar de nuevo el análisis de los interesados para lograr decidir a quién sería mejor contactar.
Una vez que hayas identificado qué interesados serán de ayuda para ti, asegúrate de estar preparado; reúne tanta información como sea posible antes de la conversación y resume claramente las preguntas pendientes que todavía necesitan respuestas, Durante la conversación, presenta tu investigación y la lista actual de tareas, y explica exactamente cómo puede ayudarte a seguir adelante. Esto le dará al interesado una imagen clara de lo que has logrado hasta ahora y le ayudará a identificar brechas o tareas faltantes que sean necesarias para lograr tu objetivo. Una buena preparación ayuda a garantizar que podrás obtener la información que necesitas respetando el tiempo limitado de los interesados.
Ten en cuenta que las conversaciones que tengas sobre las tareas del proyecto a menudo contendrán más detalles e información de la que necesitas para crear una lista exhaustiva, pero deberías tener en cuenta esta información adicional, ya que podría ser útil más adelante en el proyecto. Cada tarea de tu lista debe estar lo suficientemente detallada para que puedas comprobar el progreso e identificar los problemas desde el principio, pero no detallada al punto que tengas que revisar sin cesar tu plan del proyecto y agobiar a tu equipo con pedidos constantes de actualizaciones sobre su trabajo.
El nivel correcto de detalle que debas incluir en tu lista de tareas variará de un proyecto a otro proyecto y de un equipo otro. Lograr el equilibrio adecuado es una habilidad que desarrollarás a lo largo de tu carrera.
A esta altura, deberías tener una larga lista de tareas del proyecto. Para finalizar la lista, revisa lo que tienes hasta ahora. Comprueba si hay alguna tarea más grande que podría dividirse en subtareas aun más pequeñas y agrega esas tareas a tu lista.
Cuando creas que has puesto en la lista todas las tareas del proyecto necesarias en tu plan de proyecto, el siguiente paso es acomodar las tareas en el orden en que deben completarse. Determinar el orden correcto de tareas te ayudará a asignar las fechas de inicio y fin de cada tarea.
Si determinas la importancia, primero considera el orden básico de operaciones. En otras palabras, ¿cuál es la secuencia natural de las tareas? ¿Hay alguna dependencia o requisitos previos? Por ejemplo, no puedes capacitar al personal sobre cómo usar las tabletas antes de que se hayan instalado y probado.
Para ayudarte a ordenar las tareas, puedes tener una conversación con tu equipo para descubrir las dependencias o los requisitos previos de cada persona dueña de una tarea. Puedes preguntar a cada persona qué debe suceder antes de que puedan empezar a trabajar. De manera similar, puedes buscar información en Internet con términos como «requisitos previos para lanzar hardware nuevo».
Después de haber pensado en el orden, ajusta las tareas en tu plan del proyecto para que refleje esto. Para hacerlo, simplemente reorganiza las filas de la hoja de cálculo para establecer el orden de tus tareas. Por ejemplo, la tarea de investigar diferentes modelos de tabletas de menú tiene que suceder antes de la tarea de firmar un contrato con el proveedor de tabletas de menú. Tiene sentido, ¿verdad? Probablemente no quieras firmar un contrato con el proveedor antes de investigar todas las opciones posibles.
Una vez que tus tareas estén en orden, empezarás a identificar hitos. Recuerda que los hitos son puntos importantes dentro del cronograma del proyecto que indican el progreso. Los hitos por lo general significan la finalización de un entregable o de una fase del proyecto.
Para determinar los hitos dentro de tu lista de tareas, identifica puntos en el plan de proyecto donde tú y tu equipo puedan evaluar el trabajo completado hasta el momento. Por ejemplo, si hay varias tareas relacionadas con la instalación de tabletas de menú, un hito podría ser la primera prueba interna de la capacidad de la tableta para tomar pedidos.
Estos tipos de hitos pueden ser iguales que algunos de los entregables que enumeraste anteriormente. Otra forma de determinar hitos es identificar tareas importantes en las que tus interesados tengan un interés en particular. Para ello, revisa tus notas de conversaciones anteriores con los interesados e identifica las tareas sobre las que los interesados parecían querer saber más o que querían revisar cuando se hubieran completado. Si tu interesado tiene un gran interés en una tarea o un punto determinado en el proyecto, etiqueta esa tarea como un hito. Por ejemplo, uno de los interesados de Sauce and Spoon podría estar interesado en saber cuando el proveedor de una tableta haya sido seleccionado, dado que esa decisión tendrá un impacto en el presupuesto.
Mientras revisas tu lista, también debes identificar tareas que conllevan un riesgo alto o que señalan la finalización de una fase o tarea importantes. Estas tareas suelen ser consideradas hitos porque tienen un impacto importante en el progreso general del proyecto. Por ejemplo, la primera ejecución de prueba exitosa de la capacidad de la tableta de menú para tomar pedidos podría considerarse un hito.
La estimación del tiempo es una predicción de la cantidad total de tiempo necesaria para completar una tarea. Proporcionar estimaciones de tiempo para cada tarea te da una mejor idea del total del plazo del proyecto en relación con los plazos e hitos individuales. Conocer la duración estimada de una tarea también te permite seguir fácilmente su progreso para que puedas reconocer si es probable que la tarea supere el tiempo estimado. De esa manera, podrás proyectar mejor la línea de tiempo y hacer rápidamente los ajustes necesarios. Como mencioné antes, no necesariamente serás un experto en los proyectos que gestiones al principio. Además de revisar la documentación del proyecto e investigar un poco, también necesitarás la ayuda de tu equipo y de otros expertos en la materia para completar algunos de los detalles y proporcionar información.
Hacer las preguntas correctas puede ayudar a tus expertos a estimar el tiempo con la mayor precisión posible.
Algunas estrategias para obtener estimaciones de tiempo precisas de tus expertos en tareas.
Primero, comprobar su comprensión de la tarea. Pide al experto que explique todos los pasos detallados involucrados en la tarea. No incluirás todos los detalles en el plan del proyecto, pero si el experto hace esto, estarás logrando que piense detenidamente en todo el trabajo involucrado antes de proporcionarte una estimación. Luego, solicitar estimaciones de los subpasos y anotarlas. A continuación, súmalas a todas y compara ese total con la estimación de los expertos del tiempo total necesario para completar la tarea.
Otra estrategia es debatir las suposiciones que el experto podría estar haciendo cuando te da una estimación. Por ejemplo, ¿qué equipo suponen que tendrán? ¿Qué tipo de suministros? ¿Cuántas personas suponen que trabajarán en la tarea? ¿Cuáles son sus suposiciones acerca de la habilidad y el nivel de experiencia de las personas que trabajan con ellos en la tarea?
Luego, pide al experto en la tarea que considere la probabilidad de que todos o algunos de estos supuestos podrían no ser correctos y cómo eso podría afectar su estimación. Un detalle importante que se debe aclarar aquí es la diferencia entre una estimación de esfuerzo y una estimación de la duración total. Una estimación de esfuerzo solo tiene en cuenta el tiempo real que se tarda en completar una tarea. Una estimación de la duración total representa el esfuerzo, la estimación y cualquier otro factor, como obtener aprobaciones, trabajo de preparación, pruebas, etc. Por ejemplo, imagina que una de tus tareas es diseñar y lanzar la página de pago de la tableta.
La estimación de esfuerzo para diseñar la página podría ser de ocho horas, que es la cantidad de tiempo que lleva maquetar e implementar el diseño, pero la duración total de la tarea incluye pruebas, feedback y aprobaciones necesarias para el lanzamiento. Eso significa que el tiempo total estimado para la página de pago es, en realidad, de más de ocho horas.
Finalmente, otra estrategia para obtener estimaciones precisas es comparar las estimaciones del experto con el tiempo real dedicado a tareas similares en trabajos anteriores. Pide al experto que piense en un proyecto similar en el que haya trabajado y que describa qué fue diferente y qué fue igual. Pregunta cuánto tiempo tomó ese proyecto y si pensar en ese proyecto cambia su estimación por completo.
Se llama estimación de tres puntos. La estimación de tres puntos se utiliza para ayudar a determinar la estimación de tiempo más realista para una tarea. Utiliza cálculos optimistas y pesimistas, lo que significa que los cálculos están basados en el mejor y en el peor de los casos. Un beneficio secundario de esta estrategia es que tiene en cuenta los riesgos potenciales que podrían impactar no solo en la estimación de tareas, sino en otros aspectos del proyecto, como el presupuesto y los recursos.
Tal como su nombre lo indica, la técnica de estimación consta de tres puntos, que son tres partes de la estimación que veremos, Cada tarea recibe tres estimaciones de tiempo: optimista, más probable y pesimista. Cada estimación indica la cantidad proyectada de tiempo que tomará una tarea según esa categoría y cuánta probabilidad hay de que surja un posible riesgo.
Una estimación "optimista" supone el mejor de los casos: los problemas no ocurrirán y la tarea se completará dentro del tiempo estimado. En otras palabras, es cuánto tiempo esperas que la tarea tome, suponiendo que todo salga según lo planeado.
Por ejemplo, si todos los suministros necesarios para una tarea llegan temprano y todo funciona como se supone que debe hacerlo.
Una estimación "más probable" supone que pueden producirse algunos problemas. Otra forma de pensar la estimación más probable es que se basa en cuánto tarda la tarea por lo general en circunstancias normales, por ejemplo, si los suministros llegaran en el tiempo esperado y solo necesitaras hacer algunos ajustes menores antes de que todo finalmente funcione de la forma en que se supone que debe hacerlo.
Y, finalmente, una estimación "pesimista" supone que los problemas definitivamente ocurrirán. Aquí es donde todo lo que podría salir mal, sale mal; por ejemplo, si los suministros llegan tarde o el pedido es incorrecto y nada funciona como se supone que debe hacerlo.
Cuando determines las estimaciones utilizando esta técnica, tendrás que preguntar a tus expertos en tareas o realizar investigaciones que te ayuden a entender el mejor y el peor de los casos. Luego, agrega estas notas al plan para cada tarea.
Vamos a probar una estimación de tres puntos con un ejemplo del proyecto Sauce and Spoon: la tarea de capacitar al personal para usar las tabletas. Le pides a la persona encargada de organizar la capacitación del personal que te diga una estimación de tiempo en cada categoría y que describa las condiciones para cada una.
El experto en tareas te dice que las condiciones para una estimación optimista significaría que el proveedor contratado para hacer la capacitación esté bien calificado, tenga todos los materiales que necesita y llegue a tiempo para impartir la capacitación. Todo el personal se presenta a tiempo y con éxito completa la capacitación en la cantidad de tiempo programada, Todos los equipos funcionan para que el personal practique; En el mejor de los casos, tu experto en tareas estima de cuatro a dos horas para llevar a cabo la capacitación, y una hora para la configuración y otra para la revisión luego de la capacitación en la fecha originalmente programada.
En una estimacion mas probale, el experto en tareas supone que el proveedor está calificado, pero es posible que no cuente con todos los materiales necesarios. Tendrá que modificar algo, o alguien del personal del restaurante tendrá que buscar algunos suministros, o el proveedor podría ser nuevo y necesitar tiempo adicional para prepararse o tardar más en dar la capacitación. Por lo general, algunos miembros del personal no pueden asistir o llegar a tiempo, así que tendría que programarse tiempo de capacitación adicional. También podría haber pequeñas fallas con el equipo y la capacitación podría tener que reprogramarse para un día posterior de la semana. La estimación de tiempo en este caso es cercana a las seis horas, y la fecha es probable que se postergue a dos o tres días después de lo previsto originalmente.
En condiciones pesimistas, podría pasar que el proveedor de la capacitación original renuncie y que tengas que reemplazarlo por uno nuevo. Podría haber varios empleados que no se presenten o rotación de personal justo antes de la capacitación. O posiblemente el equipo no llegue a tiempo o no funcione, por lo que la capacitación no podrá hacerse hasta que llegue el nuevo equipo. En este caso, el tiempo real de capacitación sigue siendo de alrededor de seis horas, pero la fecha tiene que ser reprogramada para una semana después de lo previsto originalmente.
Cuando realices tu investigación o hables con expertos en tareas, ten en cuenta los tres puntos para que puedas determinar los resultados optimistas, más probables y pesimistas. Si alguien te da una estimación de tiempo, no te limites a tomar su palabra sin comprender el contexto en que está haciendo esa estimación.
Piénsalo de esta manera: si alguien está siendo optimista, podría estimar que una tarea solo tomará dos días para completarse. Si te atienes a esa estimación y termina tomando una semana entera, tu cronograma se arruinará. Pero, si alguien es pesimista y piensa que tardará un mes y la tarea solo toma una semana, entonces tienes tiempo adicional en tu cronograma que podrías haber ocupado para otras tareas, o podrías haber lanzado antes del producto.
Tener en cuenta siempre el peor de los casos quizás parezca algo bueno, pero en realidad es un desperdicio si calculaste la mayor parte de tu estimación de esta manera. Debes examinar el mejor y el peor de los casos, y compararlos con el escenario más probable. A partir de ahí, puedes incorporar un margen que tenga en cuenta los riesgos probables, pero que mantenga el proyecto en curso a un ritmo eficiente.
Bien, repasemos. La estimación de tres puntos es una técnica para ayudar a determinar la estimación de tiempo más realista para una tarea. Esta estimación utiliza cálculos optimistas, más probables y pesimistas. La estimación de tres puntos requiere un poco más de trabajo, pero ofrece un aspecto más claro de lo que es posible realizar con cada tarea para que puedas hacer una estimación más realista y precisa. Incluso hay fórmulas para ayudarte a cuantificar estas estimaciones, que no veremos aquí, pero te alentamos a que las revises en las lecturas del curso.
Un paso a paso recomendado seria:
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Define los escenarios de estimación:
- Optimista: Supone que todo saldrá según lo planeado sin problemas.
- Más probable: Considera la posibilidad de algunos problemas que se pueden resolver.
- Pesimista: Supone problemas graves que podrían afectar significativamente la tarea.
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Recopila información de expertos o investigaciones:
- Habla con expertos en tareas relevantes.
- Investiga casos anteriores similares.
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Aplica la técnica de tres puntos:
- Optimista: Estima el mejor tiempo posible si todo funciona perfectamente.
- Más probable: Considera los problemas comunes y ajusta el tiempo de acuerdo a ellos.
- Pesimista: Piensa en los peores problemas que podrían ocurrir y cuánto tiempo tomaría resolverlos.
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Documenta y agrega margen de seguridad:
- Registra las estimaciones en el plan de proyecto.
- Agrega un margen de tiempo adicional para imprevistos o retrasos.
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Revisa y ajusta según sea necesario:
- Actualiza las estimaciones a medida que obtengas más información.
- Ajusta el plan de proyecto para mantener un ritmo eficiente.
La estimación es un aspecto crucial de la gestión de proyectos. Se espera que los gerentes de proyecto estimen con precisión los elementos esenciales del proyecto, como los costos, el alcance y el tiempo. Hay muchas técnicas de estimación diferentes que se pueden utilizar, según qué aspecto del proyecto necesite una estimación. Las técnicas de estimación permiten a los gerentes de proyectos proporcionar mejores pronósticos a los interesados y clientes, y presupuestar con mayor precisión los fondos y recursos que necesitan para el éxito del proyecto.
La técnica de estimación de tres puntos se puede utilizar para ayudar a determinar la estimación de tiempo más realista para una tarea. Esta técnica utiliza cálculos optimistas,pesimistas y más probables, lo que significa que los cálculos se basan en los escenarios de «mejor de los casos» (optimistas), «peor de los casos» (pesimistas) y más probables.
Estimación de tres puntos.
En esta técnica, cada tarea recibe tres estimaciones: optimista, más probable y pesimista. Cada una de estas tres estimaciones se asocia a la cantidad de tiempo correspondiente que se espera que lleve esa tarea.
Optimista: supone el mejor de los casos, en el que los problemas no ocurrirán. Más probable: supone que podrían ocurrir algunos problemas y se basa en el tiempo que suele tardar la tarea en circunstancias normales. Pesimista: supone el peor de los casos, en el que seguramente se producirán problemas
El proceso de estimación de tres puntos.
Para cada tarea, agrega una estimación de duración en cada categoría: optimista, más probable y pesimista. Puedes obtener estas estimaciones investigando la tarea o preguntando a un experto en tareas. Como práctica recomendada, agrega notas sobre las condiciones que determinan cada estimación.
Optimista = el proveedor está bien calificado, tiene todos los materiales y se presenta a tiempo; el personal se presenta a tiempo y completa con éxito la capacitación dentro del tiempo programado; todo el equipo funciona. 4 horas más probable = el proveedor puede estar calificado, pero es posible que no tenga todos los materiales; el proveedor es nuevo y necesita tiempo adicional para prepararse; se debe programar tiempo de capacitación adicional para el personal ausente; fallas menores con el equipo; la capacitación debe reprogramarse. 6 horas pesimista = el proveedor original abandona el proyecto; hay que contratar a un nuevo proveedor; el personal no se presenta o cambia el personal justo antes de la capacitación; el equipo no se entrega a tiempo o no funciona; la capacitación no puede realizarse hasta que llegue el nuevo equipo. 6 días
Determinación de una estimación final.
Para determinar tu estimación final (la estimación que vas a utilizar en el plan de tu proyecto), examina el plazo optimista y el pesimista y luego compáralo con el plazo más probable. Ten en cuenta las condiciones que probablemente existan mientras se completa la tarea. ¿Parece razonable que se pueda cumplir el plazo más probable? Si tu equipo nunca ha completado esta tarea antes, o si se desconocen las dependencias de la tarea, la estimación final debería estar más cerca de la estimación pesimista. Si tu equipo está familiarizado con la tarea y puedes confirmar las condiciones para una estimación optimista, la estimación final puede estar más cerca de la estimación optimista. Alternativamente, solo usa la estimación más probable, en especial si la diferencia entre las estimaciones optimista y pesimista es mínima (unas pocas horas o no más de uno o dos días). Una buena práctica es construir un «margen» que tenga en cuenta los riesgos que son probables, pero que aun así mantenga el progreso del proyecto a un ritmo eficiente.
Fórmulas de estimación de tres puntos.
