userguide.md

Note: The target of those guides were our staff, so those tutorials are either in Catalan. Translations on request.

Guies i vídeos d'usuaria

• Accedir al Tomàtic
• Editar el perfil d'usuaria (Vídeo)
• Editar el perfil d'una altra usuaria (Vídeo)
• Donar d'alta una persona
• Marcar les meves indisponibilitats (Vídeo)
• Definir la meva taula (Vídeo)
• Estat de la centraleta (Vídeo)
• Informació de trucada entrant (Vídeo)
• Veure els torns al Google Calendar

I pròximament

• Navegar per les graelles
• Canviar torns de la graella
• Anotar trucades
• Generar les graelles

Accedir al Tomàtic

Important: Heu de tenir activada la VPN coorporativa.

Llavors, simplement visiteu: https://tomatic.somenergia.coop

Primer de tot, surt un missatge demanant-vos loginejar-vos a can Google. Procediu clickant el botò.

Editar el perfil d'usuaria

Un cop us heu identificat, tornareu a la pàgina del tomatic i adalt a la dreta trobareu un menú amb la vostra inicial.

Si clickem a l'opció Perfil en surt aquest diàleg:

Els camps que hi ha són

• Identificador: No es pot canviar.
• Nom a mostrar: És el nom que es veu arreu.
• Correu: Ha de ser el correu coorporatiu que teniu a l'Odoo (per reservar-vos les vacances)
• Extensió: És la extensió telefònica que us assigna l'equip de suport a la centraleta
• Usuari ERP: És el nom d'usuaria que feu servir per entrar a l'ERP
• Taula: Amb qui esteu asseguts per evitar tenir torns a l'hora. (Més info)
• Color: El color de la vostra caixeta per trobar-vos més fàcilment
• Torns ideals: (Només administradores) És la càrrega de torns que farà la persona una setmana sense dies de festa.
• Grups: (Només administradores) Son els grups als que pertany la persona. Els grups es fan servir tant per habilitar opcions especials al Tomàtic, com per establir polítiques de repartiment de torns per les persones que pertanyen a un cert grup.

Editar el perfil d'una altra usuaria

Per canviar el perfil d'usuaria cal

• anar a la pestanya "Persones",
• posar el ratolí a sobre del teu nom,
• sortirà un globus amb dues iconetes
• clicar a l'icona del llapis
• ens surt el mateix diàleg que editant el perfil propi

Donar d'alta una persona

La darrera caixa de la pestanya "Persones" és per crear nous perfils.

Us sortirà el mateix diàleg que per Editar el perfil d'usuaria. Però ara heu de posar un identificador únic, sense espais i en minúscules.

Marcar les meves indisponibilitats

Amb les indisponibilitats, podem demanar al Tomàtic que no ens posi telèfon a certs torns. Les vacances que heu demanat a l'Odoo ja es tenen en compte i no cal posar-les. Les indisponibilitats que caldria indicar al Tomàtic són les degudes a l'horari laboral que teniu, reunions, tasques d'equip, conciliacio familiar, viatges de treball...

Les indisponibilitats es demanen a la pestanya "Persones", clicant la icona calendari que surt quan ens posem al damunt de la teva caixa.

També, més fàcil al menú del perfil a dalt a la dreta.

Ens surt aquest diàleg:

Hi ha dos grups: les puntuals (només un dia) i les que es repeteixen setmanalment. Indicareu per unes el dia concret i per les altres el dia de la setmana.

Si clickeu en un + o en una indisponibilitat existent us sortirà un segon diàleg:

És important que indiqueu el motiu. El motiu ens ajuda a identificar indisponibilitats que ja no tenen sentit, i que potser no ens deixen trobar una solució a la graella.

També és important marcar si la indisponibilitat és opcional, que vol dir negociable. En Tomàtic evitarà trencar el mínim d'indisponibilitats opcionals. Pero si no hi ha cap més remei trencarà algunes. En canvi, les no opcionals fan que una graella no sigui viable. Per viabilitzar graelles en situacions complicades, és important posar que es negociable quan ho és.

Les indisponibilitats son efectives en el moment de generar graelles. Si la graella ja està generada, podeu negociar amb les companyes i fer el canvi directament a la graella. Els canvis que feu queden visibles al registre de sota de la graella.

[Aquest paràgraf descriu la funcionalitat de bossa d'hores està actualment desactivada] Totes les agents tenim una proporció de torns assignada depenent del nostre equip i antiguitat. Si per disponibilitats o per canvis a graella, acabem fent més o menys, en Tomàtic s'ho guarda per compensar-ho a les següents graelles que es generin. No es guarda per compensar, els canvis fets directament a la cua (pauses, o afegides), només els fets a la graella.

Definir la meva taula

Dos companyes fent a l'hora telèfon a prop pot provocar l'efecte coctel i que ens costi entendre i atendre a qui truca. En Tomàtic pot fer les graelles evitant que les persones a la mateixa taula tinguin telèfon al mateix temps. Per això, cal que les dues persones configurin que estan a la mateixa taula a les seves fitxes d'usuaria.

