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Fiche n°7 : Minimiser les données collectées

Vous ne devez collecter que les données personnelles qui sont adéquates, pertinentes et nécessaires au regard des finalités de votre traitement telles que définies au moment de la collecte.

Avant la collecte, pensez aux différents types de données que vous devez collecter et essayez de restreindre votre collecte au strict nécessaire

• Réfléchissez aux différents types de données qui devront être collectées avant la mise en place d’une application et documentez cette réflexion.

• Si des données spécifiques ne sont pas nécessaires pour une certaine catégorie de personnes, ne les collectez pas.

• Traitez et stockez les données de façon à réduire leur précision (à l’instar de la pseudonymisation). Par exemple, stockez seulement l’année de naissance au lieu d’une date de naissance complète si l’application n’a besoin que de l’année.

• En cas de collecte de données particulièrement sensibles, par exemple celles relatives à la santé ou à des condamnations pénales, veillez bien à ne collecter que le minimum requis. En raison de ces contraintes réglementaires, le plus simple est encore de ne pas les collecter si vous pouvez vous en passer.

• Minimisez la quantité de données collectées également dans les données de journalisation et n’y stockez pas de données sensibles ou critiques (données de santé, mots de passe, etc.).

• Certaines fonctionnalités peuvent permettre d’améliorer l’expérience utilisateur, mais ne sont pas strictement nécessaires au bon fonctionnement de votre application (par exemple la géolocalisation afin de simplifier une recherche géographique). Dans ce cas, l’utilisateur final doit pouvoir choisir d’utiliser ou non cette fonctionnalité. Dans le cas où il l’utilise, les données que vous êtes amené à collecter pour son fonctionnement ne doivent être conservées que pendant la durée strictement nécessaire à son fonctionnement et ne jamais être utilisées à d’autres fins.

• Pensez à associer des durées de conservation pour chaque catégorie de données, en fonction de la finalité du traitement et des obligations légales ou réglementaires relative à leur conservation. Les journaux doivent également avoir une durée de conservation. Documentez les durées de conservation définies. Vous devrez être en mesure de les justifier.

Une fois les données collectées, mettez en place des mécanismes d’effacement automatique

• Mettez en œuvre un système de purge automatique à l’expiration de la durée de conservation. Vous pouvez également mettre en place des revues manuelles des données stockées de façon périodique.

Exemple d'implémentation de purge automatique en MySQL

En MySQL, l'event scheduler permet de supprimer les données périmées automatiquement. Par exemple :

CREATE EVENT e_mensuel
    ON SCHEDULE
      EVERY 30 DAY
    COMMENT 'supprime automatiquement les lignes inscrites de plus d un an'
    DO
      BEGIN
        DELETE from votreTable
   			WHERE datediff(now(), votreTable.votreColonneDate) > 365;
      END

Son pré-requis est d'associer une date d'inscription à chacune des lignes de la base de données afin de permettre le calcul de sa date de péremption.

• Afin de garantir un effacement complet, effacez physiquement toutes les données qui ne sont plus nécessaires grâce à des outils spécialisés ou en détruisant les supports physiques.

• Si les données sont encore utiles, vous pouvez réduire leur sensibilité en les pseudonymisant, voire en les anonymisant. En cas de pseudonymisation, ces données restent soumises à la réglementation sur les données personnelles (voir la fiche 1).

• Journalisez les procédures d’effacement automatique. Les journaux correspondants pourront être utilisés comme preuve d’effacement d’une donnée.