Algunos proyectos requerirán que calcules valores numéricos específicos para las estimaciones de tiempo de las tareas. Hay muchos recursos en línea que brindan más instrucciones sobre cómo calcular estimaciones, pero hemos proporcionado dos fórmulas populares: la distribución triangular y la distribución beta (PERT).
Para cada fórmula: E es Estimación (la estimación final que asignará a la tarea), o = estimación optimista, p = estimación pesimista y m = estimación más probable.
La distribución triangular.
La ponderación de cada estimación en esta ecuación es idéntica, lo que significa que el caso más probable no afecta la estimación final más que las estimaciones optimistas o pesimistas.
La distribución beta (PERT).
La distribución beta (PERT) es un promedio ponderado. La estimación más probable recibe un multiplicador de cuatro, mientras que el divisor general se incrementa a seis.
Este método tiene en cuenta que es más probable que ocurra el caso más probable, por lo que se le da más peso. El peso agregado se refleja en el multiplicador de cuatro.
Poner más peso en la estimación más probable aumenta la precisión de la estimación. En la mayoría de los casos, se ha demostrado que la distribución beta (PERT) es más precisa que la estimación de tres puntos y, a menudo, se usa para calcular estimaciones de costo y tiempo.
Una calificación de nivel de confianza indica qué tan seguro estás de la exactitud de una estimación. Poder compartir estas calificaciones con los interesados es útil porque pueden indicar la probabilidad de que una tarea se completará en la cantidad de tiempo estimada. La estimación no es una ciencia perfecta, así que, agregar una calificación de nivel de confianza para una tarea no te permite abordar cualquier incertidumbre.
En una actividad posterior, terminarás de calcular tus estimaciones de tiempo y agregarás calificaciones de nivel de confianza a tus tareas en el plan del proyecto Sauce and Spoon. ¡Empecemos!
La calificación del nivel de confianza varía de alta, lo que significa que tienes mucha confianza en tu estimación, a baja, lo que significa que no confías mucho en tu estimación. Conocer el nivel de confianza de tu estimación y agregar notas sobre cualquier riesgo o problema que puede afectar a la estimación pueden ayudarte a identificar si debes pedir su opinión al equipo del proyecto. Tal vez puedan señalar las estimaciones o tareas que debes seguir más de cerca.
Además, si observas que tu confianza es baja en un gran porcentaje de las estimaciones de tareas, es posible que debas comunicar tu incertidumbre sobre el plazo del proyecto a los interesados.
Hay varias maneras de determinar una calificación de nivel de confianza. La técnica de tres puntos que acabamos de analizar es una forma de ganar confianza en tus estimaciones. Si puedes demostrar que has considerado las mejores y peores condiciones para una tarea, entonces tu calificación de nivel de confianza para la estimación del tiempo de esa tarea sería alta, dado que ya tienes una comprensión de la tarea.
Otra forma de determinar una calificación de confianza es sondeando a tu equipo sobre las tareas que se les asignan y logrando un consenso sobre tu confianza colectiva. Para ello, puedes calcular su nivel de confianza como un porcentaje, lo que significa encuestar a todos sobre sus estimaciones y calcular el nivel de confianza promedio.
Es posible que descubras que tienen un 90% de confianza, lo que significaría que tienes una calificación de confianza alta en general. O tal vez solo tienen un 60% de confianza, lo que significaría que tienes una calificación de confianza media. O puedes definir categorías para el equipo. Por ejemplo, nunca hemos hecho un proyecto como este antes, ya lo hemos hecho una vez, lo hemos hecho varias veces y ya lo hemos hecho un montón de veces. Cada categoría se correlaciona con tu nivel de confianza. Si nunca han hecho el proyecto antes o solo lo han hecho una vez, entonces, la calificación de confianza para la estimación de tiempo puede ser baja.
La estimación está lejos de ser una ciencia exacta, particularmente en la gestión de proyectos donde hay tantas incógnitas. Implementar un sistema que tenga en cuenta esas incógnitas y garantice una imagen precisa del plazo del proyecto significa que todos estarán mejor a largo plazo.
Bien, repasemos lo que hemos tratado. Una calificación de nivel de confianza indica qué tan seguro estás de la exactitud de una estimación. Puedes determinar las calificaciones de confianza de varias maneras, incluso realizando encuestas a tu equipo sobre las tareas a las que están asignados o definiendo categorías.
Y recuerda: la estimación está lejos de ser una ciencia exacta, particularmente en la gestión de proyectos donde hay tantas incógnitas. Implementar un sistema que tenga en cuenta esas incógnitas y garantizar una imagen precisa de los costos del proyecto significa que todos estarán mejor a largo plazo.
paso a paso general para calcular las calificaciones del nivel de confianza en las estimaciones de tiempo de tarea:
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Entender la importancia: Reconoce la relevancia de determinar una calificación de nivel de confianza en tus estimaciones de tiempo. Comprende cómo estas calificaciones pueden influir en la gestión del proyecto y en la comunicación con los interesados.
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Definir niveles de confianza: Establece una escala de niveles de confianza, como alta, media y baja, para evaluar tu grado de certeza en cada estimación de tiempo.
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Evaluar la comprensión de la tarea: Asegúrate de entender completamente la tarea en cuestión. Considera los diferentes escenarios y condiciones que podrían afectar la duración de la tarea.
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Considerar riesgos y problemas: Identifica y anota cualquier riesgo o problema que pueda impactar la estimación de tiempo de la tarea. Estos elementos pueden influir en tu nivel de confianza en la estimación.
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Consultar al equipo: Si es posible, consulta con tu equipo sobre las tareas asignadas. Busca un consenso sobre el grado de confianza colectiva en las estimaciones de tiempo.
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Realizar encuestas: Si tienes un equipo grande, considera realizar encuestas para recopilar las opiniones individuales y calcular un nivel de confianza promedio.
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Asignar calificaciones de nivel de confianza: Basándote en la información recopilada y considerando todos los factores relevantes, asigna a cada estimación de tiempo una calificación de nivel de confianza según tu escala previamente definida.
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Documentar y comunicar: Registra las calificaciones de nivel de confianza junto con las estimaciones de tiempo en el plan del proyecto. Comunica estas calificaciones y cualquier información relevante sobre riesgos o problemas a los interesados en el proyecto.
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Revisión continua: Revisa periódicamente las calificaciones de nivel de confianza a medida que avanza el proyecto. Actualiza estas calificaciones según la evolución de la comprensión de las tareas y la mitigación de riesgos.
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Aprender y mejorar: Utiliza la retroalimentación y la experiencia obtenida en cada proyecto para mejorar la precisión de las estimaciones de tiempo y las calificaciones de nivel de confianza en futuros proyectos.
Es posible tener que negociar con los miembros del equipo sobre algunas de las tareas que tienen calificaciones de bajo nivel de confianza o que se estima que tardarán más de lo que ella esperaba.
Anteriormente, aplicaste algunas habilidades de negociación a los debates sobre el alcance del proyecto. Las habilidades de negociación también pueden ayudarte a obtener estimaciones precisas de tiempo y esfuerzo, pero las habilidades que uses y el enfoque que adoptes serán un poco diferentes. En este caso, estás negociando con un experto en la tarea, no con un interesado. Tu objetivo es tratar de determinar una estimación precisa de tiempo y esfuerzo para una tarea, en lugar de persuadirlos para que estén de acuerdo con un determinado resultado. Están tratando de llegar a una estimación objetivamente precisa en conjunto.
En cualquier proyecto, tendrás que trabajar con personas que tienen una tendencia a sobrestimar o subestimar el tiempo, los costos o los recursos. La gente no hace esto intencionalmente. Por lo general, solo está siendo optimista o tratando de complacerte ofreciendo lo que creen que quieres escuchar, en lugar de lo que es realista. O a veces pueden ser demasiado cautelosos y darte una estimación extrema en caso de que algo no salga según lo planeado.
En algunas situaciones, usar habilidades de negociación para obtener estimaciones de tiempo más precisas puede ser fundamental para el éxito del proyecto. Hay muchos tipos de técnicas de negociación, pero centrémonos en algunas que sean específicas para negociar una estimación de tiempo. Estas son:
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Decir no sin decir no: La idea detrás de esta técnica es conseguir que la otra persona empiece a pensar en una solución alternativa contigo. Primero, piensa en las formas en que usualmente le dices a alguien que no. "Eso no funcionará". "Eso no va a suceder". "No puedo hacer eso". O, "No hay manera de que eso suceda". Declaraciones como estas pueden hacer que la persona con la que te estás comunicando se ponga a la defensiva y se cierre a la conversación. En su lugar, haz preguntas abiertas como: ¿Cómo quieres que proceda? ¿Cómo podemos solucionar este problema? Y, ¿qué puedo hacer para ayudar? Preguntas como estas invitan a la otra persona a colaborar contigo. Esto mantiene la conversación enfocada en llegar a una solución que funcione para ambos.
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Centrarse en los intereses, no en las posiciones: Aquí, el objetivo no es ganar. En su lugar, trata de identificar los intereses de la otra persona, sus necesidades básicas, deseos y motivaciones para completar una determinada tarea. Es posible que estés trabajando con un experto en tareas que se preocupa profundamente acerca de completar la tarea con un alto grado de calidad, pero te preocupa que si no cumples con el plazo, la calidad del trabajo no importará. Puedes preguntar si hay áreas de calidad en las que estaría dispuesto a ceder, ya que eso acortaría el tiempo estimado, pero aun así le permitiría completar la tarea en un grado aceptable.
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Presentar opciones mutuamente beneficiosas: Tal vez haya información que le falte al experto, o un recurso que podrías comprometerte a encontrar y suministrar para hacer la estimación más corta.
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Insistir en criterios objetivos: Es posible que tengas un experto que insista en seguir sus instintos cuando lleguen a las estimaciones de tiempo. Si le pides por adelantado que proporcione datos claros objetivos que apoyen sus instintos, puedes hacer que lleguen a una estimación más precisa.
Estas son algunas técnicas que son específicas para negociar una estimación de tiempo. Excelente. Ahora cuentas con algunas nuevas técnicas de negociación como herramientas de gestión de proyectos. En la siguiente actividad, aplicarás lo aprendido a las negociaciones de estimación de tiempo para el proyecto de lanzamiento de tabletas.
Pedir estimaciones de tiempo o preguntar por qué un aspecto del proyecto está retrasado puede ser una conversación difícil, Por eso, practicar la empatía es tan importante a la hora de negociar y al comunicarse en general. La empatía es la capacidad de entender y sentir lo que otros están sintiendo. Es cuando haces el esfuerzo para imaginarte en el lugar de la otra persona y experimentar cosas desde su perspectiva.
Comenzar una conversación con empatía puede hacer que el debate sea mucho más fácil. Ya aprendiste cómo incorporar la empatía en la gestión de proyectos en general, incluidos estar presente, escuchar y hacer preguntas. En este video, vamos a ver cómo puedes usar la empatía en conversaciones sobre las estimaciones y los plazos de la tarea.
Hacer preguntas sobre cuánto tiempo tardará una tarea podría hacer que algunas personas se sientan inseguras. Quizás sientan que no confías en ellas, que crees que no son competentes, que crees que sabes más que ellas sobre su propio trabajo, y así sucesivamente. ¿Alguna vez sentiste que alguien no confiaba en ti o que cuestionara tu habilidad para completar tu trabajo?
Incluso cuando simplemente estás tratando de lograr una comprensión clara sobre una tarea que no entiendes, hacer preguntas sin empatía puede dejar a los miembros del equipo con la sensación de que estás haciendo microgestión. La microgestión es cuando un gerente observa demasiado de cerca, controla o recuerda continuamente a las personas bajo su gestión el trabajo que se les ha asignado. Esto tiene un impacto negativo porque demuestra la falta de confianza del gerente en las personas a las que supervisa.
Hay muchas formas en que puedes incorporar la empatía a tus conversaciones. Una forma es escuchar con curiosidad. Haz preguntas para demostrar tu interés en lo que la gente tiene para decir. En lugar de suponer o sugerir, inicia la conversación con una pregunta. Por ejemplo, podrías preguntar a la persona cuánto tiempo le tomó realizar una tarea particular en un proyecto anterior, en lugar de sugerir un marco de tiempo para completar una tarea similar.
Otra forma de mostrar empatía es repetir periódicamente lo que piensas que la otra persona dijo. Cuando noten que repites su mensaje en tus propias palabras, los animará a confirmar su intención y sabrán que entiendes lo que están comunicando. También podría ayudarlos a ver los problemas que están debatiendo desde una perspectiva diferente.
También puedes demostrar empatía si tratas de conectarte con su experiencia. Hazle saber a la persona que entiendes que hacer las estimaciones puede ser difícil para cualquiera, incluso para ti mismo. Puedes contarle acerca de un proyecto en el que tuviste problemas para hacer una estimación de tiempo para una tarea, o sobre una estimación completamente errónea que hiciste. Deja claro que sabes que quiere hacer el mejor trabajo posible y que lo apoyas.
Practicar la empatía también significa que eres capaz de reconocer tus propios juicios. Reconoce cuando estés haciendo juicios internos sobre la persona con la que te estás comunicando, como cuando tienes dudas sobre la calidad de su trabajo, por ejemplo. A continuación, encuentra formas de ver la situación con mayor consideración. Incluso si no mencionas tus juicios en voz alta, las personas son muy buenas en leer el lenguaje corporal y las expresiones faciales e interpretar el tono de los demás. Trata de ponerte en el lugar del otro y pregunta sobre cualquier obstáculo que podría estar enfrentando.
Otra estrategia para practicar la empatía es reconocer el margen. Un miembro del equipo podría agregar un margen a su estimación de tiempo para una tarea sin comunicar por qué agregó dicho margen. Pregúntale en persona si incluyó un margen para tener en cuenta las vacaciones, los días por enfermedad, el cuidado de niños o las emergencias. Esto puede demostrar tu empatía por su situación y también te ayudará a obtener una estimación más precisa. Anímalo a compartir este margen adicional asegurándole que quieres una respuesta honesta, incluso si no es la ideal.
Y por último, con el fin de emplear eficazmente todas estas estrategias para practicar la empatía en tus conversaciones, debes ser capaz de enfocarte totalmente en lo que la otra persona te está comunicando. Esto significa evitar distracciones. Poner tu teléfono en silencio, no mirar las notificaciones ni los mensajes de texto y cerrar tu computadora portátil son algunas maneras de mostrar a la persona que le estás dando toda tu atención y que lo que está compartiendo es importante para ti.
Hagamos un repaso rápido. La empatía es la capacidad de entender y sentir lo que otros están sintiendo. Algunos consejos para aportar empatía a tus conversaciones son: escuchar con curiosidad, repetir lo que crees haber escuchado, conectarte con su experiencia, reconocer juicios, reconocer los márgenes y evitar distracciones. ¡Excelente! Considera estos consejos para practicar la empatía en la próxima actividad. Entonces, nos vemos en el siguiente video para recapitular todo lo que hemos tratado hasta ahora.
Procedimiento para Negociar con Empatía:
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Prepara el terreno: Antes de comenzar la negociación, asegúrate de estar presente y enfocado en la conversación. Elimina distracciones como el teléfono y la computadora portátil para demostrar que le estás dando toda tu atención a la persona con la que estás hablando.
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Inicia con empatía: Comienza la conversación mostrando empatía. Haz preguntas para entender la perspectiva y las preocupaciones de la otra persona. Escucha con curiosidad y repite periódicamente lo que crees haber entendido para confirmar que estás interpretando correctamente sus puntos de vista.
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Conecta con su experiencia: Demuestra que comprendes las dificultades que pueden surgir al hacer estimaciones de tiempo o al enfrentar retos en el proyecto. Comparte tus propias experiencias similares para establecer una conexión y crear un ambiente de apoyo mutuo.
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Reconoce juicios y márgenes: Sé consciente de tus propios juicios y evita expresarlos de manera negativa durante la negociación. Reconoce los márgenes que la otra persona pueda haber incluido en sus estimaciones y pregúntale sobre las razones detrás de esos márgenes para comprender mejor su situación.
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Propón soluciones colaborativas: En lugar de imponer plazos o estimaciones, propón soluciones que surjan de la colaboración y la comprensión mutua. Explora opciones que satisfagan las necesidades de ambas partes y que tomen en cuenta los márgenes y las preocupaciones planteadas durante la negociación.
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Agradece y comprométete: Al finalizar la negociación, agradece a la otra persona por su tiempo y esfuerzo en la conversación. Comprométete a apoyar mutuamente los acuerdos alcanzados y a mantener abiertas las líneas de comunicación para resolver cualquier problema que pueda surgir en el futuro.
Hola. Soy Torie, gerenta del Programa de educación en Google. En concreto, trabajo en nuestro currículo de alfabetización digital, llamado Habilidades digitales aplicadas, que ayudan a estudiantes de todas las edades a aprender las habilidades digitales prácticas necesarias para los trabajos de hoy y mañana.
La empatía puede ser muy importante en la gestión de proyectos porque, muchas veces, estás lidiando con muchos diferentes estilos de trabajo posibles y estilos de comunicación con varios miembros del equipo y varios interesados, así que tienes que aprender a comunicarte con esos diferentes estilos y posiblemente adaptar tu mensaje a diferentes audiencias. Es muy importante poder entender cómo se pueden sentir las diferentes personas, cómo les gustaría recibir la información, para que puedas asegurarte de que estás comunicando las metas de tu proyecto y tu impacto de una manera muy eficaz.
Así que, un ejemplo de cuando tuve que practicar la empatía como gerenta de programa fue cuando estaba liderando un proyecto con unas cinco personas diferentes en el equipo del programa. Estábamos teniendo algunos problemas con algunos plazos incumplidos, en realidad. Tuve que terminar comunicándome con uno de los miembros del equipo del proyecto solo para intentar entender lo que estaba pasando y averiguar por qué se habían incumplido algunos de los plazos. Finalmente, descubrimos que había algunas cuestiones personales que provocaron que finalmente tuviéramos que volver a cambiar algunos de nuestros recursos y obtener ayuda de otros compañeros de equipo. Así que ese es un ejemplo de simplemente intentar conocer a la gente desde su lugar. Entender que hay muchas cosas fuera del trabajo que también están pasando y que a veces puedes ajustar tus plazos y tus fechas de entrega como sea necesario u obtener ayuda de otros miembros del equipo durante el proyecto.