Es configura al perfil d'usuaria. S'accedeix a l'opció de perfil del menú personal.

S'accedeix a la pestanya "Persones", posant-nos al damunt de l'usuaria i clicant a l'icona del llapis que apareix.

Al camp 'Taula', normalment tindrem seleccionat "Sense taula". Podem escollir una de les que estan definides (surten les companyes que ja hi son), o definir-ne una de nova.

Estat de la centraleta

La pestanya "Centraleta" mostra les agents que estan rebrent trucades en cada moment. És el que anomenem "la cua".

Cada caixeta es pinta d'una forma diferent depenent de l'estat de l'agent. A la següent imatge, pots veure un exemple de cua amb agents en cadascun dels estats possibles:

• L'Alberto està atenent una trucada (caixa aixecada, amb ombra)
• En Pol està disponible (caixa normal, sense ombra)
• La Joana esta desconnectada (caixa voltada)
• A en David li esta entrant una trucada ara (caixa vibrant)
• I la Judith està pausada (caixa tatxada)

Si no t'enrecordes, quin estat es quin, pots posar el ratolí al damunt i et dirà quin estat és. A part de veure com està, podem modificar la cua:

• Si clico al damunt d'una companya la pausaré
• Si clico a algú pausat li trec la pausa
• El quadre lila amb el signe + es per afegir a algú més a la cua quan cal més penya.

La cua es recarrega a cada canvi de torn (un quart i 1 hora). Tota la gent afegida extra es treu però es mantenen les pauses si l'agent repeteix torn.

Informació de trucada entrant

La pestanya 'Trucada' te informació sobre les trucades que anem rebent. Fa cerques automàtiques per telèfon quan rebem una trucada nova o quan cliquem una trucada al llistat de trucades rebudes de l'esquerra.

Si pel telèfon no troba ningú podem fer una cerca manual per qualsevol altre criteri.

De cada cerca, podem trobar varies persones. De la persona que tenim seleccionada, veiem els contractes relacionats. I del contracte seleccionat les seves factures, lectures, casos atr...

De tota la informació que hi surt, cal explicar una mica les següents:

Accés directe als correus del FreeScout: Si cliques a l'adreça de correu de la persona s'obre al FreeScout amb tots els missatges que hem intercanviat amb ella.

Rols: Cada contracte, indica en verd el rols que hi té la persona seleccionada. Titular, Administradora, Socia, Pagadora, Notificada... Si no t'enrecordes de la lletra posat al damunt i t'ho diu. Gairebé és més important saber quins són els rols que no té. Aquests surten en vermell.

Informació extra: A sota del quadre del contracte, on posa "No hi ha informació extra", poden aparèixer diferents avisos que l'equip d'AiS va considerant importants de saber ràpid. En el moment d'escriure això, els avisos actius són:

• si és un contracte d'EnergÉtica,
• si té assignació de Generation kWh,
• si té activat l'autoconsum,
• si té factures impagadas, o,
• si té la facturació suspesa.

El botó amb un portapapers a la llista de persones serveix per anotar la trucada seleccionada a l'esquerra amb la persona i el contracte seleccionats a la dreta.

Si volem afegir una anotació extra podem deseleccionar la trucada, fer una cerca manual i anotar igualment com a "trucada manual".

Igualment si la cerca no té resultats podem fer una anotació sense contracte o sense persona associada.

Quan no hem acabat de treballar amb una trucada i ens pot arribar una altra podem fer servir el botó del cadenat, per que no salti la cerca de la següent trucada, i el boto amb la fletxeta sortint de la caixa per obrir una nova pestanya de Tomàtic sense bloquejar per rebre les noves.

Veure els torns al Google Calendar

Per planificar la vostra setmana, va molt bé poder veure els vostres torns de telèfon dintre del Google Calendar. Com fer-ho?

Al menú que surt de les vostres inicials al Tomàtic, seleccioneu l'opcio "Exporta Calendari".

Us sortirà un diàleg amb una adreça i instruccions. Copieu l'adreça clickant a la icona.

En alguns navegadors antics podria no funcionar. Si es el vostre cas, cap problema, seleccioneu l'adreça que apareix i copieu-la normalment.

En el Google Calendar, a l'esquerra hi ha un panel amb la llista de calendaris. Si no apareix clickeu a l'icona a dalt a l'esquerra

Hi ha un apartat que posa "Altres Calendaris", clicka al signe "+" per afegir-ne un.

Et surt aquest menú, escull l'opció "A partir d'un URL"

Enganxes la url que has copiat en el Tomàtic, i clickes al botó.

I ja està, veurás que a la dreta surt un calendari nou, i els teus torns de telèfon barrejats amb els teus esdeveniments.

Ves amb compte:

• Google Calendar triga un dia en sincronitzar el calendari. Si feu canvis, no els veuràs inmediatament reflexats.

• Quan els teus companys crein una reunió, per defecte el torns no sortiran com a ocupats. (Estem cercant solucions a aixó com ara tenir calendaris per grups/equips)