Cuando estés negociando estimaciones de tareas, creo que algo muy bueno desde el comienzo es simplemente hacer muchas preguntas. Solo habla con diferentes personas del equipo. Tal vez incluso tú seas nuevo en el equipo y quieras tener una perspectiva diferente de las personas que hace más tiempo que están en el equipo, e intenta averiguar si hay algunos ejemplos de proyectos anteriores que sean similares al que estás liderando. Prueba a ver si hay otros proyectos que puedan ser algo diferentes, pero que tengan plazos distintos. Creo que eso realmente puede ayudar al principio. Simplemente haz muchas preguntas y recopila tantos datos e información como puedas desde el principio.
Bienvenido de nuevo.
Hasta ahora, completaste un estatuto y un plan del proyecto para el proyecto de lanzamiento de las tabletas de Sauce & Spoon.
A continuación, pasaremos de la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto a la fase de ejecución.
Pero antes de que puedas comenzar a ejecutar, tendrás que asegurarte de que se haya establecido el plan de gestión de calidad de tu proyecto para que sepas que estás entregando un proyecto que cumple con las expectativas de tus interesados.
En los próximos videos y actividades, practicarás la definición de estándares de calidad para tu proyecto. Luego, evaluarás con qué éxito se están cumpliendo los estándares del proyecto y presentarás tus resultados a los interesados.
También crearás un documento retrospectivo, que los gerentes de proyectos usan durante los debates sobre el progreso del proyecto, y cualquier mejora del proceso que sea necesaria realizar.
Antes de comenzar, revisemos el escenario del proyecto para este curso. Sauce & Spoon es una cadena de restaurantes pequeña, pero en crecimiento, con cinco sucursales. Contrataron a Peta como su primera gerenta de proyectos interna para el lanzamiento del piloto de menús en tabletas en dos de sus sucursales.
En los siguientes videos, compartiré información útil que puedes usar para completar cada actividad y evaluación, y te ofreceré consejos que puedes utilizar después de completar este curso. Cuando hayamos terminado, comprenderás cómo establecer una lista de estándares de calidad para un aspecto del proyecto Sauce & Spoon.
También practicarás redactar preguntas de evaluación y de encuesta que te ayudarán a determinar si se cumplen los estándares de calidad. Y, finalmente, aprenderás cómo mejorar todo el proceso y a crear un documento retrospectivo, que podrás agregar a tu portfolio de documentos de gestión de proyectos.
¿Todo listo para empezar? Nos vemos en el siguiente video, donde comenzaremos a desarrollar tu plan de gestión de calidad.
Una parte clave de la planificación y ejecución del proyecto incluye la implementación de un plan de gestión de calidad y mantenerlo durante todo el proyecto.
La planificación de la calidad se refiere al proceso que el gerente de proyectos o el equipo establecen y siguen para identificar y determinar exactamente qué estándares de calidad son pertinentes para el proyecto en su conjunto y cómo satisfacerlos. No podemos simplemente lanzar un proyecto y suponer que todo estará bien. Es por eso que planificar para la calidad con estándares, procesos y métodos de evaluación es importante.
Te ayuda a mantenerte enfocado en ver si el proyecto está progresando con éxito y te avisa de los ajustes que debes hacer para mantenerlo en marcha. Como gerente de proyectos, eres responsable de la planificación y ejecución del proyecto, así como también de que este tenga una finalización exitosa.
La planificación de la calidad se complementa con la planificación general del proyecto y se alinea con el proceso general del proyecto. Las metas del proyecto y los criterios de éxito para el proyecto de las tabletas de Sauce & Spoon focalizarán los detalles de un plan de gestión de calidad en los estándares de calidad, las preguntas de evaluación y las encuestas con feedback para asegurar que el proyecto se entregue con calidad y produzca el resultado deseado.
Beneficios de la gestión de calidad.
Hay muchos beneficios en crear y mantener la gestión de calidad en un proyecto. Algunos de estos beneficios incluyen entregar un producto de calidad, reducir los gastos generales(Gastos generales es otra palabra para costos) y aumentar la colaboración y las revisiones regulares.
La gestión de calidad ayuda a disminuir los gastos generales con la reducción de la cantidad de errores que le costaría dinero a la organización si tuviera que arreglarlos. Los procesos de gestión de calidad garantizan que el equipo siempre esté aprendiendo y proporcionando feedback, lo que a su vez asegura que el proyecto esté encaminado para lograr el resultado previsto.
Los conceptos principales son:
- Planificación de la calidad, se refiere al proceso que el gerente de proyectos o el equipo establecen y siguen para identificar y determinar exactamente qué estándares de calidad son pertinentes para el proyecto en su conjunto y cómo satisfacerlos.
- Estándares de calidad, que son los requisitos, las especificaciones o las pautas que podrían usarse para asegurar que los materiales, los productos, los procesos y servicios sean aptos para lograr el resultado deseado.
- Aseguramiento de calidad (QA), que es un proceso de revisión que evalúa si tu proyecto está encaminado a la entrega de un servicio o producto de alta calidad.
- Control de calidad (QC), a menudo conocido como QC. El control de calidad se refiere a las técnicas que se utilizan para garantizar que los estándares de calidad se mantengan cuando se identifica un problema.
Desarrollo de estándares de calidad.
Aquí nos centraremos en crear estándares de calidad para el proyecto de Sauce & Spoon, pero, en muchos proyectos, todos estos conceptos se combinan para conformar un plan global de gestión de calidad que documenta toda la información necesaria para gestionar eficazmente la calidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
El plan de gestión de calidad define las políticas, los procesos y los criterios para la calidad del proyecto, así como los roles y las responsabilidades de llevarlos a cabo. Una vez más, hay muchas formas diferentes de desarrollar y realizar un seguimiento de la gestión de calidad para tu proyecto, pero los beneficios y conceptos principales que componen la gestión de calidad siguen siendo los mismos.
Resumen de beneficios y conceptos clave.
Algunos de los beneficios de la gestión de calidad incluyen la entrega de un producto de calidad, la reducción de los gastos generales y el aumento de la colaboración y la revisión; y los principales conceptos de la gestión de calidad son la planificación de la calidad, los estándares de calidad, el aseguramiento de la calidad (QA) y el control de calidad (QC).
Comprender estos beneficios y conceptos te ayudará a garantizar la entrega de un proyecto que cumpla con las expectativas de los interesados.
La calidad significa asegurarse de que entregas lo que dijiste que harías y que lo harás de la manera más eficiente posible. Lograr que un proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto no necesariamente significa que hayas alcanzado tus objetivos; tienes que asegurarte de que entregues un proyecto que cumpla las necesidades de tus interesados.
Es por eso que la calidad del proyecto recibe seguimiento durante el ciclo de vida del proyecto. Puedes medir la calidad del proyecto definiendo los estándares de calidad para los diversos aspectos del proyecto, como tareas, hitos y entregables importantes.
Los estándares de calidad son los requisitos y las especificaciones que tu producto o servicio deben cumplir para ser considerados exitosos por tu organización y el cliente. Establecer estándares te ayuda a identificar formas de probar y evaluar la calidad del proyecto a lo largo de las fases de planificación y ejecución, y luego de que se lanza el proyecto.
Si la calidad de diferentes aspectos de un proyecto no cumple con los estándares acordados, entonces tendrás la oportunidad de ajustar el plan de tu proyecto para cumplir con esos estándares. Vamos a usar un ejemplo del proyecto de Sauce & Spoon. Uno de los entregables es la capacitación de los encargados, del personal de recepción y del personal de servicio.
¿Cómo sabrás si ese entregable se cumplió correctamente? Cuáles son las expectativas o normas que los interesados tienen para cumplir con este requisito? Para este entregable, piensa en lo que el personal necesita ser capaz de hacer o demostrar al final de la capacitación.
¿Cada grupo del personal debe estar capacitado en las mismas cosas? ¿Los encargados tendrá diferentes requisitos de capacitación que el personal de recepción y el personal de servicio? ¿La capacitación debe ajustarse a un marco temporal específico, un presupuesto o una sucursal geográfica para ser considerada exitosa?
Tus respuestas a preguntas como estas serán el inicio de tu lista de estándares de calidad para este entregable. Hay muchos recursos que pueden ayudarte a determinar los estándares para tu proyecto, y los estándares serán diferentes según el tipo de proyecto.
Los primeros recursos para consultar son documentos de proyectos, como el caso de negocios y el estatuto del proyecto. En estos documentos se indican las metas, el alcance, el presupuesto y cualquier otro detalle que pueda aclarar los diferentes requisitos del proyecto, para que sea aceptable para tus interesados.
De la misma forma que lo hiciste cuando identificaste tareas y estimaciones de tiempo, si necesitas más información para ayudarte a determinar los estándares de calidad, puedes tener conversaciones con los expertos y los interesados, y puedes investigar un poco sobre la industria.
Por ejemplo, si necesitas saber cuánto tiempo tardan las tabletas en recargarse, pregunta al proveedor quién llevará a cabo la capacitación del personal o del representante de ventas de las tabletas. También es una buena idea hablar con los interesados que financiarán el proyecto para conocer su perspectiva sobre cuánto tiempo esperan que duren las tabletas antes de que sea necesario reemplazarlas.
Haz investigaciones en Internet sobre la industria para saber si hay estándares de calidad establecidos para el tipo de proyecto en el que estás trabajando. Por ejemplo, las industrias de software y construcción tienen estándares de calidad establecidos relacionados con el funcionamiento, el diseño y la seguridad.
Otras categorías de estándares de calidad establecidos que encontrarás en muchas industrias incluyen la facilidad de uso, la productividad, la eficacia y la satisfacción del cliente. Es importante que tus estándares sean objetivos y medibles para que puedas identificar que se ha cumplido dicho estándar.
A medida que hables y lleves a cabo tu investigación, podrías notar que los interesados se refieren a una categoría general, como la facilidad de uso, sin proporcionar detalles específicos. Como gerente de proyectos, deberías apuntar a conseguir detalles específicos con preguntas como “¿cuál sería una señal de que las tabletas son fáciles o difíciles de usar?”.
Quizás recibas una respuesta como: “no debería tardar más de 20 segundos en realizar un pedido” o “los clientes informan que es más rápido usar la tableta que hacer un pedido con un camarero”. Ahora tienes estándares objetivos y medibles.
Veamos algunas preguntas para hacerte cuando consideres varios estándares. Si los estándares están relacionados con la productividad y la eficacia, podrías hacer preguntas como las siguientes: “¿La existencia de las tabletas cambió algo acerca de cómo el personal de recepción trabaja? ¿Los hace más rápidos o permite que atiendan más mesas a la vez?”.
Si los estándares están relacionados a la satisfacción del cliente, puedes hacer las siguientes preguntas: “¿Cómo sería el impacto ideal de las tabletas en la experiencia del cliente? ¿Qué te gustaría que el cliente haga o diga como resultado de su uso de las tabletas?”.
Si te haces estas preguntas o si realizas a tus expertos en tareas este tipo de preguntas, puedes reducir el estándar al que estás apuntando para que sea objetivo y medible. Todos estos recursos, tales como documentos de proyectos, conversaciones con expertos y la investigación de la industria, pueden ayudarte a determinar los estándares de calidad para los diferentes aspectos de tu proyecto.
Pero recuerda, aún necesitas usar tus habilidades de pensamiento crítico para determinar los estándares correctos y ajustarlos, si fuera necesario, para cumplir con las necesidades de tu proyecto. Repasemos lo que hemos analizado hasta el momento.
Calidad significa asegurarte de entregar lo que dijiste que entregarías y que lo harás de la manera más eficiente posible. Los estándares de calidad son los requisitos y las especificaciones que tu producto o servicio deben cumplir para ser considerados exitosos por tu organización y el cliente.
Hay muchos recursos que pueden ayudarte a determinar los estándares para tu proyecto, incluidos documentos de proyectos, como el caso de negocios y el estatuto, las conversaciones con expertos y los interesados y la investigación de la industria. Algunas categorías comunes
de estándares de calidad establecidos para varias industrias incluyen funcionamiento, diseño, seguridad, facilidad de uso, productividad y eficacia.
Por último, es importante que tus estándares sean objetivos y medibles para que puedas identificar que se ha cumplido dicho estándar.
En resumen:
La gestión de calidad se centra en definir estándares que aseguren la entrega eficiente de lo prometido, cumpliendo las necesidades de los interesados. Estos estándares son requisitos y especificaciones que un producto o servicio debe cumplir para considerarse exitoso. Para establecerlos, es crucial considerar distintos contextos como la capacitación del personal, la productividad y la satisfacción del cliente. Los estándares deben ser objetivos, medibles y ajustables para garantizar el éxito del proyecto y satisfacer las expectativas de calidad.
Preguntas que se sugiere para establecer los estándares de calidad, relacionadas con los contextos en los que deben ser aplicadas:
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Contexto de la capacitación del personal:
- ¿Cómo sabrás si ese entregable se cumplió correctamente?
- ¿Cuáles son las expectativas o normas que los interesados tienen para cumplir con este requisito?
- ¿Cada grupo del personal debe estar capacitado en las mismas cosas?
- ¿Los encargados tendrán diferentes requisitos de capacitación que el personal de recepción y el personal de servicio?
- ¿La capacitación debe ajustarse a un marco temporal específico, un presupuesto o una sucursal geográfica para ser considerada exitosa?
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Contexto de la productividad y la eficacia:
- ¿La existencia de las tabletas cambió algo acerca de cómo el personal de recepción trabaja?
- ¿Los hace más rápidos o permite que atiendan más mesas a la vez?
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Contexto de la satisfacción del cliente:
- ¿Cómo sería el impacto ideal de las tabletas en la experiencia del cliente?
- ¿Qué te gustaría que el cliente haga o diga como resultado de su uso de las tabletas?
Hola de nuevo. En el último video, revisamos los principales conceptos de la gestión de calidad y definimos los estándares de calidad para un proyecto. Luego, después de analizar la documentación del proyecto y de ver la conversación entre Peta y los interesados, ayudaste a consolidar una lista de estándares de calidad para uno de los entregables del proyecto de Sauce & Spoon.
Una vez que el plan de gestión de calidad esté en marcha con estándares de calidad bien definidos, estarás listo para medirlos comparados con tus estándares y por fin podrás empezar a implementar el proyecto. Desde la última actividad, Peta y su equipo ha comenzado a implementar el lanzamiento de las tabletas. Ambos restaurantes que fueron seleccionados para el piloto equiparon las mesas con tabletas. El personal recibió la capacitación y los clientes han hecho sus pedidos con las nuevas tabletas.
En este video, analizaremos la importancia de la evaluación en lo que respecta al plan de gestión de calidad del proyecto, específicamente al aseguramiento de la calidad. Recuerda, el aseguramiento de la calidad consiste en revisar los procesos para evaluar si tu proyecto está cumpliendo con un nivel de calidad aceptable. Y la evaluación implica observar, medir y luego comparar tus resultados con un conjunto de criterios acordados. Estos podrían ser tus estándares de calidad o los objetivos generales de tu proyecto.
A continuación, crearás preguntas de evaluación como parte del proceso de aseguramiento de la calidad para que puedas medir qué tan bien el proyecto cumple con los estándares de calidad establecidos. Entender cómo crear preguntas de evaluación sólidas te dará las herramientas y habilidades que necesitas para medir el éxito de todo el ciclo de vida del proyecto. ¡Empecemos!
De la misma manera que los planes de gestión de la calidad pueden tener un aspecto diferente para cada proyecto, el aseguramiento de la calidad podría ser implementado de diversas maneras. Algunos ejemplos de aseguramiento de la calidad son las pruebas beta, las listas de verificación interna y las encuestas con feedback. Cada uno de estos métodos te permiten evaluar y medir qué tan bien tu proyecto está cumpliendo sus metas.
La evaluación es una forma de investigación diseñada para promover el aprendizaje y tomar decisiones fundadas. También proporciona responsabilidad y te ayuda a evaluar en qué medida el proyecto ha alcanzado sus objetivos. Cuando utilizas la evaluación, eres capaz de mejorar, juzgar y conocer los diferentes aspectos del proyecto y el proyecto en sí.
Por ejemplo, con el proyecto de Sauce & Spoon, la evaluación puede ayudarte a mejorar cómo implementar el proceso de capacitación del personal de manera más eficiente. Podría ayudarte a juzgar o evaluar si algo funciona como se suponía o si debes o no continuar en la misma dirección.
Puede ser que al personal le haya costado aprender a usar las tabletas porque las pantallas táctiles funcionaban mal; en este caso, necesitarías evaluar si seguir o no con la fecha de lanzamiento original. También debes asegurarte de que el proyecto no cree ningún problema imprevisto, ya sea para la organización, tu equipo o cualquier otra persona afectada por la existencia de los proyectos.
Por ejemplo, tendrás que evaluar cuándo es el mejor momento para instalar las tabletas. Si programas la instalación de las tabletas cuando el restaurante esté abierto, eso podría crear una experiencia de cena negativa para los clientes. Si reflexionas sobre las áreas de mejora y juzgas cómo se desarrollan ciertos aspectos del proyecto, sabrás qué cosas ayudaron en la ejecución prevista del proyecto, cómo se puede replicar y cómo los desafíos se podrían superar en el futuro.
Tu evaluación puede tener un enfoque único, como identificar lo que hay que mejorar o juzgar si un proyecto o proceso debe continuar en su formato actual. Independientemente de tus metas, tu evaluación en última instancia te permitirá calcular tres de estas áreas de mejora y te brindará una mejor comprensión del éxito general del proyecto, así como su impacto y el beneficio para la organización.
Bien, ahora que sabemos por qué la evaluación se utiliza en la gestión de proyectos, veamos el proceso de evaluación para que sepas cómo llevar a cabo una evaluación y obtengas la información que necesitas. Para identificar lo que realmente quieres saber sobre tu proyecto, primero explica por qué estás haciendo una evaluación.
Comprender tu “porqué” dará forma a los tipos de preguntas que hagas sobre tu proyecto. Esto nos lleva de vuelta a mejorar, juzgar y aprender. A pesar de que estos tres temas se abordarán en cierta medida, algunos aspectos tendrán un enfoque más específico para la evaluación. Puedes acotar en qué enfocarte si revisas tanto las metas del proyecto como las metas de tu organización y determinas cómo el aspecto que estás evaluando se conecta con una de estas metas.
Vamos a analizar un ejemplo. El proyecto de Sauce & Spoon acaba de alcanzar uno de sus últimos hitos: finalizar los tres entregables clave que se requieren para el lanzamiento de prueba del proyecto. Esos entregables son instalar las tabletas, integrarlas con el sistema de POS y capacitar al personal para que utilice las tabletas. En una próxima reunión con los interesados, Peta tendrá que proporcionar información actualizada sobre el progreso del proyecto y compartir una evaluación de este hito.
Es importante para Peta compartir esta evaluación, ya que informará a los interesados sobre las fases futuras y otros temas, incluido el lanzamiento de tabletas en dos sucursales del restaurante más. Así que el “porqué” de Peta es juzgar la calidad y el rendimiento de las tabletas e identificar formas de mejorar el proceso de capacitación.
Una vez que hayas decidido cuáles son tus razones para evaluar, estarás listo para escribir tus preguntas de evaluación. Una pregunta de evaluación es una pregunta clave sobre los resultados, el impacto o la eficacia de tu proyecto o programa. Hay dos categorías principales de preguntas de evaluación: preguntas que indagan acerca de cómo puedes hacer mejoras y preguntas que te ayudan a medir y comparar.
Las preguntas que te ayudan a mejorar son de este tipo: ¿Cómo podemos mejorar? ¿Qué funciona y qué no en este momento? ¿Qué objetivos se están cumpliendo? ¿Quién se está beneficiando? ¿Cuáles son las reacciones más comunes de los participantes? A continuación, tenemos preguntas que miden y comparan. Estas preguntas te ayudarán a emit
ir juicios sobre cómo continuar con el proceso o proyecto mismo o si debes hacerlo.
Las preguntas para medir y comparar son de este tipo: ¿Cuáles fueron los resultados? ¿Hubo resultados no deseados? ¿Cuáles fueron los costos y beneficios? ¿Hay lecciones que debemos aprender? ¿Deberíamos continuar? Así que, si pensamos en el proyecto de Sauce & Spoon, una de las preguntas de evaluación podría ser la siguiente: ¿En qué medida las tabletas mejoraron el rendimiento laboral del personal?
Si tienes en cuenta las metas del proyecto, podrás escribir preguntas efectivas que generen el tipo de datos que deseas. Las preguntas de evaluación efectivas cumplen los siguientes criterios: abordan los valores, los intereses y las preocupaciones de los interesados o usuarios; se relacionan con el propósito del proyecto y de la evaluación; vale la pena responderlas y son importantes para el proyecto y otros aspectos; y son prácticas y fáciles de responder con los recursos disponibles.
en resumen: La evaluación es una forma de investigación diseñada para promover el aprendizaje y tomar decisiones fundadas, También proporciona responsabilidad. Una pregunta de evaluación es una pregunta clave sobre los resultados, el impacto o la eficacia o sobre un aspecto clave de tu proyecto.
Hay dos categorías principales de preguntas de evaluación: las que preguntan cómo hacer mejoras y las que te ayudan a medir y comparar.
Los indicadores muestran qué quieres medir o evaluar, como la cantidad de algo, el nivel de satisfacción, las preferencias o los datos demográficos, como la edad, el género, la experiencia, etc. Del mismo modo en que los estándares de calidad agregan especificidad a tus entregables y metas, los indicadores de evaluación toman tus preguntas de evaluación y determinan el tipo específico de respuesta que estás buscando. Necesitarás esta información para comprender si tu proyecto o proceso cumple con los estándares de calidad que se acordaron en el plan del proyecto.
Volvamos al proyecto de Sauce & Spoon y a la pregunta de evaluación que dice: "¿hasta qué punto las tabletas mejoran el rendimiento laboral del personal?". Para evaluar esto, tienes que preguntarte: "¿cómo voy a medir el rendimiento laboral?". Tendrás que decidir entre los indicadores de rendimiento laboral, como tasas de rotación de mesas, promedios de propinas más altas o mayor calificación de calidad de los clientes.
Otra forma de pensar en los indicadores es que proporcionan vías para responder tus preguntas de evaluación. Los indicadores demuestran que los resultados se logran y proporcionan evidencia medible sobre el cumplimiento de una meta, También incluyen señales visibles como puntajes de exámenes, tasas de asistencia o comportamiento observado. La palabra indicar significa señalar o mostrar.
Los indicadores de evaluación señalan o muestran la forma de responder a la pregunta de evaluación. Esto podría incluir señales visibles de cómo trabaja el personal con las nuevas tabletas. El comportamiento observado, como menor cantidad de miembros del personal esperando en la estación de bebidas o menos llegadas tarde al trabajo, podrían ser un indicador de aumento de la productividad, o más del 90% de cumplimiento del personal con el proceso de pedidos a través de las tabletas podría ser un indicador de precisión en la realización de pedidos.
Excelente. Repasemos. Los indicadores de evaluación determinan los datos que se deben recolectar que ayudarán a responder tus preguntas de evaluación. Esto incluye pistas, señales o marcadores que miden un aspecto de un proyecto y demuestran cuán cerca está ese aspecto de cumplir con los estándares de calidad establecidos.
Las encuestas son una de las herramientas que usan los gerentes de proyectos para obtener respuestas para sus preguntas de evaluación. Hay muchos métodos para recopilar datos, y las encuestas son un método popular en la gestión de proyectos.
Las encuestas evalúan los criterios que deseas analizar y proporcionan datos que te indicarán si cumpliste con tus estándares de calidad. Diseñar una encuesta efectiva que entregue los datos que deseas es una habilidad y requiere un proceso de desarrollo estratégico.
Comencemos con una breve revisión de las encuestas. Las encuestas son herramientas que puedes utilizar para evaluar y medir la calidad del proceso, de una meta o de un entregable del proyecto. Incorporar las encuestas a tu plan de gestión de calidad es una forma de ayudarte a comprender lo que funciona y lo que no lo hace.
En una encuesta, cada encuestado responde un conjunto de preguntas claramente definidas y se recogen y analizan los datos. Estos datos podrían usarse para demostrar ejemplos específicos de los indicadores de evaluación que identificaste para tu proyecto. Para el lanzamiento de las tabletas, Peta ha decidido crear encuestas para los clientes como una forma de obtener respuestas a las preguntas de evaluación del proyecto.
Ser capaz de desarrollar una encuesta y escribir preguntas de encuesta es importante porque demuestra tu capacidad para comprender las metas de tu proyecto y evaluar cómo tus interesados y usuarios valoran el proyecto. Esto te ayuda a determinar si estás alcanzando tus metas de calidad y dónde necesitas hacer ajustes.
Las preguntas abiertas requieren respuestas de más de una palabra, como sí o no. Hacen que los encuestados respondan con sus propias palabras. Por ejemplo, ¿qué salió bien durante la presentación? ¿Qué te pareció más útil o interesante de la presentación? El punto es que el encuestado tiene que construir su propia respuesta a la pregunta, en lugar de seleccionar entre una lista de opciones de respuesta predeterminadas.
Las preguntas cerradas se pueden responder con una sola respuesta, como sí o no, o verdadero o falso, o seleccionando una sola respuesta de una lista. Examinemos tres tipos de preguntas cerradas con más detalle. El primer tipo de pregunta cerrada tiene respuestas por sí/no o verdadero o falso. Estas son preguntas como "¿Pediste un aperitivo?" y "¿Has comido en este restaurante antes?".
El segundo tipo de pregunta cerrada es de opción múltiple. Las preguntas de respuestas múltiples tienen, como adivinaste, múltiples opciones de respuesta. Por lo general, debes seleccionar una de las opciones de respuesta o todas las opciones que correspondan. La pregunta podría ser algo como "¿Con qué frecuencia cenas en este lugar por mes?" y, luego, un rango de opciones de respuesta como de cero a uno, dos a tres, cuatro a cinco y cinco o más.
Un tercer tipo de pregunta cerrada es una pregunta escalada. Las preguntas de escalada ofrecen más de dos opciones, pero son diferentes de las de opción múltiple porque piden al encuestado que califique sus respuestas en una escala. Por ejemplo, con qué frecuencia ocurre algo, cuánto les gusta o disgusta algo, o cuán importante creen que es una cosa. Un ejemplo de pregunta de escalada podría ser "En una escala del uno al cinco, ¿cómo calificas tu experiencia gastronómica en general, si uno es mala y cinco, excelente?".
Independientemente del tipo de pregunta, crear buenas preguntas de encuesta es una habilidad que requiere un poco de práctica. Aquí hay algunos consejos. En primer lugar, asegúrate de que tus preguntas sean lo que quieres preguntar. Cada pregunta debe ser específica y abordar solo un aspecto medible.
Ten cuidado de no hacer suposiciones acerca de tus encuestados. Por ejemplo, no supongas que todos los que respondieron tu encuesta saben o disfrutan de las mismas cosas o tienen experiencias de vida similares. Haz preguntas y ofrece opciones de respuesta que permitan a las personas responder con precisión sobre su experiencia.
Al mismo tiempo, debes asegurarte de que tus preguntas no proporcionen demasiados detalles o información. Si lo haces, podrías terminar influenciando al encuestado para que responda de cierta manera, lo que podría crear un sesgo sin querer.
Esto es mucha información. Repasemos para refrescar nuestro conocimiento. Los datos de encuesta te ayudan a determinar si estás alcanzando tus metas de calidad y dónde necesitas hacer ajustes. Las encuestas también pueden ayudarte a comprender qué funciona y qué no, a evaluar los criterios que deseas analizar y proporcionar datos que te indicarán si cumpliste con tus estándares de calidad. El proceso de desarrollo de la encuesta incluye el desarrollo de preguntas de evaluación, la definición de tus indicadores de evaluación y la determinación de qué tipo de encuesta diseñar y qué preguntas hacer.
Hay diferentes maneras de presentar una evaluación y tendrás que decidir qué estilo es el mejor para tu proyecto y tu audiencia.
Comienza por considerar a tu audiencia. Piensa en lo que es más significativo para ellos, así como en cuánto tiempo tienen. Si tu audiencia es una mezcla de roles o grupos, como miembros del equipo, gerentes, interesados y ejecutivos, considera la mejor manera de compartir información con cada grupo.
En algunos casos, deberás presentar los mismos datos de diferentes maneras. Cada audiencia tiene diferentes razones para querer información. Tu equipo, por ejemplo, podría beneficiarse de un informe detallado para poder abordar aspectos del proyecto del que son responsables.
Sin embargo, los grupos de interesados y los ejecutivos séniores generalmente no necesitan, quieren o tienen tiempo para escuchar un análisis detallado. Prefieren tener un resumen de la información más importante y del impacto que su inversión tendrá en el proyecto.
Después de considerar a tu audiencia, debes crear un informe de evaluación detallado que aborde tus preguntas de evaluación. A continuación, puedes tomar el informe detallado y resumir la información en el formato más adecuado para un público determinado.
Además de un informe completo, dos estilos comunes de informes incluyen una hoja de resumen y una presentación basada en diapositivas. Una hoja de resumen es una o dos páginas con un resumen de la información más pertinente. Piensa en esto como si fuera un folleto o una instantánea de tus resultados.
Y una presentación basada en diapositivas utiliza diapositivas digitales para presentar de forma visual la información. La presentación de los resultados de evaluación no solo debe ser un informe de datos sin procesar; tu presentación debe reflejar lo que significan los datos y explicar cómo ofrecen una respuesta a las preguntas de evaluación.
Para ello, necesitas filtrar y analizar los datos. Esta es probablemente la parte más importante. Porque aquí es donde le das sentido a los datos para ti mismo.
Cuando realizas el trabajo de filtrar y analizar, te familiarizas con los resultados, los encuestados, y qué significan esos resultados en lo que respecta a la calidad del proyecto.
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Ahí está la diferencia entre los informes de datos y la presentación de los resultados de evaluación. Supongamos que los datos de la encuesta revelan que el 36% de los encuestados informó una experiencia gastronómica negativa con las tabletas, pero ¿qué significan esos datos?
Podría significar varias cosas. Podría significar que las tabletas no se instalaron correctamente, lo que provocó fallas de rendimiento. Podría significar que las tabletas eran de mala calidad, por lo que incluso si se instalaron correctamente, no funcionaron muy bien. Podría significar que el personal no estaba capacitado lo suficientemente bien, lo que provocó retrasos o pedidos incorrectos. O podría significar que a los encuestados simplemente no les gustó usar las tabletas y prefieren una experiencia gastronómica estándar.
Como verás, los datos por sí solos no son suficientes. Necesitas realizar análisis que explique los datos. Tu trabajo es averiguar qué significan esos datos y explicar cómo responden a tus preguntas de evaluación. Cuando puedas explicar qué significan los datos en tus propias palabras, tendrás la base para tu presentación.
Una buena manera de empezar a analizar los datos que debes presentar es buscar tendencias, patrones y anomalías. Otro consejo es compartir este proceso con algunos de los miembros de tu equipo. Turnarse para compartir lo que crees que significan los datos te permite comprobar tu comprensión y descubrir información adicional a través de las distintas perspectivas.
Después de haber analizado tus datos y saber cómo te gustaría presentarlos, da forma a la historia de tus resultados uniendo todo en una narrativa coherente. Tómate un tiempo para pensar en lo que esperas lograr, los puntos que deseas destacar y las preguntas e inquietudes que deseas responder.
Una gran manera de presentar una evaluación es a través de una historia. La narración de historias es el proceso de convertir hechos en narrativa para comunicar algo a tu audiencia. Esto es esencialmente lo que haces cuando presentas los resultados de tu evaluación: contar la historia de tus datos.
Brindamos algunos consejos excelentes y más detalles sobre el proceso de narración en los cursos anteriores, así que échales un vistazo si necesitas más ayuda.
Para el proyecto de las tabletas, el objetivo de la presentación es demostrar a los interesados si el proyecto está cumpliendo con éxito los estándares de calidad, así que quizás podrías comenzar recordándoles el objetivo general y el propósito del proyecto. A partir de ahí, identifica el hito que se está evaluando y cómo se espera que cumpla con las metas del proyecto.
Explica lo que revelaron los datos, pero no trates cada punto de datos o pregunta de encuesta. De nuevo, estás contando una historia sobre los datos, no presentando los datos sin procesar en sí mismos. Identifica cualquier problema importante que hayan revelado los datos y resume el resto. Si los datos revelan que las cosas estaban saliendo bien, elige algunos aspectos destacados
y sigue adelante. Si hay algunas fallas importantes, sugiere posibles soluciones o presenta preguntas específicas para las que necesitas respuestas.
Repasemos. Hay diferentes formas de presentar una evaluación. Tienes que decidir qué estilo es el mejor para tu audiencia. Para hacer esto, considera qué es más importante para ellos y cuánto tiempo tienen. En algunos casos, deberás presentar los mismos datos de diferentes maneras.
Los estilos de informes comunes, además de un informe detallado y completo, son una hoja de resumen y una presentación basada en diapositivas. Una evaluación no es simplemente un informe de datos sin procesar. Necesita reflejar qué significan los datos y explicar cómo ofrecen una respuesta a las preguntas de evaluación. Para ello, tendrás que filtrar y analizar los datos.
Una gran manera de presentar una evaluación es a través de una historia. La narración de historias es el proceso de convertir hechos en narrativa para comunicar algo a tu audiencia. En la siguiente actividad, revisarás los resultados de los datos de las encuestas con feedback y las diapositivas de presentación de Sauce & Spoon que cuentan la historia de tu evaluación.
Luego, irás a la sección de cierre con una retrospectiva. Nos vemos pronto.
Qué incluir en la presentación de la evaluación.
Introducción.
La introducción sirve como un resumen de tu presentación e incluye una visión general de los objetivos del proyecto y los resultados deseados. Esta debe incluir un resumen de tus hallazgos, lecciones aprendidas y recomendaciones para el futuro. Esta es una sección muy importante de tu presentación, pero debe ser breve. Tu introducción no debe tener más de un párrafo y solo debe incluir la información más necesaria.
Qué se está evaluando y por qué?
Aquí es donde indicarás el propósito de la evaluación. Recuerda, en el contexto de la gestión de calidad del proyecto, el propósito de la evaluación es medir qué tan bien tu proyecto cumple con los estándares de calidad establecidos. Presentar los resultados de la evaluación a tus interesados les demuestra cómo el proyecto está cumpliendo con los estándares de calidad y les informa sobre el éxito del proyecto. Para ello:
Indica la meta, el hito o el entregable que se está evaluando y los estándares de calidad que se definieron para ese aspecto del proyecto.
Incluye las preguntas de evaluación y los indicadores que se utilizaron para evaluar cada estándar de calidad.
Consejo: Recuerda, tus interesados tienen un tiempo limitado. Cuando prepares tu presentación, solo selecciona los estándares y las preguntas más importantes.
Resultados de la evaluación.
Ahora es el momento de exponer tus resultados. Otorga a cada estándar su propia sección dentro de esta parte de la presentación y resume lo que los resultados significan para cada estándar. Haz un juicio claro sobre los resultados: ¿Qué aprendiste? ¿Qué puedes obtener de los datos? Cuenta la historia de lo que significan los datos para el futuro del proyecto y para los interesados.
Ejemplo:"Los datos revelan que el 36% de los usuarios sintieron que su experiencia gastronómica se vio afectada negativamente por las tabletas". Depende de ti resumir esos datos y determinar cuál podría ser la razón. Tal vez sea porque el software de la tableta no se instaló correctamente, lo que derivó en una tecnología defectuosa. O quizás sea porque el personal no fue capacitado de manera eficaz y, por lo tanto, el proceso de pedidos se retrasó demasiado. Tal vez algunos clientes simplemente no quieran que las tabletas tomen su pedido y prefieran tratar con los camareros. Explica lo que significan los datos de una manera que permita a los interesados tomar decisiones o declarar este aspecto del proyecto como exitoso o no.
Consejo: Visualiza los datos con gráficos o diagramas para transmitir rápidamente el mensaje de los resultados.
Conclusión con recomendaciones.
En tu conclusión, expón tus hallazgos nuevamente y propón algunas recomendaciones sobre cómo aplicar los hallazgos a la siguiente fase del proyecto. También puedes describir cómo se pueden utilizar estos hallazgos en proyectos futuros.
Cómo dar formato a la presentación.
Las presentaciones basadas en diapositivas se pueden crear utilizando aplicaciones digitales como Google Slides o Microsoft PowerPoint. Este tipo de presentación utiliza imágenes y viñetas concisas para proporcionar la información necesaria a los interesados. Las presentaciones basadas en diapositivas suelen incluir información resumida en lugar de párrafos largos y detallados. Son excelentes herramientas para presentaciones resumidas cuando los interesados no necesitan conocer cada detalle del proyecto.
Consejos adicionales.
Adapta las comunicaciones a los interesados: Cuando se trata de comunicar hitos importantes a los interesados, considera a quién se los estás presentando. Adapta tu presentación a la audiencia de una manera que la entiendan y puedan disfrutarla.
Comienza con un tema interesante: Comienza tu presentación con un tema para romper el hielo, una broma o una ayuda visual interesante para llamar la atención de tus interesados de inmediato.
Usa elementos visuales a lo largo de la presentación: El uso de imágenes crea interés y mantiene a la audiencia involucrada en tu presentación.
Una retrospectiva, a veces denominada una retro, es un taller o una reunión que ofrece tiempo a los equipos para reflexionar sobre un proyecto.
Una retrospectiva te proporciona la oportunidad de debatir los éxitos y contratiempos del proyecto, y de aprender de los errores. Aunque las retrospectivas a menudo ocurren al final de un proyecto, también son una herramienta útil para mejorar los procesos que pueden y deben usarse en todo el ciclo de vida del proyecto, especialmente después de alcanzar un hito del proyecto.
Por ejemplo, justo después de implementar las tabletas y probarlas con usuarios beta es un buen momento para hacer una retrospectiva de Sauce & Spoon. Podrías celebrar partes del proyecto que salieron bien hasta ahora e identificar oportunidades de mejora a medida que el proyecto avanza hacia los próximos hitos.
Las retrospectivas tienen muchos beneficios. Fomentan la formación de equipos, ya que proporcionan a los miembros del equipo la oportunidad de comprender las diferentes perspectivas dentro del equipo. También facilitan una mejor colaboración en proyectos futuros y promueven cambios positivos en procesos y procedimientos futuros.
Debido a que una retrospectiva es un tipo específico de reunión, es clave tener una agenda que ayude a guiar el debate, organizar la reunión y documentar el aprendizaje. Como gerente de proyectos, debes moderar el tono de la conversación, asegurarte de que cada miembro del equipo se sienta incluido e identificar los detalles que se registrarán en el documento retrospectivo para referencia futura.
En otras palabras, es tu rol facilitar una relación respetuosa y un debate de retrospectiva productiva que reconozca los éxitos y las áreas de mejora.
Recapitulemos las ideas principales. Una retrospectiva es un taller o una reunión que ofrece tiempo a los equipos para reflexionar sobre un proyecto. Los tres propósitos principales de las retrospectivas son fomentar la formación de equipos, facilitar una mejor colaboración y promover cambios positivos.
Y recuerda, es tu rol como gerente de proyectos facilitar un debate de retrospectiva respetuoso y productivo donde se reconozcan los éxitos y las áreas de mejora.
Las retrospectivas pueden ser un poco intimidantes. Cuando organizas una retrospectiva con tu equipo, no solo llamas la atención sobre los éxitos del proyecto, sino también sobre los desafíos.
Si un equipo se siente incómodo expresando los desafíos, entonces es posible que no deseen participar durante un debate retrospectivo. Así que antes de realizar cualquier retrospectiva, debes preguntarte, ¿parece probable que tu equipo contribuya al debate?
Si te parece que la respuesta puede ser no, síguenos mientras analizamos algunas técnicas útiles que usar en Google para fomentar la participación en una retrospectiva.
Una técnica para alentar la participación es crear un entorno seguro para el equipo. Para crear un entorno seguro, puedes empezar la reunión diciendo que hay una política de que lo que se dice allí, se queda allí; y lo que se aprende allí, se va con cada uno.
Recuerda al equipo que la retrospectiva es una reunión sin interesados o clientes, y que es un espacio seguro donde el equipo puede hablar claramente sobre los problemas.
Para ayudar a aumentar la participación, también puede ser útil modelar el tipo de participación que te gustaría obtener de tu equipo.
Así que si estás intentando ayudar a que tu equipo se sienta cómodo para que hable con franqueza sobre los éxitos y desafíos del proyecto, puedes empezar el debate mencionando tus propios éxitos y desafíos.
Antes de la reunión, trata de preparar algunos ejemplos de tareas o procesos que sabes que podrías haber manejado mejor. Si sabes que cometiste un error en una tarea del proyecto, dilo en voz alta.
Por ejemplo, quizás cometiste un error de papeleo que retrasó la entrega de tabletas dos días hábiles. Sé honesto acerca de tu equivocación y habla sobre cómo evitarás errores similares en el futuro.
Cuando admites tus propios errores, haces que el resto de tu equipo pueda compartir sus errores también.
Otra técnica útil para fomentar la participación es hacer una pregunta al grupo y solicitar respuestas individuales. Por ejemplo, podrías pedir a los miembros de tu equipo que cada uno piense piense en un éxito y un desafío del proyecto hasta el momento, y luego invitarlos a que compartan su respuesta.
Si notas que una pregunta que hiciste no consigue el tipo de respuesta que esperabas, intenta expresarla de una manera diferente. Por ejemplo, si las preguntas como “¿qué salió bien?” y “¿qué salió mal?”, no te dan las respuestas que te gustarían, prueba con otras.
Quizás puedes preguntar algo como: “¿qué pasa con este proyecto? ¿debemos empezar, parar y continuar?”.
Por último, si tu equipo participa, pero contribuye solo con éxitos y desafíos muy recientes, podría ser útil revisar el plazo del proyecto.
Esta es una técnica por alentar a los compañeros del equipo para se retrotraigan en el ciclo de vida del proyecto e identifiquen los éxitos y desafíos. Si le recuerdas a tu equipo el plazo del proyecto, puedes refrescar sus recuerdos y desatarás un debate sobre todo el proyecto.
Hagamos un resumen rápido. Una escasa participación durante una retrospectiva puede evitar que un equipo del proyecto haga mejoras importantes en los procesos.
Algunas técnicas efectivas para fomentar la participación incluyen establecer un entorno seguro para el equipo, modelar el tipo de participación que te gustaría obtener de tu equipo, plantear una pregunta grupal y pedir respuestas individuales, y revisar el plazo del proyecto.
La responsabilidad se refiere a garantizar las decisiones asociadas con un proyecto o una tarea, La responsabilidad es una parte realmente importante en una retrospectiva productiva.
Si con una retrospectiva se pretende contar con una herramienta útil para mejorar un proceso, entonces los participantes en la retrospectiva deben ser honestos sobre cómo el equipo podría haber tenido un mejor desempeño. ¿Solo en ese momento el equipo puede descubrir cómo mejorar en el futuro?
Saber cómo lograr que un equipo asuma la responsabilidad de un proyecto determinado será un gran beneficio para ti en tu carrera.
La responsabilidad y la culpabilización son dos cosas muy diferentes, y solo la responsabilidad pertenece a una retrospectiva. La culpabilización agobia a las personas en lugar de empoderarlas para compartir honestamente. La responsabilidad no implica culpabilizar a miembros específicos del equipo por sus errores.
En su lugar, anima al equipo a que piense holísticamente sobre los errores y desafíos para identificar soluciones en el futuro. Otro beneficio de la responsabilidad es que fomenta la propiedad. Cuando un miembro del equipo siente propiedad sobre un aspecto del proyecto, puede motivarlo más a lo largo del proyecto para garantizar que el aspecto cumpla con los estándares de calidad y ayuda al progreso del proyecto hacia la meta.
Entonces, analicemos algunas técnicas excelentes que puedes usar para fomentar la responsabilidad durante una retrospectiva.
Una técnica es preparar desafíos específicos para debatir en un grupo. Esto podría ser especialmente útil si descubres que tu equipo quiere concentrar el debate solo en los éxitos del royecto. Para fomentar la responsabilidad, llama la atención en un desafío específico. Tal vez, los encargados de cocina de Sauce & Spoon comentaron que se sintieron excluidos de la toma de decisiones por los gerentes generales. Durante una retrospectiva, puedes compartir este feedback con el grupo y pedir que ayuden a resolver los problemas que llevaron a este feedback.
Otra técnica útil es convertir las quejas del equipo en elementos de acción inteligentes. Los objetivos del proyecto deben ser SMART, lo que significa que sus objetivos deben ser specific (específico), measurable (medible), attainable (alcanzable), relevant (relevante) y time-bound (de duración determinada). Pero aquí hay otro consejo, los elementos de acción también podrían ser SMART. Si descubres que el equipo se queja más de lo que resuelve, elige una queja y conviértela en un elemento de acción SMART. En este caso, volvamos a nuestro ejemplo donde los encargados de cocina se sintieron excluidos del sistema de toma de decisiones generales. Como gerente de proyectos, podría ser una buena idea agregar un elemento de acción para invitar a los encargados de cocina a la reunión de personal semanal de actualización. Si deseas ir un paso más allá, incluso puedes agregar un elemento de la agenda de cinco minutos para que los encargados de cocina analicen los problemas y obtengan feedback. Luego, podrías hacer un plan para verificar en dos meses si todavía se sienten de la misma forma o si se sienten más incluidos. Si muestras a tu equipo cómo convertir las quejas en acciones, puedes ayudarlos a orientarse más hacia las soluciones.
Cuando se trata de fomentar la responsabilidad, también es una buena idea impulsar al equipo para que identifique su papel en la creación de un desafío en particular. Es posible que el equipo se sienta más enfocado solo en los desafíos que sienten que no pueden controlar o en los que no tienen ningún tipo de influencia, como la entrega tardía de tu proveedor de tabletas, por ejemplo. Cuando analices los desafíos hacia los que el equipo parece reacio a asumir la responsabilidad, puedes ayudarlos a pensar en la serie de eventos que condujeron a un determinado desafío. Luego, puedes impulsar a tu equipo para que identifique un momento en esa serie de eventos donde no pudieron reconocer y abordar el problema.
Volvamos al tema de la entrega del proveedor de tabletas.
Tal vez si a alguien del equipo se le hubiera asignado la responsabilidad de tratar con el proveedor de tabletas desde el principio del proyecto, esta persona asignada hubiera realizado llamadas de actualización semanales con el proveedor. Esto podría haber ayudado a los encargados de los restaurantes a planificar y resolver el problema de la entrega.
Cuando ayudas a tu equipo a identificar su propio papel en la creación de desafíos, fomentas la reflexión que podría conducir a ideas y conclusiones útiles para mejorar el proceso. A medida que tu equipo hable sobre los diversos desafíos que enfrentaron, asegúrate de que las críticas sean constructivas.
La crítica constructiva es una forma respetuosa de feedback que tiene la intención de ayudar a que el destinatario mejore en su trabajo. Si la crítica de una parte del proyecto comienza a pasar de constructiva a inútil o severa, será tu rol como gerente de proyectos redirigir la conversación. Para cambiar de tema, trata de separar el desafío que se está debatiendo de cualquier persona específica en la sala. Puedes hacer esto dirigiendo la conversación hacia las mejoras del proceso de las que todo el equipo puede aprender.
Repasemos las ideas principales.
La responsabilidad y la culpabilización son dos cosas muy diferentes, y solo la responsabilidad pertenece a una retrospectiva. La responsabilidad se refiere a garantizar las decisiones asociadas con un proyecto o una tarea. La responsabilidad se trata de fomentar que el equipo piense de manera holística sobre los errores y los desafíos, y de fomentar la propiedad. Algunas técnicas que puedes utilizar para fomentar la responsabilidad durante una retrospectiva incluyen: preparar desafíos específicos para debatir como grupo. Transformar las quejas del equipo en elementos de acción SMART. Animar al equipo para que identifique su rol en la creación de un desafío en particular y separar el desafío que se está debatiendo de cualquier persona específica en la sala.
El manejo cuidadoso de la negatividad es una habilidad importante que necesitarás para liderar eficazmente debates productivos en el futuro. La capacidad de guiar debates que desglosen el rendimiento del proyecto y que mantengan un tono constructivo y positivo te ayudará a identificar y mejorar las áreas problemáticas de un proyecto específico.
Antes de hacer tu propia retrospectiva, es importante que te preguntes, ¿es probable que esta conversación sea estresante para el equipo? A veces, la respuesta será sí. Hablemos de por qué la negatividad a veces aparece durante los debates retrospectivos.
Las retrospectivas son una gran forma de crear confianza, honestidad y comunicación directa con un equipo. Pero ten en cuenta que si el entorno no se siente psicológicamente seguro para el equipo, es muy fácil que una retrospectiva se vuelva negativa. La negatividad podría hacer más difícil mantener un debate productivo donde se identifiquen soluciones para los desafíos del proyecto.
Si sientes una negatividad sutil, o incluso obvia, durante un debate retrospectivo, aquí encontrarás algunas técnicas que puedes utilizar para cambiar el tono de la reunión y guiar al equipo hacia una perspectiva más positiva.
Para abordar la negatividad del equipo, trata de establecer un tono positivo al comienzo de la reunión, comienza resaltando los éxitos del proyecto. Tal vez el equipo recibió un feedback positivo de un interesado, o quizás puedas agradecer al equipo por su trabajo arduo para alcanzar un hito importante.
Determina cómo establecerás el tono de la reunión. Los accesorios para la reunión pueden ayudar con esto. Por ejemplo, puedes repartir una cantidad pareja de fichas verdes y rojas a cada participante y pedirles que escriban los éxitos en las fichas verdes y los desafíos en las rojas. Repartir fichas verdes podría animar sutilmente al equipo a pensar en los éxitos, además de los desafíos. Incluso en equipos con una dinámica general positiva, siempre es posible que surja la negatividad. Por lo tanto, podría ser una buena idea tratar de anticipar cualquier negatividad potencial mediante reuniones individuales con los miembros del equipo antes de que ocurra la retrospectiva.
Si tienes la sensación de que un miembro del equipo podría tener una actitud negativa a la retrospectiva, intenta hacerte algunas preguntas. ¿Esta persona se siente insegura acerca del valor que aporta a este equipo? ¿Esta persona recibe feedback negativo sobre la calidad de su trabajo? Comprender el origen de la negatividad puede guiarte a descubrir cómo ayudar a que la persona se involucre con el grupo de una manera más positiva. Por ejemplo, si te parece que la persona se siente insegura, podrías intentar infundir confianza en su valor.
Una sola voz negativa puede arruinar lo que podrían ser debates productivos. Como líder de la retrospectiva, es tu rol intervenir cuando la negatividad de una persona domina la conversación. Para tratar con la participación negativa de un miembro del equipo en especial, considera hablar con cada miembro de forma individual para que comparta sus pensamientos.
Hablar con los miembros del equipo individualmente ofrece algunas ventajas:
Le brinda a cada persona un espacio donde compartir los desafíos.
Los ayuda a modelar soluciones orientadas al miembro negativo del equipo.
Desanima al miembro negativo del equipo a dominar la conversación respondiendo a cada pregunta.
Finalmente, puedes hacer un descanso de la reunión. Un tiempo de espera es una excelente manera de ayudar a calmar la situación.
Es bueno recordar que no hay una técnica que se adapte a cada escenario. Cómo elijas abordar la negatividad dependerá de la situación.
Repasemos.
Para abordar la negatividad durante una retrospectiva, puedes apuntar a establecer un tono positivo al comienzo de la reunión, lo que determinará cómo será el tono de la reunión. Considera pedir a cada miembro del equipo que comparta sus pensamientos en lugar de plantear preguntas al grupo o haz un descanso de la reunión.
Recomendaciones para una retrospectiva efectiva:
- Realizar retrospectivas al final de cada proyecto para repasar lo que salió bien, lo que salió mal y las lecciones aprendidas.
- Considerar realizar retrospectivas también en la mitad del proyecto si se necesitan tomar decisiones importantes.
- Fomentar un ambiente positivo en las retrospectivas, evitando culpar a personas y enfocándose en la mejora continua.
- Promover la participación abierta y honesta de todos los miembros del equipo, asegurándose de que se sientan seguros para expresar sus opiniones.
- Asegurar que los miembros del equipo sepan que sus contribuciones son valoradas y que tienen la capacidad de influir en cambios futuros.
- Utilizar los resultados de las retrospectivas para mejorar la gestión de proyectos, la comunicación y la planificación futura.
Estas recomendaciones ayudarán a garantizar que las retrospectivas sean efectivas en el aprendizaje y la mejora del equipo y los procesos.
En esta etapa, nos adentraremos en la fase de ejecución del proyecto y posteriormente en la transición hacia el cierre del ciclo de vida del proyecto. Durante estas actividades, pondrás a prueba tu capacidad para comunicarte efectivamente con los interesados, ya sea al redactar un correo electrónico sobre un problema para un interesado sénior o al elaborar un informe de cierre para presentar el impacto del proyecto a los ejecutivos. La comunicación es un pilar fundamental en la gestión de proyectos, por lo que también practicarás técnicas de observación y redacción que te ayudarán a mejorar tus habilidades comunicativas. Al finalizar el curso, tendrás la oportunidad de crear tu propio informe de impacto personal, reflexionando sobre tu experiencia y aprendizajes. ¿Listo para empezar? ¡Nos vemos en el siguiente video para analizar la comunicación en los problemas del proyecto!
Combinar información de múltiples fuentes, como conversaciones, correos electrónicos y documentos, es una habilidad que los gerentes de proyectos usan con frecuencia.
Es útil referirse a ellos cuando diriges conversaciones y reuniones, escribes documentación y envías correos electrónicos a los miembros del equipo sobre el proyecto. Una comunicación sólida implica combinar información, y los empleadores potenciales pueden querer que demuestres que eres capaz de hacerlo de manera efectiva.
El resumen del problema que escribirás en la próxima actividad estará incluido en el correo electrónico de práctica que crearás más adelante. Bien, hablemos de los problemas del proyecto.
Cada proyecto tiene sus problemas, y comunicarlos es parte de tu trabajo como gerente de proyectos. Por lo general, los problemas del proyecto son lo suficientemente pequeños para que los abordes dentro del equipo de proyecto inmediato, pero algunas veces necesitarás elevarlos y proponer soluciones a un interesado sénior para obtener sus aportes y orientación sobre los próximos pasos.
Los interesados no deberían tener que leer diferentes documentos del proyecto o consultar varios hilos de correo electrónico para comprender el problema del proyecto. En su lugar, es tu responsabilidad como gerente de proyectos sintetizar la información pertinente de múltiples fuentes en un resumen coherente que comunique claramente el problema.
Para escribir un resumen efectivo en una oración de un problema, necesitarás resumir información de varias fuentes, como correos electrónicos, presentaciones, notas de reuniones y más. Sintetizar requiere recopilar información de múltiples fuentes y usar esos puntos para ayudar a formar tu propio análisis.
Por ejemplo, no sería muy útil enviar a un interesado un enlace a tu plan del proyecto, porque no le daría una comprensión completa de lo que el problema implica. Para determinar qué información es relevante y requiere una descripción general de una o dos oraciones para tus interesados, pregúntate: "¿cómo puedo comunicar una decisión de manera que sea fácil para ellos tomar una decisión?".
Por ejemplo, supongamos que el plan del proyecto tiene cinco tareas atrasadas debido a una demora del proveedor, y esto, en última instancia, puede afectar el entregable final de tu proyecto. Has estado trabajando en la creación de algunas soluciones para mitigar este problema.
Antes que enviar a tus interesados un enlace al plan y señalar todas las tareas atrasadas, puedes resumir el problema diciéndoles que tienen varias tareas que no cumplieron su plazo debido a problemas con el proveedor. Por esto recomiendas contratar a un segundo proveedor para cumplir con la fecha del entregable. De lo contrario, se tendrá que retrasar la fecha de lanzamiento.
De esta manera, presentas el problema de manera concisa a tus interesados y ofreces una solución. Esto permite que los interesados acepten o rechacen tu solución o que ofrezcan una diferente. De cualquier manera, has comunicado el problema y propuesto una solución, que es tu rol como gerente de proyectos.
Repasemos. Comunicar los problemas del proyecto es parte de tu trabajo como gerente de proyectos. También es tu responsabilidad sintetizar información pertinente de múltiples fuentes en un resumen coherente que comunique claramente el problema. Sintetizar requiere recopilar información de múltiples fuentes y usar esos puntos para ayudar a formar tu propio análisis.
La resolucion de problemas es un arte, aquí unas recomendaciones utiles:
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Identifica el problema: Es crucial comprender la causa raíz del problema antes de abordarlo. Examina las pistas falsas y busca el problema subyacente real.
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Utiliza herramientas y metodologías: Crea un marco de trabajo estructurado utilizando herramientas, procesos y metodologías para desarrollar una propuesta de solución efectiva.
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Documenta el proceso: Utiliza documentos principales organizados para comprender el problema, desarrollar un plan basado en información objetiva y llegar a una decisión informada.
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Ejecuta el plan: Una vez que hayas identificado la causa del problema y elaborado un plan, ejecuta de manera efectiva el alcance y los programas necesarios para resolverlo.
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Desarrolla habilidades de resolución de problemas: Practica la resolución de problemas en diferentes contextos, ya sea a través de pasatiempos o proyectos personales, para desarrollar habilidades efectivas en la resolución de problemas complejos y estratégicos.
La capacidad de identificar el impacto de los problemas de un proyecto en los objetivos y resultados clave de tu organización te ayudará a determinar y comunicar el nivel adecuado de riesgo y la urgencia del problema.
Los objetivos y resultados clave son una herramienta para las metas que establece toda la organización, combinan un objetivo y una métrica para determinar un resultado medible.
Desglosemos los objetivos y resultados clave.
La parte de objetivos de los objetivos y resultados clave define qué debe lograrse, lo que es similar a una meta.
Los resultados clave son parte de los objetivos y resultados clave que definen cómo una organización, un equipo o un individuo medirán de manera tangible su éxito en el cumplimiento del objetivo.
Por ejemplo, uno de los objetivos de Sauce & Spoon podría ser priorizar las necesidades y deseos del cliente.
El resultado clave que indica que se alcanzó este objetivo podría ser revisar el feedback de de los clientes en el transcurso de 24 horas.
Al principio de este curso, aprendiste que los objetivos y resultados clave pueden ser un punto de referencia útil para determinar si el objetivo de un proyecto es pertinente a las necesidades de una organización.
Si un proyecto y sus metas ayudan a contribuir a los objetivos y resultados clave más amplios de una organización, esa es una buena señal de que tu proyecto es pertinente y que vale la pena el tiempo y el dinero necesarios para completarlo.
Los objetivos y resultados clave pueden ser una especie de idioma compartido en una organización.
Aquí en Google, por ejemplo, cada proyecto, grande o pequeño, tiene como objetivo contribuir en alguna forma tangible a nuestros objetivos y resultados clave de toda la organización.
Luchar para determinar cómo un proyecto podría ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos y resultados clave puede ser una fuerte indicación de que deberíamos reevaluar el proyecto en su conjunto.
Los objetivos y resultados clave pueden ser realmente útiles como referencia cuando nos comunicamos con los interesados sobre los problemas del proyecto.
Puedes dejarle claro a un interesado por qué un problema dado necesita ser abordado identificando las formas específicas en que ese problema podría afectar a los objetivos y resultados clave más amplios de la organización.
También puedes señalarlos para explicar a los interesados por qué un problema vale la pena su atención.
Los interesados, especialmente los que ocupan puestos sénior dentro de una organización, a menudo tienen mucho trabajo en el que concentrarse, incluso más allá de tu proyecto.
La conexión de una solución a los objetivos y resultados clave de una empresa puede captar la atención limitada de un interesado.
Tomemos el objetivo de Sauce & Spoon “Buscamos ejecutar un modelo de negocio rentable y eficiente”, o “Buscamos priorizar las necesidades de nuestros clientes”.
A medida que refinas el resumen del problema que comenzaste en la actividad anterior, puedes agregar una oración para explicar cómo el problema pone en peligro la misión de Sauce & Spoon de ejecutar un modelo de negocio eficiente y satisfacer las necesidades de los clientes.
Repasemos. En este video, has revisado los objetivos y resultados clave, los definiste como una herramienta para toda la organización que establece las metas y aprendiste cómo son útiles cuando nos comunicamos con los interesados sobre los problemas del proyecto.
Como gerente de proyectos, identificar y gestionar los problemas es parte del trabajo, y, si un problema es lo suficientemente grande para elevarlo a un interesado sénior, entonces es muy probable que sea un problema que estás esperando resolver lo antes posible.
El correo electrónico puede ser una herramienta eficaz para elevar rápidamente un problema y pedir a un interesado su opinión sobre cómo proceder. Por eso, es muy importante asegurarte de que tu correo electrónico esté escrito de una manera que capte de manera efectiva la atención de los interesados y te brinde la respuesta que necesitas.
Hay algunas mejores prácticas para lograr que el correo electrónico no sea ignorado. Primero, piensa en lo que es más importante para tu interesado. Por lo general, los interesados sénior están más pendientes de un problema que podría tener un impacto potencial en una organización que de su impacto en un proyecto único. Aquí es donde conectar los problemas del proyecto con los objetivos y resultados clave de una organización puede ser útil.
Identifica cómo un problema impactará a la organización en su conjunto y asegúrate de comunicar claramente ese impacto en las primeras dos frases de tu correo electrónico. Cuando hayas determinado qué es más importante para tu interesado, estarás mejor preparado para redactar un correo electrónico efectivo.
Recuerda escribir una línea de asunto clara que establezca brevemente de qué se trata tu correo electrónico. También es útil incluir un lenguaje en tu línea de asunto que indique lo que quieres que tu interesado haga cuando lea tu correo electrónico.
¿Necesitas que revise un documento que adjuntaste al correo electrónico? Intenta agregar las palabras “por favor, revisar” en la línea de asunto. ¿Es este un correo electrónico urgente para el que necesitas una respuesta rápida? Entonces, puedes intentar agregar la palabra “urgente” a la línea de asunto.
Los interesados, especialmente los que ocupan puestos sénior dentro de una organización, suelen recibir muchos correos electrónicos por día. Incluir términos como urgente, oportuno, se necesita una decisión o por favor, revisar puede ayudar a llamar la atención sobre tu mensaje y dejar en claro la acción que te gustaría que tome tu interesado.
Recuerda también mantener el cuerpo del correo electrónico resumido y específico. Cuando le comuniques un problema del proyecto a un interesado sénior ocupado, tu correo electrónico debe esbozar brevemente el problema, explicar cómo podría afectar los objetivos de la organización e indicar de manera clara la decisión que necesitas que tu interesado tome para poder proceder.
Eso es todo. Escribe una o dos oraciones para resumir tu problema junto con otra oración que identifique cómo el problema puede afectar los objetivos y resultados clave de tu organización. Si hay documentos o información adicional que es posible que tu interesado necesite revisar para tomar una decisión fundada, considera la posibilidad de incluir hipervínculos o archivos adjuntos con la información en tu correo electrónico.
Una vez que hayas terminado de escribir tu correo electrónico, asegúrate de revisar que no tenga faltas de ortografía, errores gramaticales o hipervínculos incorrectos. Usa el corrector ortográfico y otras funciones gramaticales de verificación en tu aplicación de correo electrónico o en línea para asegurarte de que todo esté bien.
Repasemos. Cuando escribas un correo electrónico a los interesados, asegúrate de hacer lo siguiente: piensa en lo que es más importante para tus interesados, escribe una línea de asunto clara, mantén el cuerpo del correo electrónico breve y corrige faltas de ortografía, errores gramaticales o hipervínculos incorrectos.
Algún día, cuando tengas que comunicar problemas a los interesados en situaciones de la vida real, verás cómo la gestión, el seguimiento y la comunicación de problemas del proyecto es una gran parte de ejecutar el proyecto.
Soy Laura, la asesora ejecutiva de productividad de Google. Mi rol es trabajar de forma individual con ejecutivos en un formato de asesoramiento para ayudarlos con la gestión del tiempo, la gestión de reuniones, la comunicación por correo electrónico eficaz, la comunicación y la organización.
Cuando te estás comunicando con un interesado, tienes que pensar en la información absolutamente importante que necesitan ver. Por lo tanto, posiblemente des más detalles cuando hables con un compañero de trabajo o de equipo. Pero cuando estás haciendo un resumen para un ejecutivo, debes asegurarte de ser conciso.
Debes hacer un trabajo de antemano para averiguar cuál es la mejor manera de obtener información o de lograr una decisión de parte de él. Algunas cosas que pueden ser útiles es preguntarle a alguien, como su asistente ejecutivo o alguien que haya trabajado con él antes, lo siguiente:
¿Cuál es el estilo de comunicación que prefiere? ¿Qué tipos de presentaciones le gusta ver? ¿Qué información suele necesitar para tomar decisiones?
Y si haces eso, si trabajas con anticipación y haces preguntas, te estás preparando para el éxito, especialmente si solo tienes una cantidad limitada de tiempo o poca cantidad de comunicación que puedas hacerle llegar al interesado.
Es importante recordar que, si bien tienes múltiples interesados o diferentes proyectos, va a ser diferente cómo le guste a cada uno de ellos comunicarse o recibir información. Un ejemplo: trabajé con un par de gerentes en un proyecto y ambos eran interesados. Uno era muy hablador y le encantaba intercambiar ideas sobre las cosas. Quería reunirse conmigo con bastante frecuencia y analizar todos los detalles. El otro interesado era completamente opuesto, pensar en cómo adaptar la misma información, el mismo proceso de toma de decisiones a cada persona que necesita información o al interesado con el que estás trabajando es algo muy útil e importante que debes recordar.
Me gusta ver una presentación que estoy mostrando a un interesado y pensar, ¿cuáles son probablemente las cinco preguntas que me va a hacer? Y después, tengo preparado ese detalle adicional listo, que es el apéndice, así que puedo aprovechar al máximo su tiempo.
Otro buen consejo es que cuando acudas a un interesado con un problema o inconveniente, también tengas una posible solución o algo pensando y no solo preguntes, ¿qué hago? Es mejor decir, creo que podríamos hacer A, pero también podría ser B y C. ¿Qué opinas? Eso les da un punto de partida y sentirán que has investigado y que conoces muy bien el problema.
Si vas a enviar una actualización por correo electrónico, debes asegurarte de que, como en una reunión, estás utilizando este medio de la mejor manera posible. Algo que me gusta hacer, y que hacemos a menudo en Google, es poner DLNLL en el encabezado, lo que significa demasiado largo, no lo leí. Es una forma divertida de decir que puede haber mucha información, pero aquí está la oración que necesitas saber del correo electrónico.
Entonces, es bueno tener algún tipo de resumen en la parte superior similar a eso que diga: aquí hay una actualización sobre el proyecto A, o necesita una decisión o acción solicitada o fecha límite. Es el tipo de comunicación desde el principio que ofrecerá al interesado un resumen de lo que se trata en el correo electrónico.
Entonces, debes pensar en cómo ser lo más conciso posible cuando estés escribiendo el correo electrónico, por lo que puedes usar cosas como viñetas, resaltado o negrita, algo destacado o reiterar una pregunta en el final del correo electrónico, incluido cualquier tipo de fecha límite que haya. Eso es realmente útil para las personas que están leyendo por encima o si deben releer tu correo electrónico, para que tengan toda la información que necesitan, incluidos enlaces y archivos adjuntos, que sea lo más fácil posible para ellos revisar tu correo electrónico y que te respondan con la información que necesitas.
En resumen:
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Sé conciso: Al comunicarte con ejecutivos, asegúrate de ser breve y directo en tus mensajes.
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Investiga de antemano: Averigua el estilo de comunicación preferido del interesado, qué tipo de información necesita para tomar decisiones y qué presentaciones le gustan.
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Adapta tu comunicación: Ajusta la forma de comunicarte según las preferencias de cada interesado. Por ejemplo, sé más detallado con compañeros de equipo pero conciso con ejecutivos.
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Anticipa preguntas: Al presentar información, piensa en las posibles preguntas que el interesado podría hacer y prepárate para responderlas.
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Ofrece soluciones: Si presentas un problema, también proporciona posibles soluciones para mostrar que has investigado y comprendes la situación.
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Utiliza el correo electrónico de manera efectiva: En correos electrónicos, utiliza resúmenes claros al inicio, formatos visuales como viñetas o negritas, y asegúrate de incluir toda la información necesaria, como fechas límite y enlaces relevantes.
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Prioriza la información: Usa etiquetas como "DLNLL" para indicar la información crucial en correos largos, destacando lo más relevante para el interesado.
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Sé organizado: Al enviar actualizaciones por correo electrónico, asegúrate de estructurar la información de manera clara y ordenada para facilitar su revisión y comprensión.
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Prepara material adicional: Ten apéndices o detalles adicionales listos para proporcionar información adicional si el interesado lo solicita.
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Considera el tiempo y la atención del interesado: Sé consciente de que los ejecutivos tienen limitaciones de tiempo y atención, por lo que tu comunicación debe ser efectiva y enfocada en lo esencial.
Estas prácticas pueden ayudarte a mejorar la comunicación con los interesados y garantizar que tus mensajes sean claros, relevantes y bien recibidos.
El informe de cierre es una gran oportunidad de compilar todos los enlaces y la documentación en un solo lugar, una práctica que nos gusta llamar buena presentación del proyecto.
El informe de cierre también es un momento para reflexionar sobre el rendimiento de tu equipo y ayuda a que este garantice que se completó cada tarea.
Un informe de cierre confirma que el proyecto está hecho, resume los entregables, las métricas de éxito, el feedback, las lecciones aprendidas y los próximos pasos, y sirve como documento de referencia para la organización.
Si se requiere un proyecto de seguimiento o se inicia un proyecto similar, tener estos artefactos en un solo lugar ayudará a que esos proyectos futuros se ejecuten sin problemas y, en caso de que hubiera otro proyecto similar, los futuros gerentes de proyectos contarán con una ventaja si tienen información meticulosa sobre proyectos anteriores.
Un informe de cierre efectivo ayuda a garantizar que todos estén satisfechos con el trabajo realizado, finaliza los esfuerzos del equipo, permite que las personas puedan trabajar en nuevos proyectos y tareas y aumenta el impacto del trabajo del equipo a través de la comunicación con otras personas que podrían no haber estado tan involucradas en el proyecto.
Además de servir como documento de referencia para la organización, un informe de cierre de proyecto es un documento creado por los gerentes de proyectos para los gerentes de proyectos, futuros gerentes de proyectos y cualquier persona interesada en los elementos y artefactos del proyecto.
Idealmente, querrías que cualquier persona que no estuviera familiarizada con el proyecto pudiera leerlo y lograr una comprensión completa de lo que el proyecto fue, por qué se hizo y qué tan bien salió.
De hecho, el informe de cierre del proyecto que completarás en este curso debería servir para presentarlo a tus posibles empleadores. Deberías darles este documento como muestra de tu trabajo.
Deberían comprender el contexto del proyecto de lanzamiento de las tabletas de Sauce & Spoon y tener una demostración de tu capacidad para sintetizar y comunicar la información con claridad.
En un informe de cierre de proyecto, debes comenzar por agregar el resumen del proyecto. En esta sección, tendrás que incluir los objetivos.
Otra forma de pensar sobre esto es la siguiente: ¿Cuál fue el resultado deseado este proyecto? Lo siguiente es la metodología o el enfoque.
Asegúrate de indicar qué metodología o enfoque utilizó tu equipo. ¿Tu equipo usó metodologías Waterfall, Agile o Lean? ¿Tal vez una combinación de todas estas o algo más?
Uno de los aspectos más importantes del informe de cierre es la referencia del rendimiento. Aquí, describirás los resultados reales y los comparás con los objetivos establecidos en las fases de planificación y ejecución.
Compararás las especificaciones, como el cronograma real del proyecto versus el planificado, el costo real del proyecto versus el planificado y el alcance planificado versus el entregado. Incluso hay una columna de notas útil para que puedas explicar cualquier discrepancia o problemas que hayan surgido.
Las secciones restantes son Logros y resultados clave, Lecciones aprendidas, Próximos pasos y Archivo de documentación del proyecto. Para completar estas secciones, ser minucioso es clave.
Hemos incluido preguntas que que sirvan de guía para que te asegures de que estás siendo lo suficientemente detallado. Pero siéntete libre de ir un paso más allá en tus propios cierres y sé más específico.
Y cuando estés completando estas secciones, ten en cuenta que el propósito del cierre es compilar y archivar los aspectos más importantes del proyecto. Repasemos.
Cuando escribas un cierre de proyecto, asegúrate de incluir lo siguiente: resumen del proyecto, metodología, referencia de rendimiento, resultados, lecciones aprendidas, próximos pasos y un archivo de documentación del proyecto.
Con suerte, he explicado lo importante que es el informe de cierre para un proyecto. Si se repite un proyecto, o se inicia un proyecto similar, esta importante documentación, que incluye tus aprendizajes y resultados del proyecto, establecerán el éxito para futuros gerentes de proyectos.
El propósito de crear un informe de impacto es mostrarles a otros el valor que se ha agregado a tu proyecto. Por lo general, es una forma de presentación guiada por una tabla o presentación de diapositivas que hayas creado. A diferencia de un informe de cierre detallado, que está diseñado para futuros directores de proyecto u otros lectores interesados en los detalles del proyecto, un informe de impacto se crea, por lo general, para los interesados sénior o los patrocinadores del proyecto que no estuvieron involucrados en los detalles diarios del proyecto.
Informar sobre el impacto de tu proyecto es clave por varias razones. Te puede ayudar a analizar los resultados para adecuar y mejorar los servicios. Motiva al personal y a los interesados, ya que celebra los logros. Genera confianza y credibilidad con los partidarios, patrocinadores, financiadores y cualquiera que se beneficie del proyecto. Comparte lecciones con organizaciones parecidas.
Veamos los elementos que deberían reflejarse en un informe de impacto. Una de las partes más importantes de un informe de impacto es el resumen ejecutivo. Es donde puedes resaltar los puntos clave del proyecto para tus interesados. Un resumen ejecutivo consta de algunas oraciones en un párrafo que describen el propósito y el resultado del proyecto. Proporciona una descripción general de los puntos principales de un informe más amplio. Está escrito para compartir con los interesados que posiblemente no tengan tiempo para revisar todo el informe.
Piensa en el resumen ejecutivo como las partes destacadas de tu proyecto. El propósito es ofrecer a los interesados sénior una descripción concisa y sólida de los resultados positivos dentro del proyecto sin llenarlos de información y sin que sea demasiado vago. Cuando crees un resumen ejecutivo, hazte esta pregunta. Si un ejecutivo no tuviera tiempo de leer toda la documentación del proyecto y solo pudiera leer este resumen ejecutivo, ¿sería capaz de entender los puntos destacados del proyecto?
Tu resumen ejecutivo debe apuntar a responder preguntas como: ¿Qué nivel de eficacia ofreció el proyecto y qué aprendimos de esto? Además de hacerte algunas preguntas fundamentales, es una buena idea revisar tus metas SMART, tu caso de negocio y el estatuto del proyecto para ayudarte a escribir el resumen ejecutivo. Esto te ayudará a reflexionar e identificar los aspectos más importantes de tu proyecto, que probablemente estén ligados a logros clave y resultados positivos.
Un consejo que puede resultarte útil cuando crees un resumen ejecutivo es redactar primero el resto del informe de impacto. Esto te ayudará a determinar cuál es la información más importante para incluir en tu resumen. En esta plantilla de informe de impacto, verás diapositivas con los resultados, lo que funcionó y los próximos pasos. En estas diapositivas, debes intentar describir tu proyecto en detalle usando ayudas como gráficos e imágenes adecuadas para contar la historia de éxito del proyecto.
Cuanto más detalladas sean estas diapositivas, más fácil será resaltar e identificar los aspectos más destacados y agregarlos a tu resumen ejecutivo. Cuando hayas redactado esas secciones del informe de impacto, estarás listo para redactar el resumen ejecutivo. Deberás incluir elementos de la siguiente información: la visión del proyecto. Aquí especificarás cuál fue el propósito de tu informe. ¿Qué necesidad está satisfaciendo el proyecto?
Los logros clave. Esta es tu oportunidad para analizar qué actividades, tareas e hitos te ayudaron a lograr el éxito. ¿Cuáles son los aspectos más destacados del informe de impacto? ¿Tu proyecto aumentó la rentabilidad? ¿Qué valor agregó el proyecto? Habla sobre estos temas aquí.
Las lecciones aprendidas. Aquí es donde hablarás sobre posibles mejoras. ¿Cómo cambiarás los procesos futuros para mejor? Exploremos un ejemplo de un resumen ejecutivo. Supongamos que acabas de completar un proyecto para lanzar una nueva aplicación para ahorrar dinero que envía automáticamente fondos de las cuentas corrientes de sus usuarios a cuentas de ahorro designadas cada dos meses. El monto enviado de la cuenta corriente a la cuenta ahorro está determinado por la cantidad de dinero que tienen en su cuenta corriente en el momento de hacer el retiro, más algunas otras variables, como la frecuencia de los depósitos.
A los usuarios de la versión beta les encantó la aplicación porque los ayudó a crear una cuenta de ahorros sin siquiera pensar en ello. Comencemos con la visión de nuestro proyecto. Podrías decir algo como, «nuestra meta es ayudar a los usuarios a salir adelante financieramente creando un sistema de depósito automático basado en algoritmos que envía dinero a una cuenta de ahorros». Ahora hablemos de lo que se logró con el proyecto. Estos son tus logros clave, así que podrías decir, «mientras nos preparábamos para el lanzamiento, ayudamos a 1,000 usuarios beta a ahorrar más de USD 300,000 en solo seis meses. Esto demostró el caso de uso y la necesidad de nuestra aplicación.
En los logros clave, también podrías incluir aspectos financieros destacados. Así que podríamos decir que, si les cobramos a los usuarios tres dólares al mes, con 1,000 usuarios en seis meses, ganaríamos USD 18,000. Por último, es bueno hablar de qué cosas se podrían haber hecho de otra manera. Incluye las lecciones aprendidas diciendo algo como: «El principal feedback que recibimos de nuestra prueba beta fue que los usuarios querían actualizaciones más frecuentes acerca de cuándo se estaba transfiriendo su dinero. Agregaremos eso en nuestra actualización».
Repasemos las ideas principales que hemos tratado en este video. Informar sobre tu impacto puede ayudarte a analizar resultados para adecuar y mejorar los servicios, motivar al personal y a los interesados sénior, ya que celebra los logros, genera confianza y credibilidad con los partidarios, patrocinadores, financiadores y beneficiarios del proyecto y comparte lecciones con organizaciones parecidas. También cubrimos los resúmenes ejecutivos y lo esenciales que son para resaltar los elementos clave de tu proyecto a los interesados.
Ahora que tienes una mejor idea de lo que podría implicar un informe de impacto, es hora de que escribas tu propio resumen ejecutivo. Hemos creado un informe de impacto para que tengas una idea de cómo sería un informe típico. Todo lo que tienes que hacer es completar el resumen ejecutivo basado en tus nuevos conocimientos.
Aqui un ejemplo de las secciones de un informe de impacto:
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Resumen ejecutivo:
- Descripción concisa del propósito y los resultados del proyecto.
- Destaca los puntos clave del proyecto para los interesados sénior.
- Proporciona una visión general de los puntos principales del informe de impacto.
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Visión del proyecto:
- Especifica el propósito del informe y la necesidad que satisface el proyecto.
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Logros clave:
- Analiza las actividades, tareas e hitos que contribuyeron al éxito del proyecto.
- Destaca aspectos financieros destacados, como rentabilidad y valor agregado.
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Lecciones aprendidas:
- Identifica posibles mejoras y cambios en los procesos futuros basados en la experiencia del proyecto.
- Incluye el feedback recibido y cómo se aplicará en futuras actualizaciones o proyectos similares.
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Descripción detallada del proyecto:
- Utiliza diapositivas con resultados, lo que funcionó y los próximos pasos.
- Utiliza gráficos e imágenes para ilustrar la historia de éxito del proyecto.
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Conclusiones y recomendaciones:
- Resume los principales hallazgos y aprendizajes del proyecto.
- Proporciona recomendaciones para futuras acciones basadas en los resultados y lecciones aprendidas.
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Anexos:
- Incluye cualquier información adicional relevante, como datos detallados, encuestas, estudios de caso, etc.
Estas secciones ayudan a proporcionar una descripción completa del impacto del proyecto, desde su visión y objetivos hasta los logros alcanzados, lecciones aprendidas y recomendaciones para el futuro.
Hola de nuevo y felicitaciones por llegar al final de este curso.
Hasta ahora has utilizado las habilidades que aprendiste en videos anteriores para ejecutar todo el ciclo de vida de nuestro proyecto de ejemplo de Sauce & Spoon.
En primer lugar, en la fase de iniciación, aprendiste a crear un estatuto del proyecto y, a continuación, identificaste los objetivos y entregables del proyecto.
Demostraste cómo realizar un análisis para los interesados y preparar las negociaciones con ellos.
Luego, llegaste a la fase de planificación, donde determinaste las tareas necesarias para cumplir con las metas establecidas.
Aprendiste el valor de mantener lluvias de ideas con el equipo para garantizar que todas las tareas se incluyeran y exploraste algunas técnicas para crear estimaciones de tiempo precisas para cada una de esas tareas.
A medida que pasaste de la planificación a la fase de ejecución, comenzaste a ejecutar tareas como parte de la gestión de calidad, donde estableciste los estándares y las medidas de calidad con encuestas a los usuarios.
Lo siguiente fue la fase de cierre donde aprendiste a conectar problemas de las metas del proyecto con la creación de objetivos y resultados clave.
Aprendiste la importancia de un informe de cierre.
Por último, aprendiste sobre informes de impacto y cómo redactar un gran resumen ejecutivo para que tus interesados sénior puedan rápidamente comprender el impacto de tu proyecto.
En el siguiente video, terminaremos todo el programa y aplicaremos los conocimientos que obtuviste para dar el siguiente paso en tu carrera de gestión de proyectos.
Nos vemos pronto.
Has recorrido un camino muy extenso en este curso. Tomemos un momento para celebrar tus éxitos y el crecimiento en la gestión de proyectos.
Llamamos a este proceso informe de cierre personal. Del mismo modo que lo hiciste en los documentos retrospectivos y los informes de cierre que creaste a lo largo de este programa, tomemos un momento para reflexionar en lo que acabas de completar, el Certificado en gestión de proyectos de Google.
Comencemos por enumerar tus logros clave. Piensa en todo el recorrido desde que comenzaste el programa hasta ahora; ¿qué desafíos has superado a lo largo de este proceso? Tal vez hubo lecciones o conceptos en particular que nunca pensaste que entenderías, pero te sorprendiste a ti mismo cuando finalmente lo hiciste. Tal vez superaste desafíos en tu vida personal mientras tomabas este curso.
Si tienes un trabajo a tiempo completo, pero aún así encontraste el tiempo para completar este curso, eso es una gran victoria. Tómate un momento para escribir algunos de estos logros, luego reflexiona sobre cualquier lección que hayas aprendido.
Quizás tuviste una semana ocupada y sentiste que no pasaste el tiempo suficiente en una lección en particular. Es posible que hayas querido leer algo más a fondo porque sentías que era importante. Tal vez aprendiste que te encanta gestionar a los interesados, pero que no disfrutas tanto de hacer presupuestos y adquisiciones. Toma nota de esos aprendizajes.
A continuación, piensa en qué pasos puedes seguir a partir de aquí para avanzar en tu carrera de gestión de proyectos. Podrías contactar a empresas de reclutamiento o pedirle a tu jefe actual que te dé más responsabilidades. Tal vez quieras establecer una meta para arreglar tu currículo y postularte a cinco proyectos de gestión a la semana. Escribe los próximos pasos, luego llévalo más allá y agrega un plazo a tus objetivos, como si fueran parte de un proyecto que estás gestionando.
Como hemos dicho una y otra vez, la gestión de proyectos es parte de tu vida cotidiana. Finalmente, agrega tu propio resumen ejecutivo. En lugar del resumen ejecutivo sobre el que aprendiste antes, este es un resumen ejecutivo de tus experiencias en el programa.
Cuando escribas tu resumen ejecutivo, describe tu experiencia con este programa como un todo. Toma nota de tus éxitos y de cómo planeas avanzar en tu carrera en la gestión de proyectos en el futuro. Esto debería sentirse inspirador y ser divertido, así que siéntete libre de incluir todo tipo de aspectos destacados.
Tal vez obtuviste una puntuación alta en un determinado cuestionario y quieres felicitarte por eso. Tal vez pudiste aplicar algunos de los conceptos que aprendiste a la planificación de una reunión familiar. Tal vez aprendiste mucho sobre un tema que nunca antes habías investigado y lo disfrutaste mucho. Sea lo que sea, asegúrate de destacarlo aquí.
Y con eso, estás listo para completar tu informe de cierre personal. Lleva este informe contigo como un artefacto del proyecto para revisar tu experiencia a lo largo de este programa. Tal como lo harías con tu equipo al final de un proyecto, celebra tus éxitos y esfuérzate para seguir siempre creciendo y mejorando.
Eso nos lleva al final del programa, pero es solo el comienzo de tu recorrido en la gestión de proyectos. Tómate un momento para celebrarte por todo lo que has logrado. No solo te mantuviste diligente en tu búsqueda de nueva información y conocimiento, sino que también tienes un portafolio de trabajo para mostrar a los posibles empleadores.
Sin importar lo que venga después, debes sentirte seguro de que tienes las habilidades necesarias para ser un gerente de proyectos increíble. Estoy ansioso de ver lo que harás. Felicidades y buena suerte.
Si has participado de todo el programa, espero que estés emocionado de actualizar tu currículo, explorar tu rol objetivo y construir tu red profesional.
El siguiente paso es prepararte para la entrevista de trabajo. Primero, analizaremos cómo crear una presentación concisa que puedas usar para diferentes situaciones durante la búsqueda de trabajo.
Lo más probable es que hayas oído la frase “háblame sobre ti”. Por situaciones como esta, es útil contar con una presentación concisa que te pueda llevar a una conversación sobre tu experiencia y que revele oportunidades para tu siguiente paso.
Una presentación concisa es un resumen profesional rápido sobre ti mismo, que, por lo general, está diseñado para que se presente en 60 segundos o menos. Convenientemente, es el tiempo que te puede llevar subir desde el primer piso de un edificio hasta el piso 50.
A lo largo de los años, mi presentación concisa ha cambiado drásticamente; solía pensar que necesitaba ser concisa y pulida. Pero, con el tiempo, lo que descubrí es que mi presentación concisa debe ser más auténtica.
Por ejemplo, solía decir cosas como que me encanta la gestión de proyectos porque me gusta poner orden en el caos, lo cual es cierto, pero genérico. Hoy digo que no solo me encanta la gestión de proyectos, sino que estoy enamorado de ella, lo que también es cierto, porque ayudo a hacer realidad los sueños.
Mientras te preparas para tu presentación concisa, es útil idear una historia auténtica sobre tu pasión y por qué la gestión de proyectos te entusiasma. Tómate un tiempo para pensar por qué quieres un tipo específico de rol o qué es lo que te atrae de una industria específica; ¿qué es lo que realmente te entusiasma del trabajo? Estos son los detalles que hacen que una presentación concisa sea muy buena.
Para crear una presentación concisa fuerte, divídela en tres partes: quién eres, qué habilidades y experiencias tienes y qué quieres. Empieza por quién eres, preséntate y habla en un tono informal.
Por ejemplo, podrías decir algo como: «comencé mi carrera en la gestión de proyectos hace algunos años, y, recientemente, me ha atraído el mundo de los juegos. Siempre he sido bueno para unir a la gente y trabajar en pos de objetivos comunes. Mi experiencia liderando con éxito equipos y la gestión de desarrollo de nuevas aplicaciones me llevó a buscar oportunidades en la industria».
Resume lo que haces usando las experiencias y los antecedentes que tengan relación con las personas con las que hablas. Por ejemplo, intenta escribir de uno a tres puntos centrados en lo que hiciste en tu último trabajo, o en otra experiencia, y lo que disfrutaste.
Si se te ocurren más de tres puntos, está bien, los adaptarás para que todas las piezas se unan. Esto puede sonar algo así como: «tengo antecedentes militares que me enseñaron el valor de la organización». O, «hablo tres idiomas, lo que me ayudó a relacionarme con muchas culturas diferentes». «Probé suerte en un rol de apoyo, pero me di cuenta que me gusta más conducir la ejecución de un proyecto».
Por último, explica lo que quieres. Esta parte de la presentación es exclusiva de este entorno y de la persona con la que estás hablando. Si estás intentando conectarte en línea con alguien que trabaja en una empresa en la que estás interesado, puedes solicitar una conversación telefónica o una reunión breve.
Si eres el entrevistador, puedes solicitar la oportunidad laboral asegurándote de resaltar el valor que aportas y lo que tienes para ofrecer. Y recuerda, le estás pidiendo a alguien que se tome un tiempo libre en su ajetreado día para pasar tiempo contigo.
Aunque a la mayoría de la gente le encanta ayudar, tiene limitaciones con su tiempo. Así que querrás darle una razón por la que debería ayudarte a ti en vez de a alguien más. ¿Comparten experiencias comunes? ¿Tienes una historia que podría resultarle interesante? Los puntos en común o los hechos interesantes ayudarán a que te recuerde.
Tu presentación concisa cambiará con el tiempo, pero, una vez que hayas creado una, podrás hacer ajustes. Puedes usarla mientras escribes una carta de presentación, cuando estableces contactos en un evento y cuando vas a una entrevista para un trabajo.
A continuación, analizaremos formas de prepararnos para una entrevista.
Ahora que ya tienes tu presentación concisa, es momento de empezar a prepararte para algunas de las preguntas que pueden surgir en tus entrevistas. Deberás pensar sobre el tipo de experiencias y proyectos que te gustaría contarle a tu entrevistador. Si bien es posible que no sepas exactamente qué preguntas te harán, es importante sentirte preparado para analizar algunos escenarios donde se pueden aplicar preguntas básicas de entrevista.
Los entrevistadores hacen ciertas preguntas de comportamiento, hipotéticas y basadas en hechos. Las preguntas de comportamiento son aquellas que permiten que el entrevistado comparta un ejemplo de cuando tuvo que practicar una habilidad en particular. Te podrán decir algo como “Cuéntame acerca del momento en que tuviste que hacer tal cosa”. Los entrevistadores que hacen preguntas hipotéticas normalmente presentan un escenario y luego te preguntan cómo te desenvolverías en esa situación. Estas preguntas son más difíciles de preparar porque hay escenarios infinitos que un entrevistador puede presentar. Pero veremos formas para que puedas responder estas preguntas con confianza.
Por último, te pueden presentar preguntas basadas en hechos en una entrevista. Las preguntas basadas en hechos apuntan a evaluar tus conocimientos sobre habilidades de gestión de proyectos básicas. Por ejemplo, ¿cuáles son los pasos para iniciar un proyecto? ¿Cómo sabes cuándo puedes pasar al siguiente paso? De hecho, estas preguntas podrían resultarte conocidas de algunas de las evaluaciones que completaste durante en el programa de certificación. Las preguntas conductuales, hipotéticas y basadas en hechos apuntan a evaluar tus conocimientos relacionados con el rol.
Básicamente, el entrevistador quiere saber si tienes las habilidades para desempeñarte bien en el rol. Tus respuestas a estas preguntas servirán para evaluar cómo priorizas plazos enfrentados, si puedes gestionar el presupuesto y la carga de trabajo de manera eficaz y cómo trabajas con otras personas, por ejemplo. Cuando te prepares para una futura entrevista, piensa en las habilidades comunes del gerente de proyectos que busca una empresa revisando las descripciones de los puestos. Luego, piensa en las experiencias que has tenido que de verdad demuestran esas habilidades. Puede ser una experiencia laboral pasada, un proyecto escolar o una actividad que hayas completado en este programa.
Es importante que ofrezcas respuestas claras a tu entrevistador. Por lo tanto, recomendamos el método STAR. STAR significa situación, tarea, acción y resultado. Es una excelente manera de organizar tu respuesta con una estructura similar a una historia. Analicemos esto en más detalle. Primero, empiezas con una situación. Por ejemplo, si el entrevistador te dijo: “Háblame de algún momento en que hayas tenido un entregable del proyecto que no iba a cumplir con las expectativas de alta calidad. ¿Qué hiciste?”. Con el método STAR, deberás explicar la situación en la experiencia que utilizarás para responder a su pregunta. Es importante compartir la cantidad correcta de contexto. Si bien quieres que entiendan las complejidades con las que te enfrentaste, compartir los roles individuales puede ser innecesario para el propósito de la pregunta.
Ahora que ya has preparado el escenario, tendrás que hablar acerca de los detalles. ¿Cuál fue la tarea, tu participación o responsabilidad en ese escenario? ¿Qué entregable tenías asignado para completar? ¿Cuál era la calidad a la que aspirabas? A continuación, proporciona más detalles. ¿Qué acción o acciones tomaste? Aquí es donde realmente quieres resaltar tus contribuciones. ¿Cuándo te diste cuenta de que tu entregable no iba a cumplir con los estándares de calidad que buscabas? ¿Cuál fue tu reacción a esto? ¿Qué decisiones tomaste para corregir el rumbo de la situación? ¿Con quién te asociaste y cómo le comunicaste esto a tu gerente o equipo? Esta parte de tu respuesta puede tomar la mayor cantidad de tiempo para destacar aquí tus múltiples habilidades, pero asegúrate de mantener una respuesta clara y estructurada.
La parte final de tu respuesta, debe centrarse en el resultado. Aquí, debes analizar el resultado de las decisiones que tomaste y el impacto que tuvieron. En algunos casos, especialmente si compartes una experiencia que superó los desafíos, puede tener algún sentido que compartas las lecciones que aprendiste. Por último, siempre que sea posible, utiliza los datos para reforzar tu respuesta. Practicar el método STAR en tus respuestas y preparar algunos escenarios por adelantado te ayudará a sentirte más confiado en una entrevista.
Vamos a verlo con un ejemplo sencillo. Supongamos que la pregunta en la entrevista es esta: háblame de algún momento en que hayas enfrentado un desafío durante la implementación. Yo empezaría por la situación. Estábamos trabajando en el lanzamiento de una nueva herramienta de soporte interno en mi región cerca de fin de año. Era fundamental lograr el lanzamiento antes de que todos salieran de vacaciones. Pero nos enfrentábamos a retrasos debido a una aprobación de un interesado que estaba tomando mucho tiempo. Luego, pasaría a la parte de la tarea. Yo era responsable de gestionar este proyecto de forma integral y de asegurarme de implementar la herramienta de soporte para todos los empleados en mi región. A continuación, mencionaría la acción que tomé. Para asegurarme de cumplir con nuestro plazo, revisé el proceso de aprobación y noté que había cientos de términos, documentos, folletos y revisiones de videos que tenían que ser firmados por cada persona del equipo. Este no era el nivel de detalle necesario y adecuado de estos interesados ni un buen uso de su valioso tiempo. Resumí las áreas de interés y oportunidad que los interesados necesitaban aprobar y creé un proceso de revisión resumido. Como resultado, pudimos mitigar los retrasos en la aprobación y lanzar la herramienta a tiempo en diciembre.
Si bien estar preparado para las respuestas es importante, presentarse a una entrevista no es solo saber cómo responder a las preguntas. Es una conversación entre tú y el entrevistador para que aprendas más sobre el rol y ver si puedes imaginarte a ti mismo en ese trabajo. Antes de tu entrevista, también deberías investigar un poco sobre la empresa. ¿Cuáles son algunas preguntas que te vienen a la mente? ¿Quieres saber más sobre la cultura de la empresa? ¿Estás buscando averiguar qué tipos de proyectos gestion
Es posible que hayas estado practicando escenarios, análisis y preguntas para hacerle a tu entrevistador, pero también es bueno tener un plan para entrevistas remotas.
Si bien las entrevistas en persona, por lo general, brindan una oportunidad para explorar la oficina y conocer a diferentes empleados, las entrevistas remotas son muy populares, ya que la tecnología de videoconferencia y el trabajo remoto se ha expandido a lo largo de los años. Es importante recordar que las entrevistas remotas necesitan la misma cantidad de preparación que una entrevista en persona.
En lugar de saber por adelantado cuánto tránsito habrá para asegurarte de llegar a tiempo, tendrás que encontrar el espacio más tranquilo para tener la entrevista y asegurarte de que el entorno sea cómodo. Las entrevistas remotas pueden ser por teléfono o videoconferencia. Para muchos roles, es común que un proceso de entrevista se realice en dos o más rondas de entrevistas.
Algunas empresas prefieren comenzar con una entrevista telefónica rápida para ponerse en contacto con los candidatos y conocer mejor sus antecedentes y hacer una evaluación inicial para asegurarse de que sus habilidades y experiencia estén alineadas con los requisitos del puesto. Para las entrevistas telefónicas, asegúrate de estar listo para la llamada con 15 a 30 minutos de anticipación.
Si bien es poco probable que recibas una llamada telefónica 30 minutos antes, programar el tiempo para reducir las distracciones es importante. Decide dónde te sientes más cómodo para recibir la llamada telefónica y asegúrate de acotar las distracciones desactivando las notificaciones telefónicas y otros dispositivos. Mientras hablas con el entrevistador o reclutador por teléfono, puedes tener notas frente a ti, tal vez tu currículo o escenarios escritos, que te pueden ayudar a recordar las cosas que te gustaría resaltar en la llamada.
Otro consejo es que no te olvides de sonreír. Puede sonar tonto, ya que tu entrevistador no puede verte al otro lado del teléfono, pero se te escuchará más comprometido y confiado cuando hables. Si bien algunas empresas optarán por realizar todas las entrevistas por teléfono, por lo general, tendrás la oportunidad de conectarte con alguien por videoconferencia durante el proceso de entrevistas.
Los problemas técnicos durante este tipo de entrevistas pueden dar miedo y pueden hacer que tanto tú como el entrevistador se sientan nerviosos. Así que es una buena idea probar tu cámara, el audio y la conexión a Internet con mucha anticipación. Intenta programar una entrevista de práctica con un amigo o mentor, utilizando la misma tecnología de videoconferencia que se usará en tu entrevista.
De esta manera, podrás tener una idea de cómo tú y la otra persona se verán en tu pantalla, y podrás confirmar que tu conexión es adecuada. Sin embargo, ten en cuenta que los problemas técnicos ocurren y que no deberías ser penalizado si surgiera alguno durante la entrevista. Si tuvieras un problema de conexión, puedes enviar al reclutador o entrevistador un correo electrónico para informar que hubo una falla técnica y solicitar tiempo adicional, si fuera necesario.
Si no puedes escuchar al entrevistador por la razón que sea, la mayoría de las herramientas de videoconferencia tienen una opción de chat. Puedes decirle cortésmente que estás experimentando algunas dificultades técnicas. Otra tarea que debes hacer de antemano para una entrevista por video es probar tu entorno y encontrar un ambiente cómodo. No quieres que tu entrevistador se distraiga con algo que sucede detrás de ti, así que busca un espacio que permita que el entrevistador solo se concentre en ti.
Además, busca un espacio con iluminación adecuada y un fondo sencillo. Cuando hables con tu entrevistador, debes estar mirando directamente a la cámara y establecer una línea de visión directa con él. Al igual que una entrevista telefónica, las entrevistas remotas por video te permiten tener notas preparadas.
Pero, en este caso, es importante no mirar hacia abajo con demasiada frecuencia. No será una entrevista buena si solo lees de un escenario que escribiste previamente. Es importante que la entrevista siga siendo una conversación y que se produzca un intercambio con la persona del otro lado. El mejor consejo aquí es que te preparares, ya sea que vayas a hablar con alguien por teléfono o a través de una videollamada, que pases algún tiempo poniéndote cómodo y practicando de antemano, para que te sientas más seguro cuando empiece la entrevista.
La entrevista es un momento emocionante. Finalmente puedes resaltar todos los conocimientos y las habilidades que has obtenido a lo largo de este programa. Hemos cubierto tanto juntos, y este es solo el comienzo. A medida que avances en tu carrera, continuarás tu recorrido de aprendizaje. Estamos contentos de haber sido parte de él.
¿Cómo solicita una persona su primer trabajo en la gestión de proyectos?
Presenta tu currículo, pero asegúrate de que no tenga errores tipográficos ni gramaticales. Si un compañero, familiar o amigo lo revisa, puede ser de mucha ayuda. Luego, solo tienes que leerlo, quizás en voz alta, para encontrar esos errores gramaticales y ortográficos.
Un currículo es tu presentación. Es tu entrada y tu forma de explicarle a alguien por qué eres la persona correcta para el trabajo. Así que las cosas que destaques en tu currículo y la experiencia que resaltes allí no deberían ser solo cosas genéricas que copiaste y pegaste de un sitio web que describan lo que deberías hacer en ese rol. Debería ser la experiencia que compartirías con alguien en persona si estuvieras tratando de decirles por qué estás capacitado para hacer el trabajo al que te estás presentando.
Tu currículo debe resaltar la experiencia que muestre por qué eres valioso para la empresa donde estás pidiendo que te contraten.
Para mí, cuando hago una entrevista, es superintrigante escuchar las cosas que salieron mal y qué has aprendido de ellas y cómo aplicarías esos aprendizajes en el futuro.
No cuentas con mucha experiencia laboral en gestión de proyectos cuando recién empiezas, pero tienes experiencia de vida. La experiencia de vida es en realidad lo que más importa para los gerentes del programa, porque se trata de personas, y trabajar con otras personas es lo que hace a un gerente de proyectos exitoso en su rol.
Queremos saber que tú puedes venir y pensar en cómo resolver los problemas y lograr resultados, independientemente de cuántas veces lo hayas hecho en el pasado.
Otro consejo es que, cuando te prepares para una entrevista, tengas los artefactos listos que describan la diferencia que has logrado en tus experiencias pasadas, tus aprendizajes gracias a esas experiencias y cómo los has aplicado para avanzar y prevenir todos los problemas.
Escribí una gran cantidad de preguntas que podrían surgir en una entrevista. Háblame de un momento en el que hayas resuelto un conflicto. Háblame de algún momento en que hayas demostrado habilidades de liderazgo a pesar de no estar en esa posición. Háblame de un momento en el que te atrasaste en un proyecto y tuviste que comunicar un desafío a un interesado.
Enumeré todas esas consignas y luego traté de escribir una o dos oraciones sobre cada una para estar preparado cuando surgieran otras parecidas, lo que casi siempre pasa.
Puede sonar como un cliché, pero mi consejo es que simplemente seas tú mismo. Trata de resaltar muchas de tus habilidades organizativas, tus habilidades de liderazgo y algunos ejemplos donde hayas sido capaz de comunicarte bien con diferentes audiencias.
Otro ejemplo de lo que sirve en las entrevistas es realmente pensar sobre ejemplos de proyectos específicos. Lee muchos casos prácticos que estén disponibles en Internet sobre proyectos que tuvieron problemas y proyectos que salieron bien. Y lo que se hizo desde el ángulo de la gestión del programa para que las cosas marcharan en la dirección correcta y para resolver algunos de los problemas que las personas encontraron en el camino.
Aprende todo el tiempo. Lee tantos artículos como puedas sobre la gestión de proyectos. Escucha las charlas TED, asiste a reuniones presenciales y en línea, por supuesto, siempre que puedas. Asegúrate de sumergirte en el lenguaje del campo al que quieres unirte. No es necesario que conozcas todos los términos técnicos para ser un gerente de proyectos de software, pero necesitas entender de qué se trata.
Descansa un poco. Y si eres una persona ansiosa... Yo mismo me pongo muy ansioso a veces en las entrevistas. Estaba muy ansioso cuando tuve mi entrevista aquí en Google. Sal a caminar o a correr o simplemente sal al aire libre, haz cualquier cosa que sepas que te ayudará a calmarte y que sabes que funciona para ti.
Yo diría que debes tratar de estar lo más tranquilo posible. Sé genuino, sé tú mismo.
En general, no te expongas mucho, no te vistas muy elegante ni montes una actuación ni pretendas ser lo que no eres. Porque, en definitiva, solo quiero saber cómo piensa la persona y cómo trabajará, y si trabajará bien en equipo.
Buscamos personas genuinas que quieran hacer un buen trabajo; que el trabajo con esas personas sea positivo; que trabajen bien en equipo, y, fundamentalmente, que puedan hacer las cosas.
El entusiasmo importa mucho. Importa más que el conocimiento, especialmente en posiciones júnior. Cuando contratamos empleados júnior, estamos buscando personas con potencial. Buscamos a personas que estén motivadas a aprender y crecer. Si tienes esa chispa en tus ojos para lo que sea que te estén entrevistando, será visible para la persona con la que estés hablando.
En resumen
- Revisa tu currículo para asegurarte de que no haya errores tipográficos ni gramaticales.
- Solicita a un compañero, familiar o amigo que revise tu currículo también.
- Destaca en tu currículo experiencias relevantes y específicas, no solo genéricas.
- Prepara ejemplos concretos de situaciones pasadas que demuestren tu capacidad para resolver problemas y aprender de ellos.
- Sé genuino y sé tú mismo durante la entrevista, evitando exageraciones o actuaciones.
- Resalta tus habilidades organizativas y de liderazgo.
- Prepara ejemplos de proyectos específicos que hayas manejado y cómo resolviste desafíos en ellos.
- Investiga y aprende constantemente sobre gestión de proyectos.
- Mantén la calma antes de la entrevista realizando actividades que te relajen, como salir a caminar o correr.
- Muestra entusiasmo y motivación por aprender y crecer en el campo de la gestión de proyectos.
Estos consejos te ayudarán a destacarte durante una entrevista para un puesto en gestión de proyectos.
Acabas de escuchar a los empleados de Google hablar sobre sus principales consejos, que te ayudarán a prepararte para una entrevista. Sigue leyendo para obtener cuatro consejos de preparación final que te ayudarán a prepararte para tener éxito en las entrevistas:
Buscar conexiones entre la oferta de trabajo y tu currículo. Primero, vuelve a leer tu currículo y la descripción del trabajo para ayudarte a trazar paralelismos entre los dos. ¿Dónde se conectan? Luego, la entrevista, incluye palabras clave o frases específicas sobre la descripción del trabajo que coincidan con las habilidades que posees o los logros que conseguiste anteriormente en tu carrera.
Enfócate en los datos. Cuando empieces a pensar en las cosas que quieres destacar en tu entrevista, recuerda incluirdatos. Esto ayuda a tu entrevistador a comprender no solo tus logros generales, sino también el gran impacto que causaste. ¿Qué datos puedes proporcionar que cuenten la historia de tu experiencia en relación con el puesto? La “ecuación” que sugerimos que uses para transmitir esta información es más o menos así: Logré X según la medición que realizó Y mediante Z. Aquí hay un ejemplo: “Aumenté la satisfacción del cliente en un 22% en tres meses con el diseño de un nuevo proceso de incorporación digital”.
Si no tienes acceso a este tipo de datos de un puesto anterior, aún puedes indicar el alcance de tus responsabilidades y fortalecer el lenguaje que uses cuando describas tus responsabilidades con palabras de acción, como proporcionado, creado, desarrollado, apoyado, implementado y generado.Por ejemplo: “Implementé un nuevo sistema de programación que hizo que el equipo cumpliera con el 95% de sus plazos”.
Analiza las experiencias laborales pasadas. Revisa tu historial laboral. Es posible que no suene como algo para lo que debas prepararte, pero la mayoría de nosotros hemos hecho más de lo que pensamos. Es fácil olvidar algunas de nuestras propias victorias y las lecciones que aprendimos de los errores.
Piensa en ejemplos de las veces que lograste algo para estar preparado para responder preguntas como “Cuéntame sobre un momento en que...” o “¿Cómo abordarías esta situación...?”.
Prepárate para hacer preguntas. Ve a la entrevista con tus propias preguntas, como “¿Cuáles son algunos proyectos futuros en los que trabajaría?, ¿En qué objetivos actuales se centra la empresa? ¿Puedes hablarme del equipo con el que trabajaré?”. Esto no solo demuestra que te importa entender la empresa y el puesto al que te postulas, sino que también es un testimonio de la investigación que has realizado sobre la compañía. Además, esta es tu oportunidad de entrevistarlos también.
Este tipo de preparación te ayudará a sentirte seguro y preparado para hablar sobre ti, tu experiencia, tus aspiraciones profesionales y la posición en tu entrevista.